MÅNDAGSGUIDEN · HANDEL & RETAIL
Så bygger du en bemanningsplan som följer försäljningen
Fem praktiska steg för bemanningsplanering i butik som hjälper er att möta kunderna med rätt kompetens i rätt stund.
Bemanningsplanering i butik handlar inte om att fylla varje pass. I stället handlar det om att ha rätt kompetens på rätt plats när kunderna behöver den. När bemanningsplaneringen följer försäljningen skapar ni bättre förutsättningar för service i topparna, rimliga personalkostnader i lugnare timmar och en tryggare vardag för teamet.
Vad kan bättre schemaläggning göra för resultatet?
En randomiserad fältstudie i 28 Gap-butiker i USA följde effekten av mer förutsägbara och konsekventa arbetsscheman under nio månader.
+3,3 %
försäljning
−1,8 %
arbetad tid
+5,1 %
produktivitet
Resultatet gäller ett samlat paket av schemaläggningsåtgärder i studien – inte en isolerad bemanningsprognos och inte en garanti för varje butik. Källa: Kesavan m.fl., Management Science (2022).
Tre effekter från studien
Skillnad mot kontrollgrupperna i Gap-studien:
Försäljning
+3,3 %
Arbetad tid
−1,8 %
Produktivitet
+5,1 %
Staplarna visar förändringens storlek i förhållande till den största förändringen (5,1 %). Tecknet visar riktningen. Studien utvärderade ett paket av schemaläggningsåtgärder.
1. Börja med när kunderna faktiskt handlar
Först tittar ni på försäljning, kundflöden och tidigare veckor. Därefter ser ni när trycket är som högst. Vilka dagar skiljer sig åt? Dessutom behöver ni väga in helger, kampanjer och lönehelg. Målet är inte att förutse varje detalj, utan att se mönster som hjälper er att planera smartare.
Samtidigt kan fredag eftermiddag kräva fler i kassa och på golvet. Däremot kan måndag förmiddag passa bättre för varupåfyllnad, inventering eller interna uppgifter. När ni använder historiken som grund blir bemanningen därför mer träffsäker och mindre beroende av sista-minuten-lösningar.
2. Översätt efterfrågan i bemanningsplanering i butik till konkreta pass
Först gör ni försäljningsmönstren användbara i schemat. Därefter frågar ni när ni behöver flest personer, vilka roller som ska vara på plats och vilken kompetens som krävs under respektive pass. Dessutom blir planeringen tydligare när varje roll kopplas till ett konkret arbetspass.
Det räcker inte att bara veta att butiken är som mest intensiv mellan 15 och 18. Därför behöver ni också avgöra vad som ska hända då: till exempel fler öppna kassor, mer närvaro på golvet, snabbare påfyllnad eller stöd i avdelningar med hög belastning. Samtidigt blir planen enklare att följa när varje insats kopplas till kundflödet.
3. Planera för kompetens – inte bara antal personer
Två personer med olika erfarenhet ger olika förutsättningar i ett arbetspass. Därför tar en bra bemanningsplanering i butik hänsyn till kompetens, ansvar och introduktionsbehov. Dessutom behöver varje pass ha rätt balans mellan erfarna medarbetare och introduktion.
Säkerställ att varje pass har en ansvarig som kan fatta beslut, medarbetare med rätt avdelningskunskap och utrymme för att introducera nya kollegor utan att belasta resten av teamet.
4. Följ upp skillnaden mellan plan och verklighet
Ett schema är en plan, inte facit. Följ därför upp om ni hade rätt bemanning när kundtrycket var som störst, om avvikelser uppstod och om någon avdelning återkommande behövde förstärkning.
Små justeringar vecka för vecka bygger snabbt en bättre planeringsrutin. Det är så bemanningsplanering går från administrativ uppgift till ett konkret verktyg för att utveckla butiken.
5. Koppla ihop schema, tid och lön
När schemat, arbetad tid och löneunderlag hanteras i separata flöden ökar risken för missförstånd och manuellt dubbelarbete. Dessutom ger en sammanhållen affärsplattform för bemanningsplanering i butik bättre förutsättningar att arbeta från samma information.
SoftOne GO samlar bland annat bemanning, tid, HR och lön. Det gör det lättare att följa flödet från planerat pass till rapporterad tid och löneunderlag – med bättre stöd för både chefer och medarbetare.
CHECKLISTA
Är er bemanningsplan redo för veckan?
Bocka av punkterna direkt i webbläsaren. Dina val skickas inte vidare.
Rätt bemanning skapar mer utrymme för butiken
När planeringen följer verkligheten får teamet mer arbetsro, kunderna bättre service och chefen ett tydligare underlag för beslut. Utforska hur SoftOne GO kan stötta er vardag.
Utforska SoftOne GO för retail Läs mer om bemanning
