6 sätt att minska din admintid

1. Ha all information du behöver kring dina projekt tillgänglig i realtid

Med affärssystemet SoftOne GO kan alla som är inblandade i ett projekt eller en order arbeta i den samtidigt, och statusen är synlig för alla i realtid.

Elinstallatören Mattias Hjelm vill ha koll på sina projekt i realtid och slippa onödig administration.

– Tidigare la jag betydligt mycket mer tid på administration. Det var alltid något som behövde justeras, strykas eller läggas till. Nu har vi en gemensam knytpunkt till projekten. Det underlättar samarbetet då alla involverade kan se materialåtgång, tider och anteckningar. Tidigare har vi ibland tagit ut dubbelt så mycket material för att vi inte haft direkt insyn i projektet, säger Mattias Hjelm, Elektriker på TIS El AB.

2. Se dina grossisters uppdaterade prislistor och dina nettopriser med ett klick

SoftOne samarbetar med de flesta större grossister. Det betyder bland annat att du får följesedeln på materialet direkt in i arbetsordern och dina grossisters prislistor och nettopriser är lättillgängliga.

På familjeföretaget Låångs El i Gävle slipper de manuell handpåläggning då materialet automatiskt förs in i arbetsordern.

– Tack vare EDI-kopplingen mot grossisterna får vi in alla artiklar på rätt order till rätt pris, utan manuell handpåläggning. Vi har mycket småuppdrag och tidigare blev det mycket handknappning. Vi sparar mycket tid och administration på den automatiserade materialhanteringen, och det är en av de främsta orsakerna till att vi bytte till molntjänsten, säger Joel Låång, VD på Låångs El.

3. Utnyttja tiden hos kund för att göra dina ordrar direkt i din telefon

Genom att göra din administration på kundens tid i vår app sparar du både tid och pengar. Med SoftOne GO mobilapp har du alltid tillgång till de verktyg du behöver för att enkelt och smidigt sköta administrationen direkt ute hos kunden.

– Den största skillnaden för våra elmontörer är helt klart appen. Den förenklar deras arbete enormt. I och med att de alltid har telefonen med sig kan de enkelt och korrekt göra klart arbetsorderna direkt vilket även underlättar för oss på kontoret, säger Gunilla Johansson, ekonomiansvarig på JoSwe El.

4. Använd ett molnsystem så att du kan jobba när och var du vill

Genom att arbeta i molnet skapas transparens och delaktighet, där både chefer och anställda är involverade i samma system. Alltid tillgängligt, alltid uppdaterat, alltid säkert.

– Allt underlag är sparat i molnet så jag behöver inte oroa mig för att datorn går sönder. Bara jag kommer åt en dator och internet, har jag allt jag behöver för att kunna göra mitt jobb, säger Joel Låång.

5. Låt systemet göra jobbet åt dig och lägg inte tid på manuella inmatningar

Manuell hantering tenderar att ta mycket tid, men ökar också risken för fel då artiklar eller följesedlar lätt kan tappas bort eller missas.

– Med SoftOne GO är allt automatiserat. Tidigare behövde jag mata in underlag manuellt men nu ligger allt samlat i systemet via EDI. Jag sparar otroligt mycket tid på automatiseringen. Nu räcker det att jag spenderar två dagar åt administration istället för fyra. De resterande dagarna kan jag vara ute på fältet vilket betyder att jag kan ta in dubbelt så många kunder, fortsätter Joel Låång.

Gunilla på JoSwe El är av samma åsikt.

Gunilla Johansson på JoSwe El uppskattar SoftOne GO mobilapp som förenklar arbetet för montörerna ute på fältet men också för henne på kontoret.

– När så mycket av arbetet sker digitalt och automatiserat får vi betydligt mycket mer tid och kan ha flera projekt på gång parallellt. Det har gjort att vi kunnat sätta nya, effektivare rutiner i vårt administrativa arbete, säger hon.

6. Gör inte adminarbetet fler gånger än du behöver

SoftOne GO är ett helhetssystem vilket innebär att det räcker med att du lägger in uppgifter en gång, på ett ställe, för att de ska bli tillgängliga för alla inom verksamheten.

– Installatörerna kan själva lägga upp kunde och order i appen så att jag direkt får in det fakturaunderlag jag behöver, fortsätter Joel.

På Sörens El arbetade de tidigare i olika system.

– Det blev en hel del dubbelarbete och manuell hantering av att arbeta i två olika system. Jag behövde skriva in varenda rad manuellt. När vi fick höra att SoftOne även hade en app för order, projekt, fakturering och bokföring som kunde ersätta handdatorn blev beslutet att byta enkelt. Helhetssystemet SoftOne GO öppnade upp en helt ny värld för oss, säger Jan Karlsson som är ekonomi- och administrationsansvarig på företaget.

Vill du veta mer? Ta del av våra kostnadsfria, digitala presentationer. Läs mer och boka här.