Helhetslösning för handeln

Med SoftOne kan du förenkla /planering, tidrapportering, löneberäkning och ekonomiadministration. Ett HR- och Affärssystem som är anpassat till handeln ger flera fördelar som underlättar administrationen, vilket gör att du kan lägga tid och kraft på din verksamhet.

Du kan börja i liten skala och sedan utöka lösningen med fler användare eller moduler efter behov. SoftOne är molnbaserat vilket betyder att du får en driftsäker och kostnadseffektiv lösning via dator, smartphone och läsplatta – tillgänglig när helst du behöver det.

HR-paket med Schemaplanering och Tidrapportering.

HR-paketet ger dig som butik ett effektivt verktyg för arbetsledning och där du alltid har kontroll på dina kostnader. Väljer du att addera till Löneberäkningen får du inte bara en helhetslösning där du aldrig registrerar samma uppgift två gånger utan också marknadens modernaste lönelösning där lönen kan vara klar redan när du gjort schemat.

Ekonomi med elektronisk fakturahantering, redovisning, reskontror, fakturering samt outsourcing av lön.

Det betyder att du har en leverantör, vilket förenklar din vardag och ger dig kostnadsfördelar. Våra system har utvecklats i samråd med ledande butiker inom dagligvaruhandel.

Börja i liten skala...
... och väx med systemet


Fylld med funktionalitet

1
2
3
4
SoftOne GO Affärssystem för hantverkare och installatörer skapar ökad mobilitet.
1

Smart schemaläggning

Du lägger enkelt upp schemat och kan kombinera detta med vilken typ av tjänst du är i behov av samt vilken kompetens som krävs.

2

Beräkna dagsvinst redan vid planering

3

Smidig kommunikation
De anställda använder sig av vår app för att se sitt schema, ansöka om ledighet, lägga in frånvaro, önska eller byta arbetspass samt ta del av sin lönespecifikation.

4

Flexibel tidrapportering
Med SoftOne Tid kan de anställda enkelt rapportera in sin tid via en stämpelklocka, direkt i appen.

HR-paketet

Schemaplanering

En väl fungerande schemaplanering är hjärtat i en lösning för Tid och Bemanning

Med SoftOne GO får du ett planeringsverktyg för hela flödet från budget & bemanningsoptimering, till grundschema, arbetsschema och planerat utfall i en och samma vy. Nyckeltal finns tillgängliga liksom prognoser som kan ändras under tiden du planerar för ändringar eller söker ersättare.

Dag för dag ser du hur många timmar som är planerade samt vilken lönekostnad som är beräknad både per dag och för hela den visade perioden. Vill du titta på en viss personalkategori eller en viss typ av arbetspass så går det utmärkt om din användare har den behörigheten.

Översikterna har tydliga gränssnitt och arbetspass i olika färger kan flyttas mellan olika personer med drag-and-drop-funktioner. Det finns en egen funktion runt Lediga pass med arbetstider som de anställda kan söka eller som kan skickas som en förfrågan om arbete från en arbetsledare.

Arbetspassen kan knytas till krav på särskilda kompetenser som matchas mot tillgänglig personal. Personalen kan själva ange om de vill arbeta mer och när de är tillgängliga eller inte.

Schemaplanering kan ske operativt, taktiskt och strategiskt

Den taktiska schemaplaneringen, i SoftOne-termer: ”Grundschemat”, innebär att du säkerställer att schemat är korrekt utrullat i grunden och förhåller sig till de anställdas kontrakterade tid samt inte bryter några arbetstidsregler. Detta är även något som inger en säkerhet till de anställda om hur deras arbetstider ser ut.

När grundschemat, den strategiska planeringen, är utrullat kommer vi till verkligheten. Frånvaro, pass-byten, extra-pass, hitta vikarier är exempel på vad en schemaläggare kan stöta på i sitt dagliga  arbete. SoftOnes svar på den operativa schemaplaneringen är det så kallade ”Arbetsschemat” som möjliggör en effektivisering i hantering av avvikelser från  grundschemat.

