En väl fungerande schemaplanering är hjärtat i en lösning för Tid och Bemanning

Med SoftOne GO får du ett planeringsverktyg för hela flödet från budget & bemanningsoptimering, till grundschema, arbetsschema och planerat utfall i en och samma vy. Nyckeltal finns tillgängliga liksom prognoser som kan ändras under tiden du planerar för ändringar eller söker ersättare.

Dag för dag ser du hur många timmar som är planerade samt vilken lönekostnad som är beräknad både per dag och för hela den visade perioden. Vill du titta på en viss personalkategori eller en viss typ av arbetspass så går det utmärkt om din användare har den behörigheten.

Översikterna har tydliga gränssnitt och arbetspass i olika färger kan flyttas mellan olika personer med drag-and-drop-funktioner. Det finns en egen funktion runt Lediga pass med arbetstider som de anställda kan söka eller som kan skickas som en förfrågan om arbete från en arbetsledare.

Arbetspassen kan knytas till krav på särskilda kompetenser som matchas mot tillgänglig personal. Personalen kan själva ange om de vill arbeta mer och när de är tillgängliga eller inte.

Schemaplanering kan ske operativt, taktiskt och strategiskt

Den taktiska schemaplaneringen, i SoftOne-termer: ”Grundschemat”, innebär att du säkerställer att schemat är korrekt utrullat i grunden och förhåller sig till de anställdas kontrakterade tid samt inte bryter några arbetstidsregler. Detta är även något som inger en säkerhet till de anställda om hur deras arbetstider ser ut.

När grundschemat, den strategiska planeringen, är utrullat kommer vi till verkligheten. Frånvaro, pass-byten, extra-pass, hitta vikarier är exempel på vad en schemaläggare kan stöta på i sitt dagliga  arbete. SoftOnes svar på den operativa schemaplaneringen är det så kallade ”Arbetsschemat” som möjliggör en effektivisering i hantering av avvikelser från  grundschemat.

Skicka passförfrågningar, ersätta frånvaro eller byta pass är bara några fåtal exempel på vad SoftOne erbjuder i mån av att hjälpa schemaläggarens vardag. Självklart finns alla dessa funktioner även lättillgängliga med några knapptryck direkt i mobilappen.

I de fallen schemaläggningen kräver lite extra omtanke, d.v.s. ett strategiskt tänkande, erbjuder SoftOne ”Scenarioplaneringen”. Med scenarioplaneringen kan du laborera med avvikande perioder såsom julen eller sommaren och på så sätt effektivisera dem. Blir julveckan lite extra het i år? Simulera förändringar av din prognos eller budget och ser hur dina nyckeltal påverkas. Var du nöjd med förra årets påskschema? Kopiera över scheman till valfria perioder och gör småjusteringar om krävs.

När du laborerat klart i scenarioplaneringen kan du spara den till senare, kasta bort den eller rulla ut den i arbetsschemat.

Med målet att skapa det effektivaste schemaläggningshjälpmedlet på marknaden finns det strategiska, taktiska och operativa schemat allt samlat på ett ställe i SoftOne GOs svar på schemaläggning: Schemaplaneringen.

Arbeta effektivt i den operativa verkligheten

Hur väl du än har planerat de anställdas schema så kommer verkligheten med förändringar. De anställda söker ledigt eller blir sjuka, verksamhetens behov av resurser kanske plötsligt ökar. Operativa situationer kan hanteras via både mobilen och via din dator. De anställda kan både söka ledighet eller finna extra arbetspass via mobilapplikationen eller via sin dator.

En arbetsledare kan synliggöra lediga arbetspass som de anställda kan ställa sig i kö för att få arbeta, eller så skickar arbetsledare de lediga arbetspassen direkt som en arbetsförfrågan till vissa anställda där första som svarar Ja automatiskt är bemannad på aktuellt arbetspass.

Vid förändringar av schemats planering följer alla löpande kontroller, som till exempel arbetstidsregler, hela tiden med och nyckeltal räknas om till den nya situationen. Arbetspass med krav på kompetens kontrolleras precis som vid den grundläggande schemaplaneringen.

Låt de anställda vara delaktiga

SoftOne GO är inte bara ett arbetsledningssystem utan också ett system som ger delaktiga medarbetare. När du som arbetsledare vaknar upp på morgonen och ser att en anställd är sjuk eller har vård av barn så kan andra anställda redan ha löst din bemanning.

SoftOne GO ser till att företaget, chef och arbetsledare lägger tiden på att driva kärnverksamheten och det är genom att ha rätt personal på rätt plats genom en effektiv bemanning.

Några av styrkorna med SoftOne GO Schemaplanering

• Budget för arbetstimmar, lönekostnad och försäljning
• Bemanningsoptimering för arbetsuppgifter och inleveranser
• Grundschema för den långsiktiga planeringen
• Arbetsschema för den kortsiktiga planeringen
• Utfall av planerad lönekostnad direkt i schemavyn
• Uppföljning av budget, resursbehov, grundschema, arbetsschema och utfall i samma vy
• Nyckeltal och prognoser
• Effektiv ersättarhantering
• Uppföljning av kompetenskrav, arbetstidsregler, tillgänglighet löpande

Låt systemet göra arbetet

Närvaroregistrering eller avvikelseregistrering? I SoftOne GO kan du hantera båda sätten att registrera den arbetade tiden som är underlaget för löneutbetalningen. Närvaro kan registreras via tidterminal eller pekskärm och avvikelseregistrering kan göras både via mobilapplikation och dator.

Kollektivavtalets regelverk tillsammans med verksamhetens regler för olika personalkategorier sammanförs i ett tidavtal. Tidavtalet skapar löneunderlaget baserat på planerad tid, den arbetade tiden, frånvaro, övertid och övriga tillägg och avdrag. Med flexibla tidregler klarar SoftOne GO av att hantera majoriteten av alla kollektivavtal.

Tidavtalet styr vilka personalkategorier som kan ange vilka avvikelser samt om de anställda kan sjukanmäla sig själva. Olika saldon kan skapas och raster kan hanteras på olika sätt genom tidavtalen. Tidavtalen innehåller även regelverket för uppföljningen mot arbetstidslagen.

Löneunderlaget blir till löneutbetalning

Använder du vår lönemodul så är löneunderlaget klart för löneutbetalning när den arbetade tiden är attesterad. Vill du att de anställda klarmarkerar sina tider eller att arbetsledare förattesterar så klarar SoftOne GO det alldeles utmärkt. Påminnelser för attest finns för alla olika nivåer.

Har du idag ett annat lönesystem så kan SoftOne GO integreras mot de flesta lönesystem som finns på marknaden idag. När alla tider är attesterade så skapas en fil som läses in i mottagande lönesystem.

Några av styrkorna med SoftOne GO Tidregistrering och attest

• Flexibla tidregler för automatisering av löneunderlag för t.ex. OB, sjuk-OB och övertid
• Tidterminaler för närvaroregistrering eller kundvald hårdvara som t.ex. iPad
• Avvikelseregistrering direkt i mobilapplikationen
• Med SoftOne GOs egen lönemodul slipper du integrationer och olika system för tid och lön
• Automatattest selekterar endast det som chefen behöver granska och chefen sparar mycket tid samtidigt som kan fokusera på det som är väsentligt
• Färdiga löneintegrationer till de flesta av marknadens lönesystem