Hyvin toimiva aikataulusuunnittelu on ajankäyttö- ja henkilöstöratkaisun sydän. SoftOne GO tarjoaa suunnittelutyökalun koko työnkululle budjetista ja henkilöstön optimoinnista perusaikatauluun, työaikatauluun ja suunniteltuun lopputulokseen yhdessä näkymässä. Voit hyödyntää avainlukuja ja ennusteita, joita voidaan muuttaa muutosten suunnittelun tai sijaisten haun aikana.

Aikataulusuunnittelu päivästä toiseen

Näet joka päivä suunnitellut tunnit ja lasketut palkkakustannukset sekä päiväkohtaisesti että koko näytetyltä jaksolta. Jos haluat tarkastella tiettyä henkilöstöluokkaa tai tietyntyyppistä työvuoroa, se onnistuu erinomaisesti, jos käyttäjälläsi on kyseiset käyttöoikeudet.

Yleiskatsauksissa on selkeät käyttöliittymät, ja erivärisiä työvuoroja voi siirtää eri henkilöiden välillä vetämällä ja pudottamalla. Työntekijät voivat hakea työaikoja vapaana olevista vuoroista, tai esihenkilö voi lähettää ne työpyyntönä.

Työvuoroihin voidaan liittää erityisiä osaamisvaatimuksia, jotka kohdistetaan käytettävissä olevaan henkilöstöön. Henkilökunta voi itse päättää, haluaako työskennellä enemmän ja milloin he ovat käytettävissä ja milloin eivät.

Operatiivinen, taktinen ja strateginen aikataulusuunnittelu

Taktinen aikataulusuunnittelu, SoftOne-termeillä perusaikataulu, tarkoittaa sitä, että varmistat, että aikataulu on alusta lähtien oikea ja suhteessa työntekijöiden sopimusaikaan eikä riko mitään työaikasääntöjä. Tämä antaa myös työntekijöille varmuutta työaikojen toteutumisesta.

Kun perusaikataulu eli strateginen suunnittelu on otettu käyttöön, pääsemme todellisuuteen. Poissaolot, vuorojen vaihdot, ylimääräiset vuorot ja sijaisten löytäminen ovat esimerkkejä asioista, joita aikatauluttaja voi kohdata päivittäisessä työssään. SoftOnen vastaus operatiiviseen aikataulusuunnitteluun on ns. työaikataulu, joka mahdollistaa perusaikataulun poikkeamien tehokkaamman käsittelyn.

Työvuoropyyntöjen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen tai työvuorojen vaihtaminen ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä SoftOne tarjoaa aikatauluttajan arjen avuksi. Kaikki nämä toiminnot ovat tietenkin myös helposti käytettävissä muutamalla napinpainalluksella suoraan mobiilisovelluksessa.

Aikataulutusohjelmat vaativat harkintaa

Niissä tapauksissa, joissa aikataulutus vaatii hieman ylimääräistä harkintaa eli strategista ajattelua, SoftOne tarjoaa skenaariosuunnittelun. Skenaariosuunnittelun avulla voit työstää poikkeavia ajanjaksoja, kuten joulua tai kesää, ja tehostaa niitä. Tuleeko jouluviikosta tänä vuonna erityisen vilkas? Simuloi ennusteen tai budjetin muutoksia ja näe, miten ne vaikuttavat tunnuslukuihisi. Olitko tyytyväinen viime vuoden pääsiäisaikatauluun? Kopioi aikataulut halutuille jaksoille ja tee tarvittaessa pieniä muutoksia.

Kun olet saanut työn valmiiksi aikataulutusjärjestelmässäsi, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten, poistaa sen tai ottaa sen käyttöön työaikataulussa.

Tavoitteena on luoda markkinoiden tehokkain aikataulutustyökalu, jossa strateginen, taktinen ja operatiivinen aikataulu on koottu yhteen paikkaan. SoftOne GO:n vastaus aikataulutukseen: Aikataulusuunnittelu.

