Muut toimialat
HR- ja talousjärjestelmä yhdessä kokonaisuudessa
SoftOnen perustoiminnot ovat otettavissa käyttöön toimialariippumattomasti.
Toiminnot
HR-paketti, joka sisältää työvuorosuunnittelun ja työajanseurannan
HR-paketti tarjoaa sinulle myymälänä tehokkaan työkalun työajanhallintaan jonka avulla voit myös hallita kulujasi. Tarvittavat tiedot siirtyvät myös saumattomasti palkkalaskentaan, jolloin et koskaan rekisteröi samoja tietoja kahdesti. TES-tulkittu aineisto on myös hyödynnettävissä raportointiin suoraan SoftOne GO:n sisällä.
Toiminnot
Talous sähköisellä laskujen hallinnalla, reskontrat, kirjanpidon, laskutuksen ja palkanlaskennan ulkoistuksella
Tämä tarkoittaa, että sinulla on toimittaja, joka yksinkertaistaa jokapäiväistä elämääsi ja antaa sinulle kustannusetuja. Järjestelmämme on kehitetty yhteistyössä johtavien vähittäiskauppojen kanssa.
Toiminnallisuus
HR-paketti
Toimiva henkilöstömitoitus on kaiken lähtökohta
SoftOne GO:n avulla saat suunnittelutyökalun budjetointiin, henkilöstön optimointiin, perusaikatauluun ja suunnitteluun sekä skenaarioihin yhdessä ja samassa paketissa. Avainluvut ovat aina käsillä ja näet muuttuvat ennusteet, kun suunnittelet muutoksia tai etsit korvaavia työntekijöitä.
Näet päivätasolla suunnitellut tuntimäärät sekä palkkakustannukset. Voit myös tarkastella ja pureutua syvemmälle tiettyihin työvuoroihin tai henkilöstöryhmiin.
Yleisnäkyminä toimivat selkeät käyttöliittymät ja värikoodatut työvuorot joita voidaan siirtää eri ihmisten välillä vetämällä ja pudottamalla. Myös tyhjiä työvuoroja voidaan helposti tarjota vapaana oleville työntekijöille, työaikasäännöt huomioiden.
Työvuoroon voidaan liittää erityisvaatimuksiin, joita verrataan käytettävissä olevan henkilöstön osaamiseen. Työntekijät voivat tarvittaessa itse ilmoittaa, haluavatko he työskennellä lisää ja koska he ovat käytettävissä tai estyneitä.
Aikataulut voivat olla operatiivisia, taktisia ja strategisia
Taktinen työvuorosuunnittelu, SoftOne termein ”Perusaikataulu” on työvuoropohja, johon voidaan tehdä alustava suunnitelma jolla täytetään työntekijöiden sopimustunnit ja varmistutaan työaikasääntöjen noudattaminen.
Kun perussuunnitelma on valmis, voidaan siirtyä strategiseen suunnitteluun. Poissaolot, vuorovaihdot, lisävuorot, sijaisten löytäminen ovat esimerkkejä siitä, mitä työvuorosuunnittelija voi kohdata päivittäisessä työssään. SoftOnen ratkaisu tähän suunnitteluvaiheeseen on ns. ”Aktiivinen työvuorolista”, joka mahdollistaa tehokkaan perusaikataulun poikkeamien käsittelyn.
Keikkavuorojen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen ja vuorovaihdot ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä SoftOne tarjoaa työvuorosuunnittelijan arkeen. Tietysti kaikki nämä toiminnot ovat myös helposti käytettävissä muutamalla suoraan mobiilisovelluksessa.
Joissain tapauksissa suunnittelu vaatii hieman ylimääräistä huolellisuutta, ts. strategista ajattelua, SoftOne tarjoaa tähän ”Skenaariosuunnittelun”. Skenaariosuunnittelun avulla voit työskennellä epätyypillisten vaihteluiden ja kausien, kuten joulun tai kesän, kanssa ja tehostaa ajanjaksojen suunnitelmia ja suunnittelua. Tuleeko jouluviikosta hieman kiireisempi tänä vuonna? Simuloi muutoksia ja näe ennusteeseesi ja budjettiisi päivittyvän reaaliajassa. Olitko tyytyväinen viime vuoden pääsiäisen aikatauluun? Kopioi työvuorosuunnitelma valinnaisille ajanjaksoille ja tee vielä tarvittaessa pieniä muutoksia.
Kun olet lopettanut skenaarion suunnittelun, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten.
Tavoitteenamme on luoda markkinoiden tehokkain järjestelmä työvuorosuunnitteluun. Strateginen, taktinen ja toiminnallinen suunnittelu yhdessä työkalussa on SoftOne GO:n ratkaisu työvuorosuunnittelun haasteisiin.
