Så slipper du dubbeljobb och får bättre snurr i vardagen som installatör

Administration är ett nödvändigt ont för de flesta installatörer – men också ett av de områden där det finns mest att vinna. Varje timme du lägger på att knappa siffror, leta uppgifter eller jaga följesedlar är en timme du inte fakturerar.

Jag heter Jonas Morin och är affärschef på SoftOne. I mitt arbete möter jag dagligen elfirmor som kämpar med just det här. Det goda nyheten? Det finns smartare sätt att jobba – och företag som redan har halverat sin admintid.

Här är sex konkreta sätt att frigöra tid, slippa dubbeljobb och få bättre snurr på både projekten och ekonomin

1. Jobba i realtid – få koll och flyt i projekten

Jag hör ofta hur frustrerande det kan vara att inte veta exakt vad som händer i ett projekt. ”Var är vi i arbetet?”, ”Har materialet kommit in?”, ”Har tidrapporten registrerats?” – den typen av frågor tar tid, skapar missförstånd och leder till dubbeljobb.

Mitt råd: se till att hela teamet jobbar i samma digitala verktyg, där projektstatus, materialåtgång och tider uppdateras i realtid. Då slipper ni informationsgap, och ni får ett helt annat flyt i både planering och uppföljning. Resultatet blir färre fel, bättre samarbete – och betydligt mindre administration.

2. Automatisera materialhanteringen – slipp knappandet 

Manuell inmatning av artiklar är fortfarande en av de största tidstjuvarna jag ser ute hos företag. Det är både omständligt och riskfyllt – en siffra fel och hela faktureringen kan bli fel.

Lösningen? Använd ett system som är kopplat till grossisternas EDI-flöden. Då får du automatiskt in följesedlar, artiklar och korrekta nettopriser direkt i arbetsordern. Du slipper sitta och mata in allt själv – och får ändå full kontroll. För firmor med många småjobb kan det här handla om timmar sparade varje vecka.

Dessutom kan du enkelt scanna material direkt med mobilen – till exempel genom att läsa av streckkoder från eget lager, eller via en digital pärm du har med dig i mobilen. För firmor med många småjobb kan det här handla om timmar sparade varje vecka – och betydligt färre fel.

3. Gör klart jobbet – på plats, i mobilen

Det är stor skillnad på att försöka minnas vad som gjordes i efterhand – och att dokumentera direkt när jobbet är klart. Därför är mitt tredje tips enkelt: ge dina montörer verktyg att avsluta arbetsordern direkt i mobilen, ute hos kund.

När tiden rapporteras direkt, material läggs in i stunden och all dokumentation sparas på plats blir det både mer korrekt och mindre att göra i efterhand. Du frigör tid – både för montören och för adminpersonalen på kontoret.

4. Arbeta i molnet – ha tillgång till allt, även ute på fältet

Många firmor har idag webbaserade system – men det betyder inte alltid att all information är tillgänglig där den behövs som mest: ute på fältet. Det kan fortfarande vara krångligt att få tag i rätt dokumentation, historik eller orderstatus när du står hos kund.

Med SoftOne GO har du all relevant information samlad och tillgänglig i realtid – direkt i mobilen, surfplattan eller valfri dator. Det gör att både montörer och adminpersonal kan arbeta sömlöst, oavsett plats. Du slipper flaskhalsar, får snabbare flöden och undviker att jobbet stannar upp i onödan.

5. Digitalisera och automatisera så mycket du bara kan

Företag som automatiserar sina flöden gör inte bara mindre admin – de växer snabbare. Det ser jag tydligt hos våra kunder. När tidrapportering, materialhantering, fakturaunderlag och löner sköts digitalt frigörs enormt mycket kapacitet.

Jag har sett elfirmor halvera sin admin – och samtidigt ta in fler kunder utan att behöva anställa. Det handlar inte bara om att spara tid, utan om att bygga en mer lönsam och skalbar verksamhet.

6. Undvik dubbelarbete – samla allt i ett system

Många hantverksföretag jobbar fortfarande i flera olika system för order, ekonomi, lön och projekt. Det leder ofta till dubbelarbete – samma information måste matas in på flera ställen, vilket både tar tid och ökar risken för fel.

Min starkaste rekommendation: använd ett helhetssystem där allt hänger ihop. Då räcker det att lägga in kund- och orderuppgifter en gång – sen följer de med hela vägen genom processen. Det sparar tid, minskar missar och skapar bättre struktur och trygghet i hela verksamheten.

Vill du också kapa din admintid – och få mer tid för lönsamt arbete ute hos kund?
Jag visar dig gärna hur det fungerar i praktiken – oavsett om du driver en liten firma eller en växande organisation.
Boka en kostnadsfri genomgång – digitalt eller personligt.