Hyvin toimiva työvuorosuunnittelu on henkilöstöresursoinnin sydän.

SoftOne GO -järjestelmän Henkilöstö-moduuli tukee prosessia alusta loppuun – budjetoinnista ja henkilöstöresurssien optimoinnista aina työvuorolistan suunnitteluun ja lopullisen vuorolistan julkaisuun.
Käytettävissä ovat myös avainluvut ja ennusteet, joita voi muokata reaaliaikaisesti suunnittelun aikana.

Työvuorosuunnittelu päivä kerrallaan

Suunnitellut työtunnit ja palkkakustannukset näkyvät päivätasolla sekä koko tarkasteltavalta ajanjaksolta. Järjestelmässä on mahdollista tarkastella helposti myös vain tiettyä henkilöstöryhmää tai vuorotyyppiä – juuri sitä kokonaisuutta, joka on sinulle tärkein.  SoftOne GO -järjestelmän selkeä ja visuaalinen käyttöliittymä tekee työvuorojen hallinnasta intuitiivista. Eri työtehtävät voidaan määritellä eri väreillä, jolloin näet yhdellä silmäyksellä, mitä tehtävää kukin vuoro edustaa. Vuoroja voi siirtää henkilöiden välillä helposti vetämällä ja pudottamalla. Jos vuorolistalla on avoimia vuoroja, niiden tarjoaminen työntekijöille käy kätevästi GO-järjestelmän kautta.

Työvuoroihin voidaan liittää pätevyysvaatimuksia, jolloin vuoroja voidaan osoittaa vain työntekijöille, joilla on tarvittava osaaminen. Työntekijät voivat lisäksi esittää toiveita lisävuoroista tai vapaapäivistä. Näin heidän tarpeensa on helppo huomioida työvuoroja suunniteltaessa.

Operatiivinen, taktinen ja strateginen työvuorosuunnittelu

Taktinen työvuorosuunnittelu – SoftOne GO -termein peruslista – tarkoittaa, että työvuorot suunnitellaan oikein alusta alkaen suhteessa työntekijöiden sopimustunteihin sekä työaikasääntöihin. Tämä antaa myös työntekijöille varmuutta työaikojen toteutumisesta.

Kun peruslista eli strateginen suunnitelma on julkaistu, siirrytään operatiiviseen vaiheeseen.
Poissaolot, vuorojen vaihdot, lisävuorot ja sijaisten löytäminen ovat tilanteita, joita vuorosuunnittelija kohtaa päivittäin. SoftOne GO -järjestelmän ratkaisu operatiiviseen työvuorosuunnitteluun on aktiivinen vuorolista, joka tehostaa poikkeamien hallintaa ja auttaa pitämään vuorolistan ajan tasalla.

Vuoropyyntöjen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen ja vuorojen vaihto hoituvat helposti GO-järjestelmässä. Kaikki nämä toiminnot ovat myös nopeasti käytettävissä mobiilisovelluksessa – missä ja milloin tahansa.

Työvuorosuunnittelu vaatii harkintaa

Jos työvuorosuunnittelu vaatii tavallista enemmän strategista ajattelua, SoftOne GO tarjoaa ratkaisuksi skenaariosuunnittelun. Sen avulla voit suunnitella ja testata poikkeavia ajanjaksoja – kuten joulun aikaa tai kesän lomakautta – ja optimoida resursoinnin niiden aikana.

Tuleeko jouluviikosta tänä vuonna erityisen vilkas? Voit simuloida muutoksia budjettiin tai ennusteisiin ja nähdä heti, miten ne vaikuttavat avainlukuihin. Jos olit tyytyväinen viime vuoden pääsiäisen työvuorosuunnitelmaan, voit kopioida sen uudelle jaksolle ja tehdä tarvittaessa pieniä muutoksia.

Kun suunnitelma on valmis, sen voi tallentaa myöhempää käyttöä varten, poistaa tai ottaa käyttöön aktiivisessa vuorolistassa.

Tavoitteena on luoda markkinoiden tehokkain työvuorosuunnittelutyökalu, jossa strateginen, taktinen ja operatiivinen suunnittelu yhdistyvät yhdeksi kokonaisuudeksi – SoftOne GO -työvuorosuunnittelu.

