Hyvin toimiva aikataulusuunnittelu on Time and Staffing -ratkaisun ydin

SoftOne GO:lla saat suunnittelutyökalun koko kululle budjetin ja henkilöstön optimoinnista perusaikatauluun, työaikatauluun ja suunniteltuihin tuloksiin yhdessä ja samassa näkymässä. Avainluvut ovat saatavilla sekä ennusteet, jotka voivat muuttua, kun suunnittelet muutoksia tai etsit korvaavia.

Päivä päivältä näet kuinka monta tuntia on suunniteltu ja mitkä palkkakustannukset lasketaan sekä päivältä että koko näytettävältä ajanjaksolta. Jos haluat tarkastella tiettyä henkilöstöluokkaa tai tietyntyyppistä työvuoroa, se toimii hyvin, jos käyttäjälläsi on tämä valtuutus.

Yleiskatsauksissa on selkeät käyttöliittymät ja erivärisiä työpasseja voidaan siirtää eri ihmisten välillä vetämällä ja pudottamalla. Ilmaisten työaikakorttien ympärillä on erillinen toiminto, josta työntekijät voivat hakea tai jotka voidaan lähettää esimieheltä työpyyntönä.

Työpassi voidaan liittää erikoisosaamisvaatimuksiin, jotka verrataan käytettävissä olevaan henkilöstöön. Henkilökunta voi itse ilmoittaa, haluavatko he työskennellä lisää ja milloin he ovat käytettävissä vai eivät.

Aikataulut voivat olla operatiivisia, taktisia ja strategisia

Taktinen aikataulusuunnittelu, SoftOne termein ”Perusaikataulu” tarkoittaa, että varmistat, että aikataulu on perusasioissa oikein rullattu ja liittyy työntekijöiden sopimusaikaan eikä riko työaikasääntöjä. Tämä on myös asia, joka antaa työntekijöille varmuuden siitä, miltä heidän työaikansa näyttää.

Kun perussuunnitelma, strateginen suunnittelu, otetaan käyttöön, tullaan todellisuuteen. Poissaolot, vuorovaihdot, lisävuorot, sijaisten löytäminen ovat esimerkkejä siitä, mitä aikatauluttaja voi kohdata päivittäisessä työssään. SoftOnen vastaus operatiiviseen aikataulusuunnitteluun on ns. ”Työaikataulu”, joka mahdollistaa tehokkuuden perusaikataulusta poikkeamien käsittelyssä.

Passipyyntöjen lähettäminen, poissaolojen korvaaminen tai passin vaihtaminen ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä SoftOne tarjoaa avuksi aikatauluttajan arkeen. Tietysti kaikki nämä toiminnot ovat myös helposti käytettävissä muutamalla painikkeen painalluksella suoraan mobiilisovelluksessa.

Näissä tapauksissa aikataulutus vaatii hieman ylimääräistä huolellisuutta, ts. strategista ajattelua, SoftOne tarjoaa ”Skenaarion suunnittelun”. Skenaariosuunnittelun avulla voit työskennellä epätyypillisten kausien, kuten joulun tai kesän, kanssa ja tehostaa niitä näin. Tuleeko jouluviikko hieman ylimääräisenä tänä vuonna? Simuloi muutoksia ennusteeseesi tai budjettiisi ja katso, miten ne vaikuttavat avainlukuihisi. Olitko tyytyväinen viime vuoden pääsiäisen aikatauluun? Kopioi aikataulut valinnaisille ajanjaksoille ja tee tarvittaessa pieniä muutoksia.

Kun olet lopettanut skenaarion suunnittelun, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten, heittää pois tai sisällyttää sen työaikatauluun.

Tavoitteena on luoda markkinoiden tehokkain aikataulutyökalu, strateginen, taktinen ja toiminnallinen aikataulu on koottu yhteen paikkaan SoftOne GO:n vastauksessa aikataulutukseen: Aikataulusuunnittelu.

Työskentele tehokkaasti operatiivisessa todellisuudessa

Riippumatta siitä, kuinka hyvin olet suunnitellut työntekijöiden aikataulun, todellisuus tuo muutoksia. Työntekijät hakevat vapaata tai sairastuvat, yrityksen resurssitarve voi yhtäkkiä kasvaa. Toimintatilanteita voidaan hallita sekä matkapuhelimen että tietokoneen kautta. Työntekijät voivat hakea vapaata tai etsiä lisätyövuoroja mobiilisovelluksen tai tietokoneen kautta.

Esimies voi näyttää käytettävissä olevat työvuorot, jotta työntekijät voivat jonottaa töihin, tai esimies lähettää käytettävissä olevat työvuorot suoraan työpyyntönä tietyille työntekijöille, jolloin ensimmäisenä kyllä-vastaava on automaattisesti miehitetty nykyiseen työvuoroon.

