Kauppa
Liiketoimintajärjestelmät ja kaupan HR-järjestelmät
Monet päivittäistavara- ja vähittäiskaupan yritykset käyttävät SoftOnen palveluja tehokkaampaan toimintaan.
Toiminnot
HR-paketti, jossa on aikataulutus ja aikaraportointi
HR-paketti tarjoaa sinulle myymälänä tehokkaan työkalun työnhallintaan ja jossa voit aina hallita kulujasi. Jos päätät lisätä Palkkalaskennan, saat kokonaisratkaisun, jossa et koskaan rekisteröi samoja tietoja kahdesti, vaan myös markkinoiden nykyaikaisimman palkanlaskentaratkaisun, jossa palkka voi olla valmis jo, kun olet tehnyt aikataulun.
Toiminnot
Talous sähköisellä laskujen hallinnalla, reskontrat, kirjanpidon, laskutuksen ja palkanlaskennan ulkoistuksella
Tämä tarkoittaa, että sinulla on toimittaja, joka yksinkertaistaa jokapäiväistä elämääsi ja antaa sinulle kustannusetuja. Järjestelmämme on kehitetty yhteistyössä johtavien vähittäiskauppojen kanssa.
Toiminnallisuus
HR-paketti
Hyvin toimiva aikataulusuunnittelu on Time and Staffing -ratkaisun ydin
SoftOne GO:lla saat suunnittelutyökalun koko kululle budjetin ja henkilöstön optimoinnista perusaikatauluun, työaikatauluun ja suunniteltuihin tuloksiin yhdessä ja samassa näkymässä. Avainluvut ovat saatavilla sekä ennusteet, jotka voivat muuttua, kun suunnittelet muutoksia tai etsit korvaavia.
Päivä päivältä näet kuinka monta tuntia on suunniteltu ja mitkä palkkakustannukset lasketaan sekä päivältä että koko näytettävältä ajanjaksolta. Jos haluat tarkastella tiettyä henkilöstöluokkaa tai tietyntyyppistä työvuoroa, se toimii hyvin, jos käyttäjälläsi on tämä valtuutus.
Yleiskatsauksissa on selkeät käyttöliittymät ja erivärisiä työpasseja voidaan siirtää eri ihmisten välillä vetämällä ja pudottamalla. Ilmaisten työaikakorttien ympärillä on erillinen toiminto, josta työntekijät voivat hakea tai jotka voidaan lähettää esimieheltä työpyyntönä.
Työpassi voidaan liittää erikoisosaamisvaatimuksiin, jotka verrataan käytettävissä olevaan henkilöstöön. Henkilökunta voi itse ilmoittaa, haluavatko he työskennellä lisää ja milloin he ovat käytettävissä vai eivät.
Aikataulut voivat olla operatiivisia, taktisia ja strategisia
Taktinen aikataulusuunnittelu, SoftOne termein ”Perusaikataulu” tarkoittaa, että varmistat, että aikataulu on perusasioissa oikein rullattu ja liittyy työntekijöiden sopimusaikaan eikä riko työaikasääntöjä. Tämä on myös asia, joka antaa työntekijöille varmuuden siitä, miltä heidän työaikansa näyttää.
Kun perussuunnitelma, strateginen suunnittelu, otetaan käyttöön, tullaan todellisuuteen. Poissaolot, vuorovaihdot, lisävuorot, sijaisten löytäminen ovat esimerkkejä siitä, mitä aikatauluttaja voi kohdata päivittäisessä työssään. SoftOnen vastaus operatiiviseen aikataulusuunnitteluun on ns. ”Työaikataulu”, joka mahdollistaa tehokkuuden perusaikataulusta poikkeamien käsittelyssä.
Passipyyntöjen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen tai passin vaihtaminen ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä SoftOne tarjoaa avuksi aikatauluttajan arkeen. Tietysti kaikki nämä toiminnot ovat myös helposti käytettävissä muutamalla painikkeen painalluksella suoraan mobiilisovelluksessa.
