SoftOnen yksityisyyden suoja
– näin käsittelemme henkilötietoja
Osapuolet ja vastuu henkilötietojesi käsittelemisestä
SoftOne AB (Oyj) :556239-4717, Box 596, 101 31 Stockholm, toimittaa pilvipalveluohjelmistoja (jäljempänä ”palvelu”). SoftOne toimii henkilötietojen käsittelijänä, kun palvelussa käsitellään asiakkaiden henkilötietoja. Kun tietojasi käsitellään palvelussa, rekisterinpitäjänä toimii asiakas, joka on SoftOnen rekisteröimä yritys. Palvelun käyttäjä, jolla on omat kirjautumistiedot palveluun, on asiakas.
SoftOne toimii rekisterinpitäjänä, kun meille luovuttamiasi henkilötietoja käsitellään
- kun ryhdyt asiakkaaksemme
- kun palvelu otetaan käyttöön
- kun saat kirjautumistiedot ja ryhdyt palvelun käyttäjäksi
- kun käytät SoftOne-sovelluksia
- kun ilmoittaudut järjestämäämme koulutukseen
- kun lähetät meille kysymyksen tai otat yhteyden meihin
- kun käytät sivustoamme ja hyväksyt evästeitä.
Mitä henkilötietojasi käsittelemme?
Henkilötietojen käsitteleminen vaihtelee. Kun tilaat palvelun, keräämme yhteystietosi ja yrityksen tiedot. Kaikkien käyttäjien yhteystiedot, kirjautumistiedot ja verkkotunnus rekisteröidään, jotta he voivat käyttää palvelua. Asiakas voi ladata palveluun kuvia. Tällöin käsittelemme niitä. Järjestämäämme koulutuksen ilmoittauduttaessa tarvitsemme osallistujan yhteystiedot ja yrityksen tiedot. Lisäksi meidän on käsiteltävä sen kurssin koulutustietoja, jolle osallistuit. Jos sinulla on kysyttävää tai otat meihin yhteyden muun asian vuoksi, henkilötietojen määrä ja tyyppi voivat vaihdella käytettävän yhteydenpitomenetelmän mukaan. Henkilötietoluokkia ovat yleensä yhteystiedot, verkkotunnus, yrityksen tiedot ja asia, jota ei jäsennetä ja joka sisältää meille luovuttamasi henkilötiedot. Liitteessä 1 on yksityiskohtainen luettelo eri luokkiin kuuluvista henkilötiedoista sekä siitä, missä yhteyksissä niitä käsitellään ja mikä on käsittelyn laillinen peruste.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi
Koska olet käyttäjä ja asiakas, SoftOne kerää henkilötietojasi voidakseen antaa palvelun käyttöön, täyttääkseen sopimuspohjaiset velvoitteensa sinua kohtaan sekä tuottaakseen parhaita mahdollisia palvelun ja sivustomme käyttökokemuksia. Näitä tietoja tarvitaan, jotta sinun tunnistetaan, tiliäsi voidaan hallita, tilastoimiseen ja suoramarkkinointiin (voit vastustaa sitä). Tilaamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja tarvitaan tilauksen käsittelemiseen, laskuttamiseen ja kirjautumistietojen lähettämiseen sinulle. Kaikkia henkilötietojasi tarvitaan, jotta saat palvelun käyttöoikeudet, jotta voit käyttää palvelua, jotta sinulle asiakkaana luodaan käsittelyhistoria, jotta sinut tunnistetaan ja jotta tiedetään, ketkä käyttäjät ja asiakkaat käyttävät palvelua. Käyttämällä SoftOne-sovellusta hyväksyt sen, että SoftOne käyttää mobiililaitteesi kameraa ja kuvagalleriaa, jotta voit ladata kuviasi palveluun ja käyttää niitä siinä. Yhteystietoja, yrityksen tietoja ja tietoja siitä, mille kurssille osallistut, tarvitaan, jotta voimme täyttää velvoitteemme koulutuksen järjestäjänä, hallita ilmoittautumistasi ja laskuttaa. Lisäksi käsittelemme tietoja lähettääksemme arvioita ja tehdäksemme seurantaa suostumuksellasi. Kun otat meihin yhteyden käyttämällä jotain SoftOnen yhteydenpitomenetelmää, tietojasi käytetään asian käsittelemisessä, yhteyden ottamiseksi sinuun ja palvelumme parantamiseksi tallentamalla asia usein kysyttyjen kysymysten joukkoon. Jos käytät SoftOnen sivustoa, annat suostumuksen evästeiden käyttöön, jotta tietojasi voidaan käsitellä.