Työskentele tehokkaasti operatiivisella tasolla
Riippumatta siitä, kuinka hyvin olet suunnitellut työntekijöiden aikataulun, todellisuus tuo aina mukanaan muutoksia. Työntekijät hakevat vapaata tai sairastuvat, jolloin yrityksen resurssitarve voi yhtäkkiä kasvaa. Tilanteita voidaan hallita sekä matkapuhelimen että tietokoneen kautta. Työntekijät voivat hakea vapaata tai etsiä lisävuoroja mobiilisovelluksen tai tietokoneen kautta.
Esimies voi julkaista vapaana olevat työvuorot, jotta työntekijät voivat toivoa näitä itselleen. Esimies voi myös lähettää vuorotarjouksen suoraan valituille työntekijöille, jolloin nopein työntekijä nappaa vuoron itselleen.
Myös työvuorotarjouksissa seurataan jatkuvasti kaikkia haluttuja ohjeistuksia, kuten työaikasääntöjä ja lepoaikoja. Myös osaamisvaatimukset otetaan huomioon kuten normaalissa työvuorosuunnittelussa.
Anna työntekijöiden olla mukana
SoftOne GO ei ole vain työnhallintajärjestelmä, vaan myös kanava, joka mahdollistaa työntekijöiden osallistumisen. Kun esimiehenä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairastunut, muut työntekijät ovat jo pystyneet järjestelmämme avulla ratkaisemaan miehitysvajeen.
SoftOne GO varmistaa, että yrityksen johto ja esimiehet käyttävät aikansa ydinliiketoiminnan hoitamiseen oikean henkilöstön ja henkilöstömitoituksen avulla.
Jitain SoftOne GOn -työvuorosuunnittelun vahvuuksista
- Budjetti työaikaan, palkkakustannuksiin ja myyntiin
- Henkilöstöoptimointi tehtäviin ja toimituksiin
- Perussuunnitelma pitkän aikavälin suunnittelulle
- Aktiivisuunnittelu lyhyen aikavälin suunnittelua varten
- Suunniteltujen vuorojen palkkakustannukset suoraan aikataulunäkymässä
- Budjetin, resurssitarpeiden, perusaikataulun, työajan ja tulosten seuranta samassa näkymässä
- Avainluvut ja ennusteet
- Tehokas keikkahallinta ja tuuraukset
- Pätevyysvaatimusten, työaikasääntöjen ja saatavuuden jatkuva seuranta
Anna järjestelmän tehdä työt
Sisäänkirjaus vai poikkeamailmoitus? SoftOne GO:ssa voit kirjata työaika sekä poikkeamat, joka vaikuttavat TES-tulkintaan ja palkkaan. Sisäänkirjautuminen onnistuu leimauslaitteella, tabletilla tai mobiilissa. Poikkeamien rekisteröinti voidaan tehdä sekä mobiilisovelluksella että tietokoneella.
Työehtosopimuksen määräykset ja yhtiön paikalliset sopimukset kootaan työaikasopimukseksi. Aikasopimuksessa luodaan säännöt suunniteltuun työaikaan, toteutuneeseen työaikaan, poissaoloon, ylityöhön sekä muihin lisäyksiin ja vähennyksiin perustuen. Joustavilla aikasäännöillä SoftOne GO pystyy hallitsemaan suurimman osan kaikista työehtosopimuksista(TES-tulkinnat).
Aikasopimuksessa määritellään, mitkä henkilöstöryhmät saavat kirjata työaikaa mobiililla ja keiden tulee leimata itsensä töihin. Lisäksi määritellään mitä poikkeamia työntekijät voivat ilmoittaa itse ja ja voivatko työntekijät ilmoittaa sairaudesta suoraan sovelluksen kautta. Aikasopimusten kautta voidaan luoda erilaisia saldoja ja hallita taukoja eri tavoin. Aikasopimukset sisältävät myös määräykset työaikalain seurannasta.
Työaika muuttuu palkanlaskijan materiaaliksi
SoftOne GO voidaan integroida useimpiin markkinoilla oleviin palkanlaskentajärjestelmii. Kun kaikki työaikaleimaukset on varmennettu, luodaan tiedosto, joka luetaan vastaanottavaan palkkajärjestelmään.
Joitain SoftOne GO -työajanseurannan vahvuuksista
- Joustavat työaikasäännöt
- Leimauslaite tai asiakkaan oma laite, kuten tabletti.
- Poikkeamien rekisteröinti suoraan mobiilisovelluksessa
- Selkeä ja helppo tuntien hyväksyntä
- Täydelliset palkanlaskentaintegraatiot useimpiin markkinoiden palkkajärjestelmiin
Lisäpalvelut HR
SoftOne GO:n palkanlaskennan käsittelyn ansiosta palkanlaskenta on periaatteessa valmis, kun olet asettanut aikataulun ja hallinnoinut ajan
Aikataulun, ajan ja palkan välinen integrointi SoftOne GO:ssa tarkoittaa, että sinun tarvitsee tehdä hallinto vain kerran. Palkka päivitetään reaaliajassa lisäpoikkeamilla palkkioiden tai vähennysten muodossa.