Näissä tapauksissa aikataulutus vaatii hieman ylimääräistä huolellisuutta, ts. strategista ajattelua, SoftOne tarjoaa ”Skenaarion suunnittelun”. Skenaariosuunnittelun avulla voit työskennellä epätyypillisten kausien, kuten joulun tai kesän, kanssa ja tehostaa niitä näin. Tuleeko jouluviikko hieman ylimääräisenä tänä vuonna? Simuloi muutoksia ennusteeseesi tai budjettiisi ja katso, miten ne vaikuttavat avainlukuihisi. Olitko tyytyväinen viime vuoden pääsiäisen aikatauluun? Kopioi aikataulut valinnaisille ajanjaksoille ja tee tarvittaessa pieniä muutoksia.
Kun olet lopettanut skenaarion suunnittelun, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten, heittää pois tai sisällyttää sen työaikatauluun.
Tavoitteena on luoda markkinoiden tehokkain aikataulutyökalu, strateginen, taktinen ja toiminnallinen aikataulu on koottu yhteen paikkaan SoftOne GO:n vastauksessa aikataulutukseen: Aikataulusuunnittelu.
Työskentele tehokkaasti operatiivisessa todellisuudessa
Riippumatta siitä, kuinka hyvin olet suunnitellut työntekijöiden aikataulun, todellisuus tuo muutoksia. Työntekijät hakevat vapaata tai sairastuvat, yrityksen resurssitarve voi yhtäkkiä kasvaa. Toimintatilanteita voidaan hallita sekä matkapuhelimen että tietokoneen kautta. Työntekijät voivat hakea vapaata tai etsiä lisätyövuoroja mobiilisovelluksen tai tietokoneen kautta.
Esimies voi näyttää käytettävissä olevat työvuorot, jotta työntekijät voivat jonottaa töihin, tai esimies lähettää käytettävissä olevat työvuorot suoraan työpyyntönä tietyille työntekijöille, jolloin ensimmäisenä kyllä-vastaava on automaattisesti miehitetty nykyiseen työvuoroon.
Aikataulusuunnittelun muutoksissa noudatetaan jatkuvasti kaikkia käynnissä olevia valvontatoimia, kuten työaikasääntöjä, ja tunnusluvut lasketaan uudelleen uuteen tilanteeseen. Taitovaatimuksen mukaiset työvuorot tarkastetaan aivan kuten perusaikataulusuunnittelussa.
Anna työntekijöiden olla mukana
SoftOne GO ei ole vain työnhallintajärjestelmä, vaan myös järjestelmä, joka mahdollistaa työntekijöiden osallistumisen. Kun esimiehenä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairas tai hänellä on lastenhoito, muut työntekijät ovat ehkä jo ratkaisseet henkilöstöasioitasi.
SoftOne GO varmistaa, että yritys, johtaja ja esimiehet käyttävät aikansa ydinliiketoiminnan hoitamiseen, eli saamalla oikean henkilöstön oikeaan paikkaan tehokkaan henkilöstön avulla.
Jotkut SoftOne GO -aikataulutuksen vahvuuksista
- Budjetti työaikaan, palkkakustannuksiin ja myyntiin
- Henkilöstön optimointi tehtäviin ja toimituksiin
- Perussuunnitelma pitkän aikavälin suunnittelulle
- Työaikataulu lyhyen aikavälin suunnittelua varten
- Suunniteltujen palkkakustannusten tulos suoraan aikataulunäkymässä
- Budjetin, resurssitarpeiden, perusaikataulun, työaikataulun ja tulosten seuranta samassa näkymässä
- Avainluvut ja ennusteet
- Tehokas vaihtohallinta
- Pätevyysvaatimusten, työaikasääntöjen, saatavuuden seuranta jatkuvasti
Anna järjestelmän tehdä työt
Ilmoittautuminen läsnäoloon vai poikkeamarekisteröinti? SoftOne GO:ssa voit hallita molempia tapoja kirjata työaika, joka on palkanmaksun peruste. Läsnäoloilmoittautuminen onnistuu aikapäätteellä tai kosketusnäytöllä ja poikkeamien rekisteröinti voidaan tehdä sekä mobiilisovelluksella että tietokoneella.