Aikataulusuunnittelun muutoksissa noudatetaan jatkuvasti kaikkia käynnissä olevia valvontatoimia, kuten työaikasääntöjä, ja tunnusluvut lasketaan uudelleen uuteen tilanteeseen. Taitovaatimuksen mukaiset työvuorot tarkastetaan aivan kuten perusaikataulusuunnittelussa.

Anna työntekijöiden olla mukana

SoftOne GO ei ole vain työnhallintajärjestelmä, vaan myös järjestelmä, joka mahdollistaa työntekijöiden osallistumisen. Kun esimiehenä heräät aamulla ja huomaat, että työntekijä on sairas tai hänellä on lastenhoito, muut työntekijät ovat ehkä jo ratkaisseet henkilöstöasioitasi.

SoftOne GO varmistaa, että yritys, johtaja ja esimiehet käyttävät aikansa ydinliiketoiminnan hoitamiseen, eli saamalla oikean henkilöstön oikeaan paikkaan tehokkaan henkilöstön avulla.

Jotkut SoftOne GO -aikataulutuksen vahvuuksista

• Budjetti työaikaan, palkkakustannuksiin ja myyntiin
• Henkilöstön optimointi tehtäviin ja toimituksiin
• Perussuunnitelma pitkän aikavälin suunnittelulle
• Työaikataulu lyhyen aikavälin suunnittelua varten
• Suunniteltujen palkkakustannusten tulos suoraan aikataulunäkymässä
• Budjetin, resurssitarpeiden, perusaikataulun, työaikataulun ja tulosten seuranta samassa näkymässä
• Avainluvut ja ennusteet
• Tehokas vaihtohallinta
• Pätevyysvaatimusten, työaikasääntöjen, saatavuuden seuranta jatkuvasti

Anna järjestelmän tehdä työt

Ilmoittautuminen läsnäoloon vai poikkeamarekisteröinti? SoftOne GO:ssa voit hallita molempia tapoja kirjata työaika, joka on palkanmaksun peruste. Läsnäoloilmoittautuminen onnistuu aikapäätteellä tai kosketusnäytöllä ja poikkeamien rekisteröinti voidaan tehdä sekä mobiilisovelluksella että tietokoneella.

Työehtosopimuksen määräykset ja yhtiön eri henkilöstöryhmiä koskevat säännöt kootaan työaikasopimukseksi. Aikasopimuksessa luodaan palkkaperusta suunniteltuun aikaan, työaikaan, poissaoloon, ylityöhön sekä muihin lisäyksiin ja vähennyksiin perustuen. Joustavilla aikasäännöillä SoftOne GO pystyy hallitsemaan suurimman osan kaikista työehtosopimuksista.

Aikasopimuksessa määrätään, mitkä henkilöstöryhmät voivat ilmoittaa, mitkä poikkeamat ja voivatko työntekijät ilmoittaa sairaudesta itse. Aikasopimusten kautta voidaan luoda erilaisia ​​saldoja ja hallita taukoja eri tavoin. Aikasopimukset sisältävät myös määräykset työaikalain seurannasta.

Palkkaperuste muuttuu palkanmaksuksi

Jos käytät palkkamoduuliamme, palkkatosite on valmis palkanmaksuun, kun työaika on todistettu. SoftOne GO tekee sen täydellisesti, jos haluat työntekijöiden merkitsevän aikansa selkeästi tai esimiesten tekevän esisertifioinnin. Varmennemuistutuksia on saatavilla kaikille eri tasoille.

Jos sinulla on tällä hetkellä toinen palkanlaskentajärjestelmä, SoftOne GO voidaan integroida useimpiin markkinoilla oleviin palkanlaskentajärjestelmiin. Kun kaikki ajat on varmennettu, luodaan tiedosto, joka luetaan vastaanottavaan palkkajärjestelmään.

Jotkut SoftOne GO Time -rekisteröinnin ja -sertifikaatin vahvuuksista

• Joustavat aikasäännöt palkkaasiakirjojen automatisointiin mm. OB, sairas OB ja ylityöt
• Aikapäätteet läsnäoloilmoittautumista varten tai asiakkaan valitsemat laitteet, kuten esim. iPad
• Poikkeamien rekisteröinti suoraan mobiilisovelluksessa
• SoftOne GO:n omalla palkkamoduulilla vältyt integraatioilta ja erilaisilta aika- ja palkkajärjestelmiltä
• Automaattinen testaus valitsee vain sen, minkä esimiehen on tarkistettava, ja johtaja säästää paljon aikaa samalla kun hän pystyy keskittymään olennaiseen
• Täydelliset palkanlaskentaintegraatiot useimpiin markkinoiden palkkajärjestelmiin