Skicka passförfrågningar, ersätta frånvaro eller byta pass är bara några fåtal exempel på vad SoftOne erbjuder i mån av att hjälpa schemaläggarens vardag. Självklart finns alla dessa funktioner även lättillgängliga med några knapptryck direkt i mobilappen.

I de fallen schemaläggningen kräver lite extra omtanke, d.v.s. ett strategiskt tänkande, erbjuder SoftOne ”Scenarioplaneringen”. Med scenarioplaneringen kan du laborera med avvikande perioder såsom julen eller sommaren och på så sätt effektivisera dem. Blir julveckan lite extra het i år? Simulera förändringar av din prognos eller budget och ser hur dina nyckeltal påverkas. Var du nöjd med förra årets påskschema? Kopiera över scheman till valfria perioder och gör småjusteringar om krävs.

När du laborerat klart i scenarioplaneringen kan du spara den till senare, kasta bort den eller rulla ut den i arbetsschemat.

Med målet att skapa det effektivaste schemaläggningshjälpmedlet på marknaden finns det strategiska, taktiska och operativa schemat allt samlat på ett ställe i SoftOne GOs svar på schemaläggning: Schemaplaneringen.

Arbeta effektivt i den operativa verkligheten

Hur väl du än har planerat de anställdas schema så kommer verkligheten med förändringar. De anställda söker ledigt eller blir sjuka, verksamhetens behov av resurser kanske plötsligt ökar. Operativa situationer kan hanteras via både mobilen och via din dator. De anställda kan både söka ledighet eller finna extra arbetspass via mobilapplikationen eller via sin dator.

En arbetsledare kan synliggöra lediga arbetspass som de anställda kan ställa sig i kö för att få arbeta, eller så skickar arbetsledare de lediga arbetspassen direkt som en arbetsförfrågan till vissa anställda där första som svarar Ja automatiskt är bemannad på aktuellt arbetspass.

Vid förändringar av schemats planering följer alla löpande kontroller, som till exempel arbetstidsregler, hela tiden med och nyckeltal räknas om till den nya situationen. Arbetspass med krav på kompetens kontrolleras precis som vid den grundläggande schemaplaneringen.

Låt de anställda vara delaktiga

SoftOne GO är inte bara ett arbetsledningssystem utan också ett system som ger delaktiga medarbetare. När du som arbetsledare vaknar upp på morgonen och ser att en anställd är sjuk eller har vård av barn så kan andra anställda redan ha löst din bemanning.

SoftOne GO ser till att företaget, chef och arbetsledare lägger tiden på att driva kärnverksamheten och det är genom att ha rätt personal på rätt plats genom en effektiv bemanning.

Några av styrkorna med SoftOne GO Schemaplanering
  • Budget för arbetstimmar, lönekostnad och försäljning
  • Bemanningsoptimering för arbetsuppgifter och inleveranser
  • Grundschema för den långsiktiga planeringen
  • Arbetsschema för den kortsiktiga planeringen
  • Utfall av planerad lönekostnad direkt i schemavyn
  • Uppföljning av budget, resursbehov, grundschema, arbetsschema och utfall i samma vy
  • Nyckeltal och prognoser
  • Effektiv ersättarhantering
  • Uppföljning av kompetenskrav, arbetstidsregler, tillgänglighet löpande

Tidrapportering

Låt systemet göra arbetet

Närvaroregistrering eller avvikelseregistrering? I SoftOne GO kan du hantera båda sätten att registrera den arbetade tiden som är underlaget för löneutbetalningen. Närvaro kan registreras via tidterminal eller pekskärm och avvikelseregistrering kan göras både via mobilapplikation och dator.

Kollektivavtalets regelverk tillsammans med verksamhetens regler för olika personalkategorier sammanförs i ett tidavtal. Tidavtalet skapar löneunderlaget baserat på planerad tid, den arbetade tiden, frånvaro, övertid och övriga tillägg och avdrag. Med flexibla tidregler klarar SoftOne GO av att hantera majoriteten av alla kollektivavtal.