Työehtosopimuksen määräykset ja yhtiön eri henkilöstöryhmiä koskevat säännöt kootaan työaikasopimukseksi. Aikasopimuksessa luodaan palkkaperusta suunniteltuun aikaan, työaikaan, poissaoloon, ylityöhön sekä muihin lisäyksiin ja vähennyksiin perustuen. Joustavilla aikasäännöillä SoftOne GO pystyy hallitsemaan suurimman osan kaikista työehtosopimuksista.
Aikasopimuksessa määrätään, mitkä henkilöstöryhmät voivat ilmoittaa, mitkä poikkeamat ja voivatko työntekijät ilmoittaa sairaudesta itse. Aikasopimusten kautta voidaan luoda erilaisia saldoja ja hallita taukoja eri tavoin. Aikasopimukset sisältävät myös määräykset työaikalain seurannasta.
Palkkaperuste muuttuu palkanmaksuksi
Jos käytät palkkamoduuliamme, palkkatosite on valmis palkanmaksuun, kun työaika on todistettu. SoftOne GO tekee sen täydellisesti, jos haluat työntekijöiden merkitsevän aikansa selkeästi tai esimiesten tekevän esisertifioinnin. Varmennemuistutuksia on saatavilla kaikille eri tasoille.
Jos sinulla on tällä hetkellä toinen palkanlaskentajärjestelmä, SoftOne GO voidaan integroida useimpiin markkinoilla oleviin palkanlaskentajärjestelmiin. Kun kaikki ajat on varmennettu, luodaan tiedosto, joka luetaan vastaanottavaan palkkajärjestelmään.
Jotkut SoftOne GO Time -rekisteröinnin ja -sertifikaatin vahvuuksista
- Joustavat aikasäännöt palkkaasiakirjojen automatisointiin mm. OB, sairas OB ja ylityöt
- Aikapäätteet läsnäoloilmoittautumista varten tai asiakkaan valitsemat laitteet, kuten esim. iPad
- Poikkeamien rekisteröinti suoraan mobiilisovelluksessa
- SoftOne GO:n omalla palkkamoduulilla vältyt integraatioilta ja erilaisilta aika- ja palkkajärjestelmiltä
- Automaattinen testaus valitsee vain sen, minkä esimiehen on tarkistettava, ja johtaja säästää paljon aikaa samalla kun hän pystyy keskittymään olennaiseen
- Täydelliset palkanlaskentaintegraatiot useimpiin markkinoiden palkkajärjestelmiin
Lisäpalvelut HR
SoftOne GO:n palkanlaskennan käsittelyn ansiosta palkanlaskenta on periaatteessa valmis, kun olet asettanut aikataulun ja hallinnoinut ajan
Aikataulun, ajan ja palkan välinen integrointi SoftOne GO:ssa tarkoittaa, että sinun tarvitsee tehdä hallinto vain kerran. Palkka päivitetään reaaliajassa lisäpoikkeamilla palkkioiden tai vähennysten muodossa.
Jos aika on oikea, palkka on oikea
Palkka voidaan yksinkertaisesti kuvata määrä x hinta = summa. Kaavan vaikeus ei ole Hinta (palkanlaskenta), vaan se, että numero (aikaraportointi) on oikea. Menestyäkseen tehokkaassa palkkahallinnossa on tärkeää pitää aikataulusuunnittelu ajan tasalla, jotta automaattinen varmenne toimii kuten pitääkin aikaraportoinnissa.
Palkkamuotoilussa et työskentele avoimella ja suljetulla työajalla, mutta siltä osin kuin olet lisännyt palkkakausia, näet alustavan palkan. Tämä tarkoittaa, että saat täyden hallinnan yrityksen palkkakuluihin.
Aikaa säästävä toiminnallisuus
Taannehtivalla palkkalaskelmalla työntekijä saa sellaisen palkan, jonka hän olisi saanut, jos kaikki tosiasiat olisivat olleet tiedossa tavanomaisessa palkanlaskennassa. Järjestelmä laskee automaattisesti uudelleen sekä korvaukset että vähennykset jokaiselta ajanjaksolta.
