SoftOne GO:lla saat järjestelmätuen koko liiketoimintaprosessillesi työaikaa varten. Budjetista ja tarpeista aikataulusuunnitteluun, todistukseen ja palkanmaksuun! Oikea määrä työntekijöitä, oikeilla taidoilla oikeassa paikassa ei ainoastaan takaa laatua, vaan myös sitä, että yritys maksaa juuri ne resurssit, joita todella tarvitaan. Näyttämällä kuinka hyvin nykyinen henkilöstö vastaa budjettia, tiedät etukäteen yrityksen tulevat palkkakustannukset.
SoftOne GO ei ole vain henkilöstöjärjestelmä, vaan myös HR-järjestelmä, joka tarjoaa sitoutuneita työntekijöitä. Kun esimiehenä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairas, muut työntekijät ovat ehkä jo ratkaisseet henkilöstöasioitasi. SoftOne GO:n avulla sinä yrityksenä, johtajana ja esimiehenä voit viettää aikasi ydinliiketoiminnan hoitamiseen ja se tarkoittaa, että sinulla on oikea määrä henkilökuntaa oikeassa paikassa.
Kuinka paljon resursseja yrityksesi todella tarvitsee kattaakseen yrityksen suunnitellut tehtävät? Tarvitsetko apua aikataulujen suunnittelussa? Käyttämällä henkilöstön optimointia saat optimaalisen henkilöstön joka kerta, ei enempää eikä vähempää. Jos noudatat suunnitelmaa, voit hallita kulujasi paremmin. Sisällytä budjetti ja näet koko kulun budjetista suunniteltuihin palkkakustannuksiin yhdessä ja samassa näkymässä!
Ajoitus pilvessä
Poikkeamat suunnitellusta ajasta, kuten ylityöt ja poissaolot, on tarkistettava, kun taas normaali työaika voidaan todentaa automaattisesti säännöillä, joita voidaan hallita tarpeidesi mukaan. Älykkäällä automatisoidulla testillä järjestelmä sertifioi kaiken, mitä ihmissilmän ei tarvitse katsoa. Näet vain sen, mitä tarvitset päätöksen tekemiseen ja korjaamiseen.
Jos työajat ovat oikeat ja varmennettu, palkkaluettelo on jo valmis
SoftOne GO:n palkanlaskenta perustuu sertifioituun aikaan, joka on jo tarkistettu ja hyväksytty. Polku palkanmaksuun on erittäin sujuva ja yksinkertainen. Jos jotain on korjattava, se tehdään kerran ja johtaa automaattiseen palkan uudelleenlaskentaan. Perinteistä vuodenvaihdetta ei myöskään enää tarvitse ottaa huomioon, vaan pitää vain jatkaa töitä.
Hyvin toimiva aikataulusuunnittelu on aika- ja henkilöstöratkaisun ydin. SoftOne GO:lla saat suunnittelutyökalun koko kululle budjetin ja henkilöstön optimoinnista perusaikatauluun, työaikatauluun ja suunniteltuihin tuloksiin yhdessä ja samassa näkymässä. Avainluvut ovat saatavilla sekä ennusteet, jotka voivat muuttua, kun suunnittelet muutoksia tai etsit korvaavia.
Päivä päivältä näet kuinka monta tuntia on suunniteltu ja mitkä palkkakustannukset lasketaan sekä päivältä että koko näytettävältä ajanjaksolta. Jos haluat tarkastella tiettyä henkilöstöluokkaa tai tietyntyyppistä työvuoroa, se toimii hyvin, jos käyttäjälläsi on tämä valtuutus.
Yleiskatsauksissa on selkeät käyttöliittymät ja erivärisiä työpasseja voidaan siirtää eri ihmisten välillä vetämällä ja pudottamalla. Vapaan työvuoron ympärillä on erillinen toiminto työajoineen, joita työntekijät voivat etsiä tai jotka voidaan lähettää esimieheltä työpyyntönä.
Työpassi voidaan liittää erikoisosaamisvaatimuksiin, jotka verrataan käytettävissä olevaan henkilöstöön. Henkilökunta voi itse ilmoittaa, haluavatko he työskennellä lisää ja milloin he ovat käytettävissä vai eivät.
Taktinen aikataulusuunnittelu, SoftOne termein ”Perusaikataulu” tarkoittaa, että varmistat, että aikataulu on perusasioissa oikein rullattu ja liittyy työntekijöiden sopimusaikaan eikä riko työaikasääntöjä. Tämä on myös asia, joka antaa työntekijöille varmuuden siitä, miltä heidän työaikansa näyttää.
