Näin vältät turhat tuplatyöt ja saat arkeen enemmän sujuvuutta
Hallinto on useimmille asentajille välttämätön paha – mutta samalla yksi niistä alueista, joilla on eniten voitettavaa. Jokainen tunti, jonka käytät numeroiden naputteluun, tietojen etsimiseen tai lähetteiden jahtaamiseen, on tunti, jota et voi laskuttaa.
Olen Jonas Morin ja toimin SoftOnella liiketoimintajohtajana. Työssäni kohtaan päivittäin sähköalan yrityksiä, jotka kamppailevat juuri näiden asioiden kanssa. Hyvä uutinen? On olemassa fiksumpia tapoja tehdä töitä – ja yrityksiä, jotka ovat jo puolittaneet hallinnollisen työn määrän.
Tässä kuusi konkreettista tapaa vapauttaa aikaa, välttää tuplatyöt ja saada parempi vauhti sekä projekteihin että talouteen.
1. Työskentele reaaliajassa – parempi hallinta ja projektien sujuvuus
Moni turhautuu, kun ei tiedä tarkalleen, missä vaiheessa projekti on. ”Missä mennään?”, ”Onko materiaali tullut?”, ”Onko tuntikirjaus tehty?” – tällaiset kysymykset vievät aikaa, aiheuttavat väärinkäsityksiä ja johtavat tuplatyöhön.
Ratkaisu: varmista, että koko tiimi työskentelee samassa digitaalisessa työkalussa, jossa projektin tila, materiaalien käyttö ja tunnit päivittyvät reaaliajassa. Näin vältetään tietoaukot ja saadaan sujuvuutta suunnitteluun ja seurantaan. Tuloksena on vähemmän virheitä, parempi yhteistyö – ja selvästi vähemmän hallintoa.
2. Automatisoi materiaalinhallinta – vähemmän näppäilyä
Tuotteiden manuaalinen syöttäminen on yhä yksi suurimmista aikasyöpöistä yrityksissä. Se on sekä työlästä että riskialtista – yksi väärä numero voi sotkea koko laskutuksen.
Ratkaisu: käytä järjestelmää, joka on kytketty tukkureiden EDI-virtoihin. Näin saat automaattisesti työmääräykselle lähetteet, tuotteet ja oikeat nettohinnat – ilman manuaalista syöttöä.
Lisäksi voit helposti skannata materiaalin suoraan puhelimella – esimerkiksi lukemalla viivakoodin omasta varastosta tai käyttämällä digitaalista kansiota puhelimessa. Tämä säästää tunteja viikossa ja vähentää virheitä merkittävästi.
3. Tee työ loppuun – paikan päällä, mobiilissa
On iso ero siinä, dokumentoidaanko työ heti vai muistellaanko jälkikäteen, mitä tuli tehtyä. Siksi kolmas vinkkini on yksinkertainen: anna asentajille työkalut, joilla he voivat sulkea työmääräyksen heti paikan päällä.
Kun tunnit kirjataan heti, materiaalit lisätään saman tien ja dokumentaatio tallennetaan paikan päällä, tiedot ovat tarkempia ja jälkityötä on vähemmän. Tämä vapauttaa aikaa sekä asentajilta että toimiston hallinnolta.
4. Työskentele pilvessä – pääsy kaikkeen myös kentällä
Monilla yrityksillä on verkkopohjaisia järjestelmiä – mutta se ei aina tarkoita, että kaikki tieto olisi saatavilla siellä, missä sitä eniten tarvitaan: asiakkaan luona. Dokumenttien, historian tai tilaustilanteen löytäminen voi silti olla hankalaa.
SoftOne GO:ssa kaikki olennainen tieto on yhdessä paikassa ja reaaliaikaisesti käytettävissä – puhelimella, tabletilla tai millä tahansa tietokoneella. Tämä mahdollistaa saumattoman työskentelyn sekä asentajille että hallinnolle, ilman pullonkauloja.
5. Digitalisoi ja automatisoi mahdollisimman paljon
Yritykset, jotka automatisoivat prosessinsa, eivät ainoastaan vähennä hallintoa – ne myös kasvavat nopeammin. Tämä näkyy selvästi asiakkaissamme.
Kun tuntikirjaus, materiaalinhallinta, laskutusaineistot ja palkka-aineistot hoidetaan digitaalisesti, vapautuu valtavasti kapasiteettia. Olen nähnyt sähköalan yrityksiä, jotka ovat puolittaneet hallintonsa ja samalla ottaneet enemmän asiakkaita ilman lisärekrytointeja. Tämä ei ole vain ajan säästöä – se on kannattavamman ja skaalautuvamman liiketoiminnan rakentamista.
6. Vältä tuplatyö – kokoa kaikki yhteen järjestelmään
Monet alan yritykset käyttävät yhä useita eri järjestelmiä tilauksille, taloudelle ja projekteille. Tämä johtaa usein tuplatyöhön – samoja tietoja pitää syöttää useaan paikkaan, mikä vie aikaa ja lisää virheriskiä.
Vahvin suositukseni: käytä kokonaisjärjestelmää, jossa kaikki on integroituna. Asiakas- ja tilaustiedot syötetään kerran, ja ne kulkevat koko prosessin läpi. Tämä säästää aikaa, vähentää virheitä ja luo selkeämmän rakenteen ja turvallisuuden koko toimintaan.
Haluatko sinäkin vähentää hallintoa – ja saada enemmän aikaa tuottavaan työhön asiakkaiden luona?
Näytän mielelläni, miten tämä toimii käytännössä – olipa sinulla pieni yritys tai kasvava organisaatio.