Tidavtalet styr vilka personalkategorier som kan ange vilka avvikelser samt om de anställda kan sjukanmäla sig själva. Olika saldon kan skapas och raster kan hanteras på olika sätt genom tidavtalen. Tidavtalen innehåller även regelverket för uppföljningen mot arbetstidslagen.

Löneunderlaget blir till löneutbetalning

Använder du vår lönemodul så är löneunderlaget klart för löneutbetalning när den arbetade tiden är attesterad. Vill du att de anställda klarmarkerar sina tider eller att arbetsledare förattesterar så klarar SoftOne GO det alldeles utmärkt. Påminnelser för attest finns för alla olika nivåer.

Har du idag ett annat lönesystem så kan SoftOne GO integreras mot de flesta lönesystem som finns på marknaden idag. När alla tider är attesterade så skapas en fil som läses in i mottagande lönesystem.

Några av styrkorna med SoftOne GO Tidregistrering och attest
  • Flexibla tidregler för automatisering av löneunderlag för t.ex. OB, sjuk-OB och övertid
  • Tidterminaler för närvaroregistrering eller kundvald hårdvara som t.ex. iPad
  • Avvikelseregistrering direkt i mobilapplikationen
  • Med SoftOne GOs egen lönemodul slipper du integrationer och olika system för tid och lön
  • Automatattest selekterar endast det som chefen behöver granska och chefen sparar mycket tid samtidigt som kan fokusera på det som är väsentligt
  • Färdiga löneintegrationer till de flesta av marknadens lönesystem

Tilläggstjänster HR

Bemanningsoptimering

Effektivisera din organisation inom Handel med Bemanningsoptimering & Schemasimulering

Målet med bemanningsoptimeringen är förstås att effektivisera verksamheten. Men samtidigt så är målet även att öka trivseln för de anställda genom att minska antalet tillfällen med för hög eller för låg bemanning – som båda skapar stress.

Låt verksamhetens behov styra bemanningen

Hur många resurser behöver din verksamhet egentligen för att täcka företagets planerade arbetsuppgifter? Genom att använda bemanningsoptimering så får du fram din optimala bemanning för varje tidpunkt, varken mer eller mindre.

Bemanningsoptimering är företagets verktyg för den strategiska planeringen där man utgår från verksamhetens behov samtidigt som man får kontroll på kostnaderna.

Verksamhetens behov av resurser baseras på verklig försäljning, fasta arbetsuppgifter samt inleveranser. Genom att sätta upp ett regelverk för verksamhetens schemacykler och raster samt lägga upp tillgängliga medarbetare med deras kompetenser så kan SoftOne GO skapa ett schemaförslag.

Schemaförslaget kan sedan användas vidare i schemaplaneringen för att skapa grundscheman till personalen. Verksamhetens resursbehov följer hela tiden med under schemaplaneringen så att uppföljning kan ske löpande vid operativa förändringar. Vill du veta mer? Titta gärna på vår introduktionsfilm.

Lönehantering

Med lönehanteringen i SoftOne GO är lönen i princip klar när du har lagt schemat och administrerat tiden

Integrationen mellan schema, tid och lön i SoftOne GO gör att du bara behöver göra administrationen en gång. Lönen uppdateras i realtid med tillkommande avvikelser i form av ersättningar eller avdrag.

Är tiden rätt blir lönen rätt

Lön kan enkelt beskrivas som Antal x Pris = Belopp. Det svåra i formeln är inte Pris (löneberäkning) utan att antal (tidrapportering) blir korrekt. För att lyckas med en effektiv löneadministration så handlar det om att hålla schemaplaneringen uppdaterad så att automatattesten fungerar som den ska i tidrapporteringen.

På det sätt lönen är upplagt jobbar du inte med öppna och stängda perioder utan så långt som du lagt löneperioder kan du se preliminär lön. Det gör att du får full kontroll på verksamhetens lönekostnader.

Tidsbesparande funktionalitet

Med den retroaktiva löneberäkningen får den anställde den lön som hen skulle ha fått om alla fakta varit kända vid ordinarie löneberäkning. Systemet beräknar automatiskt om både ersättning och avdrag för respektive period.