Toinen ainutlaatuinen ominaisuus on ”käänteinen kauppa”. Jos sinä esim. rekisteröity loma yhdessä päivässä ja maksanut tämän ennen kuin tiedettiin olevan sairas, ei tarvitse kuin ”kääntää” loma ja rekisteröidä sairas. Molemmat tapahtumat sisällytetään automaattisesti valitsemaasi maksujaksoon.
API-yhteydet Ruotsin verovirastoon yksinkertaistavat hallintoasi. Iso etu on, että mm. auton edut latautuvat automaattisesti.
SoftOne GO Palkanhallinta tekee lomavuoden päättymisestä helppoa.
Roolipohjainen järjestelmä luo turvallisuutta
SoftOne GO Palkanhallinnan tietoturva on tuotettu käyttäjäkohtaisilla oikeuksilla, joissa jokaiselle työntekijälle jaetaan tehtävänsä tarvitsemat oikeudet hallita omia aikojaan, poissaolojaan ja muita poikkeamiaan. Yksilöllinen palkkaerittely on helposti ladattavissa sovelluksen tai minkä tahansa alustan kautta.
Olkoon SoftOne palkkaosastosi. Tarjoamme palkanlaskennan ulkoistamista niin pienille kuin suurillekin yrityksille.
Jos päätät antaa meidän hoitaa palkanlaskentasi, saat käyttöösi nykyaikaisen palkkajärjestelmämme ilman investointikustannuksia. Sinun ei tarvitse miettiä järjestelmän päivittämistä ja varmuuskopiointia – me huolehdimme siitä, mukautuksista ja erikoisraporteista.
Henkilökohtainen ulkoistus laadukkaasti
SoftOne Outsourcing Palkka on vaihtoehto, joka varmistaa laadun ja alentaa kustannuksia monille asiakkaillemme. Otamme vastuun siitä, että palkat ovat oikein ja ajallaan maksettuja, mutta myös kaikki tilastot ja raportointi eri viranomaisille ja organisaatioille. Voit keskittyä yritykseesi ja työntekijöihisi.
Ulkoista koko palkanlaskennan käsittely tai osa siitä
Voit valita, uskotko koko palkanlaskennan tai osan siitä meille. Tarvitsetko apua rajoitetun ajan, esim. vanhempainvapaan tai organisaatiomuutoksen sattuessa se toimii yhtä hyvin kuin pidemmän aikavälin suunnitelma.
Palkanlaskenta-ulkoistuspalvelun avulla saat yrityksellesi täydellisen palkanhallinnon ja voit keskittyä ydinliiketoimintaasi.
SoftOne GO:n työllisyystiedot sisältävät tiedot, joita tarvitaan yrityksen henkilöstöstä voidakseen työskennellä aikataulusuunnittelun ja palkkaperustan kanssa. Palkkatiedot julkaistaan myös tapauksissa, joissa palkkamoduulia käytetään.
Työntekijöillä itsellään on mahdollisuus täydentää omilla yhteystiedoillaan. Kuka näkee ja mitä työntekijöitä ohjataan toimintojen valtuutusjärjestelmän ja ihmisten valtuutusjärjestelmän kautta.
Jokaisesta työsuhteesta on mahdollista tulostaa työtodistus. Joissakin tapauksissa, joissa rinnakkaistyö on käynnissä, on mahdollista tulostaa myös työtodistuksia.
Henkilöstöluokat määräävät, ketkä ovat kenen kanssa työtovereita ja kuka on sertifiointipäällikkö. Työtoverit saavat usein nähdä toistensa aikataulun ja työvuorotyypin. Ilmoitukset lomahakemuksista lähetetään vain varmentajan johtajalle tai muulle henkilölle, jolla on samat valtuudet.
Sertifiointipäällikkö tai muu henkilö, jolla on samat valtuudet, voi vastaanottaa muistutuksia mm. alan kokemusta ja ikää.
Osaamisen hallinta
Osaamiskartoituksen tarkoituksena on varmistaa, että yrityksillä on oikeat taidot pystyä rakentamaan tehokkaita tiimejä ja toteuttamaan strategioitaan ja saavuttamaan tavoitteita.
