Henkilötietojen käsittely – SoftOne

 1. Määritelmät

Henkilötieto

Tarkoittaa kaikkia tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, jotka SoftOne on saanut nykyisiltä, aikaisimmalta ja potentiaalisilta asiakkaalta.

Mallisopimuslausekkeet

Tarkoittavat Euroopan komission päätöksen 2010/87/EU mukaisia mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.

Rekisteröity

Tarkoittaa luonnollista henkilöä, jonka Henkilötietoja SoftOne käsittelee.

Tietosuoja-asetus

Tarkoittaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679/EU.

Tietoturvaloukkaus

Tarkoittaa tietoturvaloukkausta käsiteltyjen Henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka kolmannen osapuolen pääsy tietoihin.

Tietosuojasääntely

Tarkoittaa kaikkia sovellettavia henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä, esimerkiksi lait, joilla on saatettu voimaan direktiivi 95/46/EU ja direktiivi 2002/58/EU ja niihin tehdyt muutokset. Selvyyden vuoksi todetaan, että määritelmä kattaa myös 25.5.2018 voimaantulevan yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679/EU.

2. ASIAKKAAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET

• Asiakas sitoutuu käsittelemään Henkilötietoja Tietosuojasääntelyn ja hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja antamaan SoftOne:lle kirjalliset ohjeet Henkilötietojen käsittelystä.

3. Softone:N VELVOLLISUUDET

• Henkilötietojen käsittelyyn sovellettavat yleiset periaatteet
  • SoftOne sitoutuu:
    • käsittelemään Henkilötietoja Tietosuojasääntelyn ja hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti;
  • Tietoturva
    • SoftOne:n tulee toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet Henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja tietojen häviämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
    • SoftOne:n edellä mainittujen tietoturvatoimenpiteiden tulee vastata Tietosuojasääntelyn vaatimuksia.

• Dokumentointivelvollisuus
  • SoftOne:n on dokumentoitava ja varmistettava, että Tietosuojasääntelyn edellyttämät toimenpiteet on tehty ennen Henkilötietojen käsittelyn aloittamista ja pyynnöstä luovutettava dokumentointi nähtäväksi.
  • SoftOne:n on dokumentoitava sähköisesti seuraavat tiedot suorittamansa Henkilötietojen käsittelyn osalta:
    • SoftOne:n yhteystiedot, sekä mahdollisen tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot;
    • henkilötietoryhmät;
    • tiedot henkilötietojen siirrosta EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle sekä kuvaus Henkilötietojen suojasta;
    • kuvaus teknisistä ja organisatorisista tietoturvatoimenpiteistä; ja
    • lista alihankkijoista, joita käytetään Henkilötietojen käsittelyssä.

4. ILMOITUS TIETOTURVALOUKKAUKSESTA

• SoftOne:n on ilmoitettava kaikista Tietoturvaloukkauksista ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kahden (2) arkipäivän (neljänkymmenen kahdeksan (48) tunnin) kuluessa siitä, kun SoftOne on tullut tietoiseksi Tietoturvaloukkauksesta.
• Ilmoitukseen on sisällytettävä ainakin seuraavat tiedot:
  • kuvaus Tietoturvaloukkauksesta, sisältäen tiedot siitä, mitä Rekisteröityjen ryhmiä ja henkilörekistereitä Tietoturvaloukkaus on koskenut ja kohteeksi joutuneiden tietojen ja Rekisteröityjen arvioitu lukumäärä;
  • SoftOne:n tietosuoja-asioista vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot;
  • kuvaus todennäköisistä seurauksista ja/tai Tietoturvaloukkauksen toteutuneet seuraukset; ja
  • kuvaus toimenpiteistä, joihin on ryhdytty Tietoturvaloukkauksen johdosta ja sen haittavaikutusten lieventämiseksi.
• Mikäli edellä mainittujen tietojen antaminen ei ole mahdollista samanaikaisesti, tiedot voidaan antaa vaiheittain, kuitenkin ilman aiheetonta viivytystä.
• SoftOne:n on dokumentoitava kaikki Tietoturvaloukkaukset ja annettava dokumentaatio pyynnöstä.
• Tietoturvaloukkauksen tultua SoftOne:n tietoon, SoftOnen:n on varmistuttava Henkilötietojen suojasta ja toteutettava asianmukaiset toimenpiteet Henkilötietojen suojan turvaamiseksi.

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT

• SoftOne ei saa siirtää Henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle ilman suostumusta. Henkilötietojen siirtoon ETA-alueen ulkopuolelle Euroopan komission Mallisopimuslausekkeita.

6. ALIHANKKIJAT

• SoftOne:llä on oikeus käyttää Henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita.
• SoftOne sitoutuvat noudattamaan seuraavaa menettelyä uusien alihankkijoiden lisäämiseksi:
  • SoftOne:n tulee ilmoittaa vähintään neljätoista (14) päivää ennen käsittelyn aloittamista uuden alihankkijan lisäämisestä. SoftOne:llä on kuitenkin oikeus vähentää alihankkijoiden määrää ilman erillistä ilmoitusta.
• SoftOne:n tulee varmistua siitä, että alihankkijat noudattavat salassapitovelvollisuutta ja tietoturvavelvollisuuksia. SoftOne on velvollinen säännöllisesti valvomaan alihankkijoidensa suoritusta ja SoftOne vastaa alihankkijoidensa tekemästä työstä.