Hur ser du på den situation som råder till följd av Coronautbrottet?

Vi befinner oss i en kris som vi ännu inte kan se de fulla konsekvenserna av. Den humanitära aspekten måste komma i första hand, men parallellt behöver vi ett långsiktigt fokus för att mildra konsekvenserna ur ett samhällsperspektiv när den här tiden väl är förbi.

Coronakrisen drabbar oss alla, och det drabbar olika typer av verksamheter på olika sätt. Alla behöver göra det bästa de kan utifrån sina förutsättningar. För oss, som leverantör av en molntjänst har vi relativt enkelt kunna ställa om till distansarbete. Vi gör allt vad vi kan för att skydda våra medarbetare, bidra till att minska samhällsspridningen och samtidigt värna om vår verksamhet och vårt åtagande gentemot våra kunder.

I dagsläget uppmanas de som kan att arbeta hemifrån. Hur fungerar arbetet i SoftOne GO när du inte arbetar från kontoret?

SoftOne GO är helt molnbaserat. Det innebär att våra kunder kan upprätthålla sitt dagliga arbete i affärssystemet var de än befinner sig, oavsett om det är på en dator, mobil eller platta. Allt som behövs är en internetuppkoppling och inlogg.

Många behöver vara på plats fysiskt på sina arbetsplatser. Hur kan de nyttja SoftOne GO på bästa sätt?

Många av SoftOnes kunder har samhällskritiska funktioner och deras fysiska närvaro på arbetsplatsen är avgörande för att normala samhällsfunktioner ska upprätthållas. Exemplen är många, men vi känner stor vördnad för medarbetarna på ICA, Axfood, el- och VVS-installationsbolagen, e-handelsföretag som Mathem och inte minst vården, som fortsätter sitt arbete på plats i den utsträckning som omständigheterna tillåter. Vår ståndpunkt på SoftOne är att vi följer myndigheternas rekommendationer och jobbar hemma för att underlätta för dem som inte kan det. Vårt sätt att stötta våra kunder är genom att säkerställa driften i vårt affärssystem. Det är och kommer oavsett utvecklingen vara vårt primära fokus. Våra kunder är beroende av ett välfungerande affärsstöd och en molnteknologi som underlättar arbetet. Oavsett var man fysiskt arbetar kan alla användare av SoftOne GO känna en trygghet i att affärssystemet kommer vara i fortsatt drift. Det innefattar såväl vårt affärssystem som vårt tjänsteåtagande mot våra kunder med support, konsultation, löneoutsourcing och fortsatt utveckling.

Ingen av oss vet i dagsläget hur krisen kommer att utvecklas, men oavsett vad som händer kommer våra kunder få uppdaterad information om förändringar i vår personalstyrka som påverkar dem.

Till följd av Coronakrisen har regeringen gått ut med nya regler. Hur påverkar det SoftOne GO och SoftOnes kunder?

Inga av de regler som införts till dags dato kräver åtgärder för våra kunder. De kan arbeta på som vanligt i systemet. Däremot behöver anställda och företagen själva agera på förändringarna, men det sker utanför SoftOne GO. Sammanfattningsvis gäller det;

1.       Karensavdrag. Det söker den anställde själv retroaktivt hos Försäkringskassan. Arbetsgivare ska göra karensavdrag som vanligt. Det gäller mellan 11 mars tom 31 maj. De anställda kan se hur mycket avdrag de fått på sina lönespecifikationer.

2.       Läkarintyg för sjuk efter dag 7 samt även för VAB är slopat fram till kalenderdag 14, gäller from 13 mars fram till 31 maj.  Från och med 19 mars räcker det att ringa till valfri sjukvårdsinstans för att läkarintyg efter 14 dagar.  Fysiskt besök krävs ej.

3.       Utbetald sjuklön för april och maj går via Skattedeklarationen/AGI-filen till Skatteverket som vanligt och ersätts av Försäkringskassan.

4.       Korttidspermittering. Information och ansökan görs direkt hos Tillväxtverket, det är även de som godkänner ansökan.

5.       Uppskjuten betalning av skatt (ej anställdas avdragna skatt), arbetsgivaravgift och moms ska gälla ett år. Rapportering sker som vanligt, men begär anstånd om betalning.