Tehokas työskentely käytännön toimintaympäristössä

Riippumatta siitä, kuinka hyvin olet suunnitellut työntekijöiden aikataulun, muutoksia tapahtuu aina. Työntekijät hakevat vapaata tai sairastuvat, ja toiminnan resurssitarve saattaa yhtäkkiä kasvaa. Operatiivisia tilanteita voi hallita sekä puhelimella että tietokoneella. Työntekijät voivat hakea vapaata tai etsiä ylimääräisiä työvuoroja mobiilisovelluksen tai tietokoneen kautta.

Esihenkilö voi tuoda näkyviin vapaita työvuoroja, joihin työntekijät voivat halutessaan asettua jonoon, tai esihenkilö lähettää vapaat työvuorot suoraan työpyyntönä tietyille työntekijöille, joista ensimmäinen, joka vastaa Kyllä, on automaattisesti miehitetty kyseiseen työvuoroon.

Suunnitelman muuttuessa kaikki jatkuvat tarkastukset, kuten työaikasäännöt, seuraavat jatkuvasti mukana, ja tunnusluvut lasketaan uudelleen uuteen tilanteeseen. Osaamisvaatimuksen mukaiset työvuorot tarkistetaan kuten perusaikataulusuunnittelussa.

Anna työntekijöiden osallistua

SoftOne GO ei ole vain työnjohtojärjestelmä, vaan myös osallistava järjestelmä työntekijöille. Kun esihenkilönä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairas tai hoitaa lapsia, muut työntekijät ovat saattaneet jo ratkaista tilanteen.

SoftOne GO varmistaa, että yritys, johtaja ja esihenkilö voivat käyttää aikaa ydinliiketoiminnan harjoittamiseen ja että oikeat työntekijät ovat oikeassa paikassa tehokkaan henkilöstötoiminnon avulla.

Joitakin SoftOne GO -aikataulusuunnittelun vahvuuksia

• Budjetit työtunneille, palkkakustannuksille ja myynnille
• Henkilöstön optimointi työtehtäviä ja toimituksia varten
• Pitkän aikavälin suunnittelun perusaikataulu
• Lyhyen aikavälin suunnittelun työaikataulu
• Suunniteltujen palkkakustannuksien toteutuminen suoraan aikataulunäkymässä
• Budjetin, resurssitarpeiden, perusaikataulun, työaikataulun ja tulosten seuranta samassa näkymässä
• Tunnusluvut ja ennusteet
• Tehokas sijaisten hallinta
• Pätevyysvaatimusten seuranta, työaikasäännöt, jatkuva saatavuus

Tehosta kaupan alan organisaatiotasi henkilöstöresurssien optimoinnilla ja aikataulun simuloinnilla

Henkilöstön optimoinnin tavoitteena on tietenkin toiminnan tehostaminen. Samalla tavoitteena on myös lisätä työntekijöiden viihtyvyyttä vähentämällä yli- ja alimiehitettyjen tilanteiden määrää, sillä ne molemmat aiheuttavat stressiä.

Anna toiminnan tarpeiden ohjata henkilöstön määrää

Kuinka paljon resursseja yrityksesi oikeastaan tarvitsee suunniteltujen työtehtävien hoitamiseen? Käyttämällä henkilöstön optimointia saat ihanteellisen henkilöstömäärän jokaisena ajankohtana, ei enempää eikä vähempää.

Henkilöstön optimointi on yrityksen työkalu strategiseen suunnitteluun, jossa lähtökohtana ovat toiminnan tarpeet ja kustannusten hallinta.

Toiminnan resurssitarpeet perustuvat todelliseen myyntiin, vakituisiin työtehtäviin sekä toimituksiin. SoftOne GO voi laatia aikatauluehdotuksen määrittämällä säännöt toiminnan aikataulusykleille ja tauoille sekä lisäämällä käytettävissä olevat työntekijät ja heidän pätevyytensä.

Aikatauluehdotusta voidaan sitten käyttää edelleen aikataulusuunnittelussa perusaikataulujen luomiseen henkilöstölle. Toiminnan resurssitarpeita seurataan koko ajan aikataulusuunnittelun aikana, jotta operatiivisia muutoksia voidaan seurata jatkuvasti. Haluatko kuulla lisää? Katso esittelyvideomme.