Keille luovutamme henkilötietoja?
Tiettyjä ohjelmia tai ohjelman toimintoja käytettäessä saatamme luovuttaa henkilötietoja EU/ETA-alueella sijaitseville SoftOnen toimittajille. Toimittajilla on henkilötietoja käsitellessään samanlaiset velvollisuudet kuin joihin olemme sitoutuneet kanssasi tekemässämme sopimuksessa. Ne perustuvat henkilötietojen käsittelysopimukseen. Meidän on ehkä luovutettava henkilötietojasi muille konserniimme kuuluville yrityksille, jotta voimme antaa palvelun käyttöön ja täyttää velvoitteemme sinua kohtaan. Luovutamme käyttäjien ja asiakkaiden henkilötietoja konserniimme kuuluville yrityksille, jos sinulla on meille asiaa ja tietoja tarvitaan, jotta sinua voidaan auttaa. Jos otat integroinnin käyttöön tililläsi palvelussa, luovutamme integroinnin edellyttämät tiedot. Tämä tehdään pyynnöstäsi.
Miten pitkään säilytämme henkilötietojasi?
SoftOne säilyttää sinusta asiakkaana kerätyt henkilötiedot niin kauan kuin asiakassuhde on olemassa tai niin kauan kuin se on välttämätöntä tässä käytännössä kuvattujen tarkoitusten vuoksi. Sopimuksen päättyessä SoftOne poistaa tai anonymisoi tietosi kohtuullisen ajan kuluessa sen irtisanomisesta, jos Ruotsin tai eurooppalainen laki, tuomioistuin tai viranomainen ei muuta määrää. Tietosi voidaan tallentaa intressiharkinnan perusteella, jos on olemassa turvallisuus- tai taloudellisia syitä. Sinusta käyttäjänä kerättyjen henkilötietoja tallentamisen kesto määräytyy sen tarkoituksen mukaan, jonka vuoksi ne kerättiin. Tiedot, jotka luovutit meille ottaessasi meihin yhteyden, tallennetaan niin pitkäksi ajaksi kuin pysyt asiakkaanamme, jotta voimme täyttää velvoitteemme. Asiakassuhteen päättyessä voimme tallentaa tietosi intressiharkinnan perusteella todisteeksi siltä varalta että aiheutuu ongelmia. Tällöin ne tallennetaan vain yhdessä järjestelmässä, jonka käyttäminen edellyttää valvottuja käyttöoikeuksia.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Sinulla, jonka tiedot SoftOne on rekisteröinyt, on useita oikeuksia, jotka sinun tulee tuntea. Sinulla on oikeus pyytää kerran vuodessa maksutta itsestäsi rekisteriote, jos sinulla on oikeutettu syy. Tietyissä tapauksissa sinulla on myös oikeus saada henkilötietosi niiden siirtämistä varten . Jos henkilötiedoissasi on virheitä tai ne ovat puutteellisia tai harhaanjohtavia, sinulla on oikeus korjauttaa henkilötietosi ja rajoittaa niiden käyttämistä, kunnes ne on korjattu. Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi, mutta henkilötietojasi ei voida poistaa, jos niitä tarvitaan sopimuksen tai Ruotsin tai eurooppalaisen lain noudattamiseen, jos se on kiellettyä tuomioistuimen tai viranomaisen päätöksen vuoksi tai jos intressiharkinnan tulos estää poistamisen. Jos mielestäsi oikeutettua syytä ei ole tai intressiharkinnan tulos on virheellinen, voit vastustaa käsittelemistä. Lisäksi sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, tehdä käsittelemisestä valitus tietosuojaviranomaiselle sekä vastustaa automaattista päätöksentekoa, profilointia ja tietojesi käyttämistä suoramarkkinoinnissa.
Jos haluat lisätietoja
Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä ja henkilötietojesi käsittelemisestä tai jos haluat, että henkilötietosi poistetaan tai virheellisiin tietoihin tehdään muutoksia, ota meihin yhteys käyttämällä SoftOnen sivustossa näkyviä yhteystietoja tai verkkojuttelua tai palveluiden käyttäjätuen kautta.