Tehokas työskentely käytännön tilanteissa

Vaikka työvuorosuunnittelu olisi tehty huolellisesti, muutoksia tapahtuu aina. Työntekijät hakevat vapaata, sairastuvat tai resurssitarve kasvaa yllättäen. Näitä tilanteita voidaan hallita helposti sekä mobiililaitteella että tietokoneella.

Työntekijät voivat hakea vapaata tai ilmoittautua ylimääräisiin työvuoroihin suoraan GO-sovelluksessa tai selaimen kautta.

Esihenkilö voi julkaista vapaita työvuoroja, joihin työntekijät voivat ilmoittautua, tai lähettää vuorokutsun suoraan valituille työntekijöille. Työvuoron saa se työntekijä, joka ensimmäisenä hyväksyy vuorokutsun.

Kun vuorolista muuttuu, järjestelmä tarkistaa automaattisesti työaikasääntöjen toteutumisen sekä laskee tunnusluvut uudelleen uuden tilanteen mukaisiksi.
Työvuorot, joihin liittyy osaamisvaatimuksia, tarkistetaan samalla tavoin kuin peruslistan suunnittelussa.

Anna työntekijöiden osallistua

SoftOne GO ei ole pelkästään esihenkilöiden työväline, vaan myös työntekijöitä osallistava järjestelmä.

Jos esihenkilö huomaa aamulla, että joku työntekijöistä on sairastunut tai joutunut jäämään kotiin sairaan lapsen vuoksi, muut työntekijät ovat saattaneet jo ratkaista tilanteen.

SoftOne GO vapauttaa yrityksen, johdon ja esihenkilöt keskittymään ydinliiketoimintaan, kun oikeat työntekijät ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan, tehokkaan henkilöstöresursoinnin ansiosta.

SoftOne GO -työvuorosuunnittelun vahvuudet

• Budjetointi työtunneille, palkkakustannuksille ja myynnille
• Henkilöstöresursoinnin optimointi eri työtehtäviin ja toimituksiin
• Peruslista pitkän aikavälin suunnitteluun
• Aktiivinen vuorolista lyhyen aikavälin suunnitteluun
• Suunniteltujen palkkakustannusten toteuman seuranta suoraan vuorolistanäkymässä
• Budjetin, resurssitarpeiden, peruslistan, aktiivisen vuorolistan ja tulosten seuranta yhdessä näkymässä
• Tunnusluvut ja ennusteet päätöksenteon tueksi
• Tehokas sijaisten hallinta
• Osaamisvaatimusten, työaikasääntöjen ja saatavuuden jatkuva seuranta

Tehosta toimintaa ja lisää työhyvinvointia SoftOne GO:n henkilöstöresurssien optimoinnin ja vuorosimuloinnin avulla. Tavoitteena on luonnollisesti parantaa organisaation tehokkuutta – mutta samalla myös lisätä työntekijöiden viihtyvyyttä. Liian suuri tai liian pieni henkilöstömitoitus aiheuttaa stressiä ja tehottomuutta, ja juuri näitä tilanteita SoftOne GO auttaa ehkäisemään.

Anna toiminnan tarpeiden ohjata henkilöstön määrää

Kuinka paljon henkilöstöä yrityksesi todella tarvitsee suunniteltujen työtehtävien toteuttamiseen? Henkilöstön optimoinnin avulla saat kullekin ajankohdalle parhaan mahdollisen henkilöstömitoituksen – ei liikaa eikä liian vähän.

Henkilöstön optimointi toimii strategisen suunnittelun työkaluna. Se perustuu toiminnan todellisiin tarpeisiin ja auttaa samalla hallitsemaan kustannuksia.

Resurssitarve määräytyy todellisen myynnin, säännöllisten työtehtävien ja toimitusten perusteella. Kun määrittelet yrityksen työvuorosyklit ja taukosäännöt sekä liität työntekijöille heidän osaamisensa ja käytettävyytensä, SoftOne GO voi luoda automaattisen vuorolistaehdotuksen.Tätä ehdotusta voidaan hyödyntää peruslistan luomisessa sekä muussa työvuorosuunnittelussa. Toiminnan resurssitarve seuraa suunnittelua läpi koko prosessin, joten muutosten vaikutuksia voidaan arvioida jatkuvasti myös operatiivisessa vaiheessa.