SoftOnen osaamisvajetyökalun avulla voit helposti tunnistaa työntekijöiden osaamiset ja verrata niitä työntekijän asemaan ja siten tunnistaa osaamisvaje.
Varmista, että sinulla on oikeat taidot oikeassa paikassa
Sen lisäksi, että voit työskennellä osaamisvajeilla esimerkiksi koulutuskurssien suunnittelussa, voit käyttää osaamisvertailua myös aikataulusi suunnittelussa. Jos käytät toimintoa tarpeiden optimointiin, tämä ottaa osaamisen huomioon palveluita luotaessa.
Saat apua sen selvittämiseen, ketkä työntekijät voivat ottaa työvuoron jonkun poissa ollessa. Valituissa työvuoroissa voit linkittää nykyiset vaatimukset kompetensseihin, jotka sitten verrataan työntekijöihin. SoftOne GO ottaa huomioon nykyiset työaikasäännöt ja ketkä työntekijät ovat ilmoittaneet haluavansa tehdä lisävuoroja ja ovat käytettävissä kulloinkin.
Soittaa puhelimella
Haastatteluissa dokumentoidaan esimerkiksi esittely, kehityshaastattelu, palkkahaastattelu, kuntoutushaastattelu tai erohaastattelu. Yleensä välittömällä esimiehellä on pääsy keskusteluun, mutta on mahdollista luoda erityisiä valtuuksia niin, että esimerkiksi vain henkilöstöpäällikkö ja työntekijä pääsevät siihen.
Kaikki keskustelut tallennetaan, joten voit aina palata katsomaan, mitä olet sopinut. Samalla voit dokumentoida, ketkä ovat osallistuneet keskusteluun. Työntekijälle kuuluvia asiakirjoja voidaan säilyttää.
Jotkut SoftOne GO -työntekijöiden ja HR-tuen vahvuuksista
- Valtuutusjärjestelmä sekä toiminnoille että henkilöille
- Työntekijä voi itse syöttää yhteystiedot
- Työtodistukset voidaan tulostaa eri työsuhteisiin
- HR kutsuu mm. koetyö voidaan säästää
- Työntekijän taidot voidaan tallentaa
- Työntekijälle kuuluvia asiakirjoja voidaan ladata
- GDPR-suojattu tiedonhallinta
Talouspaketti
Integroidun kirjanpidon ansiosta SoftOne GO:ssa vähennät hallintoasi. Sinulla voi olla rajoittamaton määrä varmistussarjoja, mikä helpottaa seurantaa ja raporttien tulostusta.
SoftOne GO:n kirjanpidon avulla saat käyttöösi muun muassa:
- Tuki jopa 6 ulottuvuudelle
- Porattavat raportit
- Kertymät seurannan taustalla
- Automaattiset julkaisut
- Tilianalyysi
- Budjetti ja raportit seurantaa varten
- ALV-valvonta ja ALV-tietojen vienti Ruotsin verovirastoon
- Muokattavat raportit ja raporttipaketit
- SIE-standardin mukaisten kirjanpitotapahtumien tuonti ja vienti
Mallin vahvistus - Kaupan bruttotuloslaskelma
- Lataa asiakirjat kuponkiin
Jos työskentelet Tilauksessa, lasku on valmis napin painalluksella
Laajan tilausluettelon ansiosta voit luoda ja laskuttaa tilauksia, joissa on oikea tila, suoraan. Voit laskuttaa kalenterilla tai ilman, ts. ajat, jotka olet ilmoittanut projektin yhteydessä. Kun lasku luodaan, se laskutetaan sähköpostitse, e-laskulla tai perinteisellä tavalla. Integrointi InExchange-verkkoon mahdollistaa verkkolaskutuksen. Lasku lähetetään asiakkaan haluamalla tavalla (e-lasku, paperi, sähköposti) ilman, että sinun tarvitsee miettiä sitä. Lasku voi tulla EDI-tiedostoina tai sähköpostitse tai postitse skannattavaksi tulkkausta varten.
Tehokkaan ROOT/RUT-virran avulla asiakirjat viedään Ruotsin verovirastoon tiedoston kautta.