Jos aika on oikea, palkka on oikea
Palkka voidaan yksinkertaisesti kuvata määrä x hinta = summa. Kaavan vaikeus ei ole Hinta (palkanlaskenta), vaan se, että numero (aikaraportointi) on oikea. Menestyäkseen tehokkaassa palkkahallinnossa on tärkeää pitää aikataulusuunnittelu ajan tasalla, jotta automaattinen varmenne toimii kuten pitääkin aikaraportoinnissa.
Palkkamuotoilussa et työskentele avoimella ja suljetulla työajalla, mutta siltä osin kuin olet lisännyt palkkakausia, näet alustavan palkan. Tämä tarkoittaa, että saat täyden hallinnan yrityksen palkkakuluihin.
Aikaa säästävä toiminnallisuus
Taannehtivalla palkkalaskelmalla työntekijä saa sellaisen palkan, jonka hän olisi saanut, jos kaikki tosiasiat olisivat olleet tiedossa tavanomaisessa palkanlaskennassa. Järjestelmä laskee automaattisesti uudelleen sekä korvaukset että vähennykset jokaiselta ajanjaksolta.
Toinen ainutlaatuinen ominaisuus on ”käänteinen kauppa”. Jos sinä esim. rekisteröity loma yhdessä päivässä ja maksanut tämän ennen kuin tiedettiin olevan sairas, ei tarvitse kuin ”kääntää” loma ja rekisteröidä sairas. Molemmat tapahtumat sisällytetään automaattisesti valitsemaasi maksujaksoon.
API-yhteydet Ruotsin verovirastoon yksinkertaistavat hallintoasi. Iso etu on, että mm. auton edut latautuvat automaattisesti.
SoftOne GO Palkanhallinta tekee lomavuoden päättymisestä helppoa.
Roolipohjainen järjestelmä luo turvallisuutta
SoftOne GO Palkanhallinnan tietoturva on tuotettu käyttäjäkohtaisilla oikeuksilla, joissa jokaiselle työntekijälle jaetaan tehtävänsä tarvitsemat oikeudet hallita omia aikojaan, poissaolojaan ja muita poikkeamiaan. Yksilöllinen palkkaerittely on helposti ladattavissa sovelluksen tai minkä tahansa alustan kautta.
Olkoon SoftOne palkkaosastosi. Tarjoamme palkanlaskennan ulkoistamista niin pienille kuin suurillekin yrityksille.
Jos päätät antaa meidän hoitaa palkanlaskentasi, saat käyttöösi nykyaikaisen palkkajärjestelmämme ilman investointikustannuksia. Sinun ei tarvitse miettiä järjestelmän päivittämistä ja varmuuskopiointia – me huolehdimme siitä, mukautuksista ja erikoisraporteista.
Henkilökohtainen ulkoistus laadukkaasti
SoftOne Outsourcing Palkka on vaihtoehto, joka varmistaa laadun ja alentaa kustannuksia monille asiakkaillemme. Otamme vastuun siitä, että palkat ovat oikein ja ajallaan maksettuja, mutta myös kaikki tilastot ja raportointi eri viranomaisille ja organisaatioille. Voit keskittyä yritykseesi ja työntekijöihisi.
Ulkoista koko palkanlaskennan käsittely tai osa siitä
Voit valita, uskotko koko palkanlaskennan tai osan siitä meille. Tarvitsetko apua rajoitetun ajan, esim. vanhempainvapaan tai organisaatiomuutoksen sattuessa se toimii yhtä hyvin kuin pidemmän aikavälin suunnitelma.
Palkanlaskenta-ulkoistuspalvelun avulla saat yrityksellesi täydellisen palkanhallinnon ja voit keskittyä ydinliiketoimintaasi.
SoftOne GO:n työllisyystiedot sisältävät tiedot, joita tarvitaan yrityksen henkilöstöstä voidakseen työskennellä aikataulusuunnittelun ja palkkaperustan kanssa. Palkkatiedot julkaistaan myös tapauksissa, joissa palkkamoduulia käytetään.
Työntekijöillä itsellään on mahdollisuus täydentää omilla yhteystiedoillaan. Kuka näkee ja mitä työntekijöitä ohjataan toimintojen valtuutusjärjestelmän ja ihmisten valtuutusjärjestelmän kautta.
Jokaisesta työsuhteesta on mahdollista tulostaa työtodistus. Joissakin tapauksissa, joissa rinnakkaistyö on käynnissä, on mahdollista tulostaa myös työtodistuksia.