SoftOne GO -järjestelmän työntekijätietoihin voidaan tallentaa kaikki työvuorosuunnittelussa ja palkka-aineiston muodostamisessa tarvittavat tiedot. 

Työntekijät voivat täydentää omia yhteystietojaan itse. Se, mitä tietoja eri käyttäjät näkevät, määräytyy järjestelmän käyttöoikeuksien perusteella sekä toimintokohtaisesti että henkilökohtaisella tasolla.

Jokaisesta työsuhteesta voidaan tulostaa työsopimus. Mikäli työntekijällä on useita rinnakkaisia työsuhteita, myös niille voidaan tulostaa omat sopimuksensa.

Käyttäjäryhmät määrittävät, ketkä ovat toistensa kollegoita ja kuka toimii hyväksyvänä esihenkilönä. Kollegat voivat usein nähdä toistensa työvuorot ja työvuorotyypit. Sen sijaan esimerkiksi vapaahakemukset näkyvät vain hyväksyvälle esihenkilölle tai käyttäjälle, jolla on vastaavat oikeudet.

Hyväksyvälle esihenkilölle voidaan lisäksi lähettää muistutuksia esimerkiksi kokemusvuosista, osaamisvaatimuksista tai työntekijän saavutetusta iästä.
Osaamisen hallinta
Osaamiskartoituksen tavoitteena on varmistaa, että yrityksellä on oikea osaaminen käytössään – jotta voidaan rakentaa tehokkaita tiimejä, toteuttaa strategiat ja saavuttaa tavoitteet.

SoftOne GO:n avulla voit helposti kartoittaa työntekijöiden osaamiset ja pätevyydet ja verrata niitä heidän tehtävänkuviinsa. Järjestelmä tunnistaa mahdolliset osaamisvajeet ja auttaa kohdistamaan kehittämistoimenpiteet oikeisiin kohtiin.

Varmista oikea osaaminen oikeaan paikkaan
Osaamiskartoituksen avulla voit suunnitella esimerkiksi tarvittavat koulutukset, ja hyödyntää samaa osaamisvertailua myös työvuorosuunnittelussa.

Kun käytät henkilöstöresurssien optimointia, järjestelmä huomioi työntekijöiden osaamiset ja pätevyydet vuoroehdotuksia laatiessaan.

SoftOne GO -järjestelmästä näkee helposti, ketkä työntekijät voivat ottaa työvuoron esimerkiksi poissaolon sattuessa.
Yksittäisiin työvuoroihin voidaan lisätä osaamis- tai pätevyysvaatimukset, jolloin vuoroa tarjotaan vain työntekijöille, joiden osaaminen täyttää vaatimukset. Järjestelmä ottaa huomioon myös työaikasäännöt sekä sen, ketkä ovat ilmoittaneet halukkuutensa lisävuoroihin ja ovat käytettävissä kyseisenä ajankohtana.

Keskustelut
Keskusteluosioon voidaan dokumentoida esimerkiksi perehdytyskeskustelut, kehityskeskustelut, palkkakeskustelut, työkykyyn liittyvät keskustelut tai lähtöhaastattelut.

Lähiesihenkilöllä on yleensä pääsy keskusteluihin, mutta käyttöoikeuksia voidaan rajata niin, että esimerkiksi vain HR-päällikkö ja työntekijä näkevät kyseiset tiedot.

Kaikki keskustelut tallennetaan, jotta niihin voidaan palata myöhemmin ja tarkistaa, mitä on sovittu. Samalla voidaan kirjata keskusteluun osallistuneet henkilöt.
SoftOne GO -henkilöstömoduulin vahvuudet

• Muokattavat käyttöoikeudet sekä toiminnoille että henkilöille
• Työntekijät voivat päivittää omat yhteystietonsa
• Jokaiselle työsuhteelle voidaan tulostaa työsopimus
• HR-keskustelut, kuten koeajan arviointi, voidaan tallentaa
• Työntekijän osaamiset ja pätevyydet voidaan tallentaa järjestelmään
• Työntekijän tietoihin voidaan tallentaa dokumentteja
• GDPR:n mukainen ja tietoturvallinen henkilötietojen käsittely