Kun perussuunnitelma, strateginen suunnittelu, otetaan käyttöön, tullaan todellisuuteen. Poissaolot, vuorovaihdot, lisävuorot, sijaisten löytäminen ovat esimerkkejä siitä, mitä aikatauluttaja voi kohdata päivittäisessä työssään. SoftOnen vastaus operatiiviseen aikataulusuunnitteluun on ns. ”Työaikataulu”, joka mahdollistaa tehokkuuden perusaikataulusta poikkeamien käsittelyssä.
Passipyyntöjen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen tai passin vaihtaminen ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä SoftOne tarjoaa avuksi aikatauluttajan arkeen. Tietysti kaikki nämä toiminnot ovat myös helposti käytettävissä muutamalla painikkeen painalluksella suoraan mobiilisovelluksessa.
Näissä tapauksissa aikataulutus vaatii hieman ylimääräistä huolellisuutta, ts. strategista ajattelua, SoftOne tarjoaa ”Skenaarion suunnittelun”. Skenaariosuunnittelun avulla voit työskennellä epätyypillisten kausien, kuten joulun tai kesän, kanssa ja tehostaa niitä näin. Tuleeko jouluviikko hieman ylimääräisenä tänä vuonna? Simuloi muutoksia ennusteeseesi tai budjettiisi ja katso, miten ne vaikuttavat avainlukuihisi. Olitko tyytyväinen viime vuoden pääsiäisen aikatauluun? Kopioi aikataulut valinnaisille ajanjaksoille ja tee tarvittaessa pieniä muutoksia.
Kun olet lopettanut työskentelyn aikataulujärjestelmässäsi, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten, heittää pois tai ottaa sen käyttöön työaikataulussa.
Tavoitteena on luoda markkinoiden tehokkain aikataulutyökalu, strateginen, taktinen ja toiminnallinen aikataulu on koottu yhteen paikkaan SoftOne GO:n vastauksessa aikataulutukseen: Aikataulusuunnittelu.
Riippumatta siitä, kuinka hyvin olet suunnitellut työntekijöiden aikataulun, todellisuus tuo muutoksia. Työntekijät hakevat vapaata tai sairastuvat, yrityksen resurssitarve voi yhtäkkiä kasvaa. Toimintatilanteita voidaan hallita sekä matkapuhelimen että tietokoneen kautta. Työntekijät voivat hakea vapaata tai etsiä lisätyövuoroja mobiilisovelluksen tai tietokoneen kautta.
Esimies voi näyttää käytettävissä olevat työvuorot, jotta työntekijät voivat jonottaa töihin, tai esimies lähettää käytettävissä olevat työvuorot suoraan työpyyntönä tietyille työntekijöille, jolloin ensimmäisenä kyllä-vastaava on automaattisesti miehitetty nykyiseen työvuoroon.
Aikataulusuunnittelun muutoksissa noudatetaan jatkuvasti kaikkia käynnissä olevia valvontatoimia, kuten työaikasääntöjä, ja tunnusluvut lasketaan uudelleen uuteen tilanteeseen. Taitovaatimuksen mukaiset työvuorot tarkastetaan aivan kuten perusaikataulusuunnittelussa.
SoftOne GO ei ole vain työnhallintajärjestelmä, vaan myös järjestelmä, joka mahdollistaa työntekijöiden osallistumisen. Kun esimiehenä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairas tai hänellä on lastenhoito, muut työntekijät ovat ehkä jo ratkaisseet henkilöstöasioitasi.
SoftOne GO varmistaa, että yritys, johtaja ja esimiehet käyttävät aikansa ydinliiketoiminnan hoitamiseen, eli saamalla oikean henkilöstön oikeaan paikkaan tehokkaan henkilöstön avulla.
Ilmoittautuminen läsnäoloon vai poikkeamarekisteröinti? SoftOne GO:ssa voit hallita molempia tapoja kirjata työaika, joka on palkanmaksun peruste. Läsnäoloilmoittautuminen onnistuu aikapäätteellä tai kosketusnäytöllä ja poikkeamien rekisteröinti voidaan tehdä sekä mobiilisovelluksella että tietokoneella.
Työehtosopimuksen määräykset ja yhtiön eri henkilöstöryhmiä koskevat säännöt kootaan työaikasopimukseksi. Aikasopimuksessa luodaan palkkaperusta suunniteltuun aikaan, työaikaan, poissaoloon, ylityöhön sekä muihin lisäyksiin ja vähennyksiin perustuen. Joustavilla aikasäännöillä SoftOne GO pystyy hallitsemaan suurimman osan kaikista työehtosopimuksista.