Henkilöstöluokat määräävät, ketkä ovat kenen kanssa työtovereita ja kuka on sertifiointipäällikkö. Työtoverit saavat usein nähdä toistensa aikataulun ja työvuorotyypin. Ilmoitukset lomahakemuksista lähetetään vain varmentajan johtajalle tai muulle henkilölle, jolla on samat valtuudet.
Sertifiointipäällikkö tai muu henkilö, jolla on samat valtuudet, voi vastaanottaa muistutuksia mm. alan kokemusta ja ikää.
Osaamisen hallinta
Osaamiskartoituksen tarkoituksena on varmistaa, että yrityksillä on oikeat taidot pystyä rakentamaan tehokkaita tiimejä ja toteuttamaan strategioitaan ja saavuttamaan tavoitteita.
SoftOnen osaamisvajetyökalun avulla voit helposti tunnistaa työntekijöiden osaamiset ja verrata niitä työntekijän asemaan ja siten tunnistaa osaamisvaje.
Varmista, että sinulla on oikeat taidot oikeassa paikassa
Sen lisäksi, että voit työskennellä osaamisvajeilla esimerkiksi koulutuskurssien suunnittelussa, voit käyttää osaamisvertailua myös aikataulusi suunnittelussa. Jos käytät toimintoa tarpeiden optimointiin, tämä ottaa osaamisen huomioon palveluita luotaessa.
Saat apua sen selvittämiseen, ketkä työntekijät voivat ottaa työvuoron jonkun poissa ollessa. Valituissa työvuoroissa voit linkittää nykyiset vaatimukset kompetensseihin, jotka sitten verrataan työntekijöihin. SoftOne GO ottaa huomioon nykyiset työaikasäännöt ja ketkä työntekijät ovat ilmoittaneet haluavansa tehdä lisävuoroja ja ovat käytettävissä kulloinkin.
Soittaa puhelimella
Haastatteluissa dokumentoidaan esimerkiksi esittely, kehityshaastattelu, palkkahaastattelu, kuntoutushaastattelu tai erohaastattelu. Yleensä välittömällä esimiehellä on pääsy keskusteluun, mutta on mahdollista luoda erityisiä valtuuksia niin, että esimerkiksi vain henkilöstöpäällikkö ja työntekijä pääsevät siihen.
Kaikki keskustelut tallennetaan, joten voit aina palata katsomaan, mitä olet sopinut. Samalla voit dokumentoida, ketkä ovat osallistuneet keskusteluun. Työntekijälle kuuluvia asiakirjoja voidaan säilyttää.
Jotkut SoftOne GO -työntekijöiden ja HR-tuen vahvuuksista
- Valtuutusjärjestelmä sekä toiminnoille että henkilöille
- Työntekijä voi itse syöttää yhteystiedot
- Työtodistukset voidaan tulostaa eri työsuhteisiin
- HR kutsuu mm. koetyö voidaan säästää
- Työntekijän taidot voidaan tallentaa
- Työntekijälle kuuluvia asiakirjoja voidaan ladata
- GDPR-suojattu tiedonhallinta
Talous
Integroidun kirjanpidon ansiosta SoftOne GO vähennät manuaalista työtä. Sinulla voi olla rajoittamaton määrä varmistussarjoja, mikä helpottaa seurantaa ja raporttien tulostusta.
SoftOne GO:n kirjanpidon avulla saat käyttöösi muun muassa:
- Tuki jopa 6 ulottuvuudelle
- Laajat raportit
- Kertymät seurannan taustalla
- Automaattiset julkaisut
- Tilianalyysi
- Budjetti ja raportit seurantaa varten
- ALV-valvonta ja ALV-tietojen vienti
- Muokattavat raportit ja raporttipaketit
- Kaupan bruttotuloslaskelma
- Asiakirjojen lataus
Jos työskentelet järjestyksessä, lasku on aina valmis napin painalluksella
Laajan tilausluettelon ansiosta voit luoda ja laskuttaa tilauksia kätevästi. Voit laskuttaa työajoilla tai ilman, ts. työajat, jotka olet ilmoittanut projektin yhteydessä. Kun lasku luodaan, se laskutetaan sähköpostitse, e-laskulla tai perinteisellä tavalla. Integrointi InExchange-verkkoon mahdollistaa verkkolaskutuksen. Lasku lähetetään asiakkaan haluamalla tavalla (e-lasku, paperi, sähköposti) ilman, että sinun tarvitsee miettiä sitä. Lasku voi tulla EDI-tiedostoina tai sähköpostitse tai postitse skannattavaksi tulkkausta varten.
Tehokkaan ROOT/RUT-virran avulla asiakirjat viedään Ruotsin verovirastoon tiedoston kautta.