En annan unik funktion är ”vänd transaktion”. Om du t.ex. registrerat semester på en dag och betalat ut denna före det var känt att det skulle vara sjuk är det bara att ”vända på” semestern och registrera sjuk. Båda transaktionerna kommer automatisk med i den löneperiod som du valt.

API-kopplingar till Skatteverket förenklar din administration. En stor fördel är att t.ex. bilförmåner läses in automatiskt.

SoftOne GO Lönehantering gör Semesterårsskiftet enkelt.

Rollbaserat system skapar säkerhet

Säkerheten i SoftOne GO Lönehantering ges via rättigheter per användare där varje anställd tilldelas de rättigheter de behöver i sin tjänst för att själva kunna administrera sina tider, frånvaro och andra avvikelser. Den individuella lönespecifikationen kan enkelt hämtas via appen eller via valfri plattform.

Outsourcing av lön

Låt SoftOne vara din löneavdelning. Vi erbjuder outsourcing av lönehantering till såväl små som stora företag.

Väljer du att låta oss sköta din löneadministration, får du tillgång till vårt moderna lönesystem, utan investeringskostnader. Du behöver inte tänka på att uppdatera systemet och göra back-up – det sköter vi, tillsammans med anpassningar och speciella rapporter.

Personlig outsourcing med hög kvalitet

SoftOne Outsourcing Lön är ett alternativ som säkrar kvalitet samtidigt som det sänker kostnaderna för många av våra kunder. Vi tar ansvar för att lönerna blir rätt och betalas ut i tid, men vi sköter också all statistik och rapportering till olika myndigheter och organisationer. Du kan lägga fokus på dina affärer och medarbetare.

Outsourca hela eller delar av din lönehantering

Du kan välja mellan att överlåta hela eller delar av lönehanteringen till oss. Behöver du hjälp under en begränsad tid, t.ex. vid föräldraledighet eller en organisationsförändring, fungerar det lika bra som ett upplägg på längre sikt.

Med tjänsten Outsourcing Lön får du en komplett löneadministration till ert företag och kan fokusera på din kärnverksamhet.

Vår lösning ger er trygghet, kompetens och tillgänglighet

Läs mer

HR-stöd

Anställningsuppgifterna i SoftOne GO innehåller den information som behövs om personalen i verksamheten för att kunna arbeta med schemaplanering och skapa ett löneunderlag. Löneuppgifter läggs också upp i de fall som lönemodulen används.

De anställda har själva möjlighet att komplettera med sina egna kontaktuppgifter. Vem som ser vad om vilka anställda styrs via ett behörighetssystem för funktioner samt ett behörighetssystem för personer.

För varje anställning så är det möjligt att skriva ut ett anställningsbevis. I del fall som parallella anställningar pågår så är det möjligt att skriva ut anställningsbevis även för detta.

Personalkategorier styr vilka som är kollegor med vem samt vem som är attesterande chef. Kollegor tillåts ofta att se varandras planerade schematid samt typ av arbetspass. Meddelanden om ledighetsansökningar går endast till attesterande chef eller annan med samma behörighet.

Attesterande chef eller annan med samma behörighet kan få påminnelser om tex. branschvana och uppnådd ålder.

Kompetenshantering

Kompetenskartläggning handlar om att säkerställa att företag har rätt kompetens för att kunna bygga effektiva team och genomföra sina strategier och nå mål.

Med SoftOnes verktyg för kompetensgap kan du enkelt identifiera kompetenser bland dina medarbetare och jämföra dessa mot medarbetarens tjänst och på så sätt få fram ett kompetensgap.

Säkerställ att du har rätt kompetens på rätt plats

Förutom att du kan arbeta med kompetensgap för att t ex planera utbildningar så kan du också använda kompetensjämförelsen när du schemaplanerar. Använder du funktionen för behovsoptimering så tar denna hänsyn till kompetenser när tjänster genereras.