Aikasopimuksessa määrätään, mitkä henkilöstöryhmät voivat ilmoittaa, mitkä poikkeamat ja voivatko työntekijät ilmoittaa sairaudesta itse. Aikasopimusten kautta voidaan luoda erilaisia saldoja ja hallita taukoja eri tavoin. Aikasopimukset sisältävät myös määräykset työaikalain seurannasta.
Jos käytät palkkamoduuliamme, palkkatosite on valmis palkanmaksuun, kun työaika on todistettu. SoftOne GO tekee sen täydellisesti, jos haluat työntekijöiden merkitsevän aikansa selkeästi tai esimiesten tekevän esisertifioinnin. Varmennemuistutuksia on saatavilla kaikille eri tasoille.
Jos sinulla on tällä hetkellä toinen palkanlaskentajärjestelmä, SoftOne GO voidaan integroida useimpiin markkinoilla oleviin palkanlaskentajärjestelmiin. Kun kaikki ajat on varmennettu, luodaan tiedosto, joka luetaan vastaanottavaan palkkajärjestelmään.
Aikataulun, ajan ja palkan välinen integrointi SoftOne GO:ssa tarkoittaa, että sinun tarvitsee tehdä hallinto vain kerran. Palkka päivitetään reaaliajassa lisäpoikkeamilla palkkioiden tai vähennysten muodossa.
Palkka voidaan yksinkertaisesti kuvata määrä x hinta = summa. Kaavan vaikeus ei ole Hinta (palkanlaskenta), vaan se, että numero (aikaraportointi) on oikea. Menestyäkseen tehokkaassa palkkahallinnossa on tärkeää pitää aikataulusuunnittelu ajan tasalla, jotta automaattinen varmenne toimii kuten pitääkin aikaraportoinnissa.
Palkkamuotoilussa et työskentele avoimella ja suljetulla työajalla, mutta siltä osin kuin olet lisännyt palkkakausia, näet alustavan palkan. Tämä tarkoittaa, että saat täyden hallinnan yrityksen palkkakuluihin.
Taannehtivalla palkkalaskelmalla työntekijä saa sellaisen palkan, jonka hän olisi saanut, jos kaikki tosiasiat olisivat olleet tiedossa tavanomaisessa palkanlaskennassa. Järjestelmä laskee automaattisesti uudelleen sekä korvaukset että vähennykset jokaiselta ajanjaksolta.
Toinen ainutlaatuinen ominaisuus on ”käänteinen kauppa”. Jos sinä esim. rekisteröity loma yhdessä päivässä ja maksanut tämän ennen kuin tiedettiin olevan sairas, ei tarvitse kuin ”kääntää” loma ja rekisteröidä sairas. Molemmat tapahtumat sisällytetään automaattisesti valitsemaasi maksujaksoon.
API-yhteydet Ruotsin verovirastoon yksinkertaistavat hallintoasi. Iso etu on, että mm. auton edut latautuvat automaattisesti.
SoftOne GO Palkanhallinta tekee lomavuoden päättymisestä helppoa.
SoftOne GO Palkanhallinnan tietoturva on tuotettu käyttäjäkohtaisilla oikeuksilla, joissa jokaiselle työntekijälle jaetaan tehtävänsä tarvitsemat oikeudet hallita omia aikojaan, poissaolojaan ja muita poikkeamiaan. Yksilöllinen palkkaerittely on helposti ladattavissa sovelluksen tai minkä tahansa alustan kautta.
Henkilöstön optimoinnin tavoitteena on tietysti toiminnan tehostaminen. Mutta samalla tavoitteena on myös lisätä työntekijöiden hyvinvointia vähentämällä liian suuren tai liian alhaisen henkilöstön määrää – molemmat aiheuttavat stressiä.
Kuinka paljon resursseja yrityksesi todella tarvitsee kattaakseen yrityksen suunnitellut tehtävät? Käyttämällä henkilöstön optimointia saat optimaalisen henkilöstön joka kerta, ei enempää eikä vähempää.
Henkilöstön optimointi on yrityksen strategisen suunnittelun työkalu, jossa lähdetään liikkeelle liiketoiminnan tarpeista ja samalla hallitaan kustannuksia.
Liiketoiminnan resurssitarve perustuu todelliseen myyntiin, kiinteisiin tehtäviin ja toimituksiin. SoftOne GO voi luoda aikatauluehdotuksen luomalla sääntelykehyksen yrityksen aikataulusyklejä ja taukoja varten sekä lähettämällä työntekijöitä heidän taidoineen.