SoftOne GO:n työsuhdetiedot sisältävät tarvittavat tiedot yrityksen henkilöstöstä työvuorosuunnittelun tekemiseen ja palkkapohjan luomiseen. Myös palkkatiedot luodaan niissä tapauksissa, joissa palkkamoduulia käytetään.

Työntekijät voivat itse täydentää omat yhteystietonsa. Sitä, kuka näkee mitäkin tietoja työntekijöistä, ohjataan toimintojen käyttöoikeusjärjestelmän sekä henkilöiden käyttöoikeusjärjestelmän kautta.

Jokaisesta työsuhteesta on mahdollista tulostaa työtodistus. Myös rinnakkaisista työsuhteista on mahdollista tulostaa työtodistus.

Henkilöstöluokat määrittävät, ketkä ovat kollegoita ja ketkä ovat hyväksyviä esihenkilöitä. Kollegat saavat usein nähdä toistensa suunnitellun aikataulun ja työvuorotyypin. Ilmoitukset vapaahakemuksista menevät vain hyväksyvälle esihenkilölle tai muulle samat oikeudet omaavalle henkilölle.

Hyväksyvä esihenkilö tai muu henkilö, jolla on samat oikeudet, voi saada muistutuksia esim. alan kokemuksesta ja saavutetusta iästä.

Osaamisen hallinta

Osaamisen kartoittamisella varmistetaan, että yrityksillä on oikeaa osaamista tehokkaiden tiimien rakentamiseen sekä strategioiden ja tavoitteiden toteuttamiseen.

SoftOnen osaamisvajetyökalun avulla voit helposti tunnistaa työntekijöidesi osaamisen ja verrata sitä työntekijän työtehtäviin ja näin saada esiin osaamisvajeen.

Varmista, että sinulla on oikeaa osaamista oikeassa paikassa

Sen lisäksi, että voit käyttää osaamisvajeita esimerkiksi koulutusten suunnittelussa, voit käyttää osaamisvertailua myös aikataulujen suunnittelussa. Jos käytät tarveoptimointitoimintoa, se huomioi osaamisen palveluita luotaessa.

Saat apua nähdäksesi, ketkä työntekijöistä voivat ottaa työvuoron, kun joku on poissa. Valituille työvuoroille voit liittää ajankohtaisia osaamisvaatimuksia, jotka sitten kohdistetaan työntekijöihin. SoftOne GO huomioi voimassa olevat työaikasäännöt ja sen, ketkä työntekijät ovat ilmoittaneet haluavansa tehdä lisävuoroja ja ovat kulloinkin käytettävissä.

Keskustelut

Keskusteluissa on kyse esimerkiksi perehdytyksen, kehityskeskustelun, palkkakeskustelun, kuntoutuskeskustelun tai lähtöhaastattelun dokumentoinnista. Lähimmällä esihenkilöllä on normaalisti pääsy keskusteluun, mutta siihen voidaan luoda erityisiä käyttöoikeuksia, jotta esimerkiksi vain yksi HR-päällikkö ja työntekijä pääsevät siihen.

Kaikki keskustelut tallennetaan, jotta voidaan aina palata takaisin ja katsoa, mistä on sovittu. Samalla voit dokumentoida, ketkä ovat osallistuneet keskusteluun. Asiakirjoja voidaan tallentaa työntekijälle.

SoftOne GO:n Työntekijät ja HR-tuki -toiminnon vahvuuksia

• Käyttöoikeusjärjestelmät sekä toiminnoille että henkilöille
• Työntekijä itse voi antaa yhteystiedot
• Työtodistus voidaan tulostaa eri työsuhteille
• HR-keskustelut esim. koeaikaa varten voidaan tallentaa
• Työntekijän osaaminen voidaan kirjata
• Työntekijälle voidaan ladata asiakirjoja
• GDPR:n mukainen tiedonhallinta