Vilka funktioner i SoftOne GO kan underlätta för att tackla de påfrestningar som verksamheter upplever som ett resultat av Coronautbrottet?

Planerings- och bemanningsverktyget i SoftOne GO fyller en viktig funktion. För många av våra kunder är det avgörande att kunna optimera bemanningen utifrån den rådande situationen, som kan förändras snabbt. Vårt planeringsverktyg skapar förutsättningarna för en bemanning med rätt person på rätt plats. Det är viktigt om man upplever en ökad arbetsvolym, som till exempel matvarubutikerna gör just nu. Men det är minst lika viktigt när arbetsvolymen minskar och personal insjuknar, då det kan vara avgörande att bemanningen används på rätt sätt. Till exempel kan du om du insjuknar själv anmäla det, vilket leder till att passet flaggas som tillgängligt och smidigt kan fyllas av en annan medarbetare.

Med planeringsverktyget får du kontroll över verksamheten. Tyvärr kommer vi sannolikt behöva räkna med att många blir sjuka, och då hanteras även det inom ramarna för systemet.

Det kan vara en trygghet för våra kunder att känna till att vi erbjuder både temporär och långsiktig löneoutsourcing. Då vårt affärssystem är rollbaserat kan vi smidigt gå in och stötta våra kunder om ett behov skulle uppstå, i det här fallet sjukfrånvaro på löneavdelningen.

Hur kan SoftOne GO användas som ett kommunikationshjälpmedel?

Som vi alla fått erfara kan riktlinjerna ändras dagligen och det är viktigt att alla i organisationen nås av informationen gällande hur just ditt företag väljer att agera. En välfungerande internkommunikation är otroligt viktig för att upprätthålla verksamheternas produktivitet och för medarbetarnas trygghet, i en tid präglad av oro.

I SoftOne GO finns en rad kommunikationsverktyg som underlättar kommunikationsflödet inom organisationen, men som också säkerställer att personalen är uppdaterad kring de senaste nyheterna och kommande aktiviteter. Med hjälp av filarkivet/dokumenthanteringen kan man nå ut med dokument och information som är generella för hela verksamheten och personalstyrkan. GO Mail kan även nyttjas för meddelanden till riktade mottagargrupper. För de kunder som nyttjar tidterminaler kan även dessa användas för att gå ut med nyhetsmeddelanden. Händelser i Schemaplaneringen kan också visa specifika meddelanden knutet till anställdas scheman.

Notifieringar hjälper kunderna att uppdatera eller hålla sig uppdaterade kring de senaste händelserna för verksamheten och säkerställer att personalen inte missar något viktigt.

Våra kunder kan använda kommunikationsverktygen såväl på webben som i mobilappen. Det skapar ett effektivt och tydligt kommunikationsflöde inom företaget utan att man behöver gå utanför systemets gränser.

Många företag upplever ekonomiska ansträngningar. Hur kan SoftOne GO underlätta för dem?

Du får en tydlig överblick över företagets faktiska och planerade omkostnader, till exempel personalkostnader, och kan planera och anpassa din verksamhet utifrån det. Du får också effektiva rutiner för att hantera till exempel leverantörsfakturor, fakturering samt löpande följa redovisning och likviditet oavsett var man befinner sig.

Har du någon rekommendation till SoftOnes kunder?

Jag rekommenderar verkligen SoftOnes kunder att dra nytta av SoftOne och SoftOne GO fullt ut. SoftOne GO har funktioner som gör än större nytta i situationen vi nu befinner oss i.

Hur kan ni stötta era kunder i praktiken?

Behöver våra kunder vårt stöd finns vi här. Våra konsulter är tillgängliga via Skype, Teams eller andra fjärrverktyg om utbildning kring någon funktionalitet behövs för att nyttja systemet fullt ut. Våra produktspecialister är också tillgängliga för att hjälpa er med praktiska frågor kring systemet. Detta sker via ordinarie kontaktvägar och via vårt Digitala Kundcenter.

Sist men inte minst, visa varandra hänsyn och ödmjukhet för den utmaning vi alla står inför. Ta hand om er själva och varandra.