Aikatauluehdotusta voidaan sitten käyttää edelleen aikataulusuunnittelussa henkilöstön perusaikataulujen luomiseen. Liiketoiminnan resurssitarpeet otetaan jatkuvasti mukaan aikataulusuunnitteluun, jotta seurantaa voidaan tehdä jatkuvasti toiminnan muutoksissa. Haluatko tietää lisää? Ole hyvä ja katso esittelyvideomme.
Ketjujen ja sivukonttoreiden sisäänrakennetun hierarkkisen talousrakenteen ansiosta liiketoiminta voi hyödyntää sekä keskitetyn että alueellisen ja paikallisen yleiskatsauksen ja hallinnan vahvuutta. Yksinkertaisesti kuvattuna se on tapa luoda organisaatiorakenne, joka helpottaa järjestelmän hallintoa ja käyttöönottoa, mikä tekee SoftOne GO:sta helppokäyttöisen.
Organisaatio- ja talousrakenne kietoutuvat toisiinsa ja perustuu tilihierarkiaan. Sarjan avulla yritysten, joilla on monia laitteita, on helppo suodattaa ja etsiä työntekijän, aikataulujen ja työvuorojen mukaan.
Tämä rakenne mahdollistaa yhtenäisen työskentelytavan ja säännösten noudattamisen samassa liiketoiminnassa, mikä yksinkertaistaa hallintoa. Organisaatiorakenne mahdollistaa myös henkilöstön lainaamisen konttoreiden ja myymälöiden välillä selkeästi.
SoftOne GO:n työllisyystiedot sisältävät tiedot, joita tarvitaan yrityksen henkilöstöstä voidakseen työskennellä aikataulusuunnittelun ja palkkaperustan kanssa. Palkkatiedot julkaistaan myös tapauksissa, joissa palkkamoduulia käytetään.
Työntekijöillä itsellään on mahdollisuus täydentää omilla yhteystiedoillaan. Kuka näkee ja mitä työntekijöitä ohjataan toimintojen valtuutusjärjestelmän ja ihmisten valtuutusjärjestelmän kautta.
Jokaisesta työsuhteesta on mahdollista tulostaa työtodistus. Joissakin tapauksissa, joissa rinnakkaistyö on käynnissä, on mahdollista tulostaa myös työtodistuksia.
Henkilöstöluokat määräävät, ketkä ovat kenen kanssa työtovereita ja kuka on sertifiointipäällikkö. Työtoverit saavat usein nähdä toistensa aikataulun ja työvuorotyypin. Ilmoitukset lomahakemuksista lähetetään vain varmentajan johtajalle tai muulle henkilölle, jolla on samat valtuudet.
Sertifiointipäällikkö tai muu henkilö, jolla on samat valtuudet, voi vastaanottaa muistutuksia mm. alan kokemusta ja ikää.
Osaamiskartoituksen tarkoituksena on varmistaa, että yrityksillä on oikeat taidot pystyä rakentamaan tehokkaita tiimejä ja toteuttamaan strategioitaan ja saavuttamaan tavoitteita.
SoftOnen osaamisvajetyökalun avulla voit helposti tunnistaa työntekijöiden osaamiset ja verrata niitä työntekijän asemaan ja siten tunnistaa osaamisvaje.
Sen lisäksi, että voit työskennellä osaamisvajeilla esimerkiksi koulutuskurssien suunnittelussa, voit käyttää osaamisvertailua myös aikataulusi suunnittelussa. Jos käytät toimintoa tarpeiden optimointiin, tämä ottaa osaamisen huomioon palveluita luotaessa.
Saat apua sen selvittämiseen, ketkä työntekijät voivat ottaa työvuoron jonkun poissa ollessa. Valituissa työvuoroissa voit linkittää nykyiset vaatimukset kompetensseihin, jotka sitten verrataan työntekijöihin. SoftOne GO ottaa huomioon nykyiset työaikasäännöt ja ketkä työntekijät ovat ilmoittaneet haluavansa tehdä lisävuoroja ja ovat käytettävissä kulloinkin.
Haastatteluissa dokumentoidaan esimerkiksi esittely, kehityshaastattelu, palkkahaastattelu, kuntoutushaastattelu tai erohaastattelu. Yleensä välittömällä esimiehellä on pääsy keskusteluun, mutta on mahdollista luoda erityisiä valtuuksia niin, että esimerkiksi vain henkilöstöpäällikkö ja työntekijä pääsevät siihen.
Kaikki keskustelut tallennetaan, joten voit aina palata katsomaan, mitä olet sopinut. Samalla voit dokumentoida, ketkä ovat osallistuneet keskusteluun. Työntekijälle kuuluvia asiakirjoja voidaan säilyttää.