Du får hjälp att se vilka anställda som kan ta ett arbetspass när någon är frånvarande. På valda arbetspass kan du knyta aktuella krav på kompetenser som sedan matchas mot de anställda. SoftOne GO tar hänsyn till gällande arbetstidsregler och vilka anställda som angett att de önskar att arbeta extrapass samt är tillgängliga den aktuella tiden.

Samtal

Samtal handlar om att dokumentera t ex introduktion, utvecklingssamtal, lönesamtal, rehabiliteringssamtal eller avgångsintervju. Närmaste chef har normalt tillgång till samtalet men det går att skapa särskilda behörigheter så att t ex endast en HR-chef och den anställde har tillgång till detta.

Alla samtal sparas så att man alltid kan gå tillbaka och se vad man kom överens om. Samtidigt kan du dokumentera vilka som har deltagit i samtalet. Dokument kan lagras tillhörande den anställda.

Några av styrkorna med SoftOne GO Anställda och HR-stöd
  • Behörighetssystem för både funktioner och personer
  • Kontaktinformation kan anges av den anställde själv
  • Anställningsbevis kan skrivas ut för olika anställningar
  • HR-samtal för t.ex. provanställning kan sparas
  • Den anställdas kompetenser kan lagras
  • Dokument kan laddas upp tillhörande en anställd
  • GDPR-säkrad informationshantering

Ekonomipaketet

Redovisning

Med integrerad Redovisning i SoftOne GO minskar du din administration. Du kan ha obegränsade antal verifikationsserier vilket underlättar spårning och rapportutskrifter.

Med Redovisning i SoftOne GO får du bland annat tillgång till:

  • Stöd för upp till 6 dimensioner
  • Drillbara rapporter
  • Periodiseringar med spårning till underlag
  • Automatkonteringar
  • Kontoanalys
  • Budget med rapporter för uppföljning
  • Momskontroll och export av momsuppgifter till Skatteverket
  • Anpassningsbara rapporter och rapportpaket
  • Import och export av redovisningstransaktioner enligt SIE-standard
  • Mallverifikat
  • Bruttovinstredovisning för handeln
  • Ladda upp dokument till verifikatet

Fakturering

Arbetar du i Order är fakturan klar med en knapptryckning

Tack vare en omfattande orderlista så kan man skapa och samfakturera order med korrekt status direkt. Du kan fakturera med eller utan tidbok, d.v.s. de tiderna som du rapporterat in i koppling till ett projekt. När fakturan är skapad så faktureras den via epost, e-faktura eller på traditionellt vis. Integration mot nätverket InExchange möjliggör e-fakturering. Fakturan skickas på det sätt som kunden föredrar (e-faktura, papper, epost) utan att du behöver tänka på det. Fakturan kan komma som EDI-filer alternativt via e-post eller post för att scannas in för tolkning.

Med ett effektivt ROT/RUT-flöde så exporteras underlag till Skatteverket via fil.

SoftOne GO för handeln

  • Moduluppbyggt affärssystem
  • Planering/schema, tidrapportering, löneprocesser och ekonomiadministration
  • Molnbaserat, SaaS-lösning
  • Anpassad för handelsföretag
  • Vi hjälper dig att komma igång
  • Börja i liten skala och utöka lösningen med fler användare eller moduler efter behov
  • App för iOS och Android
17 937

SoftOne-användare en vanlig vardag.

Kundreferenser

Klicka för att se referenser från just din bransch.

VARFÖR VALDE NI ETT SAMARBETE MED SOFTONE? 

Vi behövde ett system som svarade mot våra kriterier: modernt, molnbaserat, pedagogiskt och lätthanterligt för butikerna. Det finns många system, men efter en noggrann process landade vi på SoftOne.

Från Jenny Nordin, ICA tilläggstjänster

Allt funkade jättebra från första början och vi kände direkt att vi sparar jättemycket tid i vår fakturering.

Anne-Lie Eklöf, Administrationsansvarig, ICA Kvantum Signalen

Låt oss visa vilka möjligheter SoftOne ger dig.

Har du frågor om SoftOne? Vill du ha en demo eller personlig konsultation? Kontakta oss direkt på hemsidan eller via mail/telefon. Du kan också ställa en fråga på vår chat när den är öppen.