Kundcase: Johan Risberg på ICA Supermarket HABO

,

Johan Risberg är butikschef på ICA Supermarket HABO utanför Jönköping. Våren 2017 började de använda SoftOne GO Schema för planering och administration av de 45 anställda.

”Innan vi började använda SoftOne för vår schemaplanering hade vi egentligen inget ordentligt verksamhetsstöd. Vi ritade scheman i ett program och administrerade och stämplade in i ett annat. Ändringar fick vi kommunicera via sms. Det gick åt mycket papper och pennor”, säger Johan skrattandes.

Schemahanteringen tog upp en stor del av Johans dagar och han började tröttna på allt onödigt dubbelarbete. Behovet av en förändring blev uppenbart. Johan visste att ICA centralt letade efter en långsiktig partnerlösning och blev lättad när beskedet om att SoftOne och ICA påbörjat ett samarbete kom.

Så fort implementationen var klar lämnade de sitt gamla arbetssätt och började arbeta i det nya systemet.

”Alla är så vana vid mobiler och appar idag, så omställningen för personalen var enkel. De uppskattar speciellt att schemat alltid är aktuellt. Själv kan jag slappna av, risken för missförstånd är betydligt mindre för jag vet att alla har den senaste versionen av sitt schema”, säger Johan.

ICA Supermarket HABO har använt SoftOne Schema i två år och berättar att han överlag är mycket nöjd.

”Jag får en helhet med hjälp av systemet som jag inte hade tidigare och tiden jag behöver lägga på schemaadministration har halverats. Det är slut med dubbelarbete. Gör jag en ändring så uppdateras och sparas den automatiskt. I slutet på månaden behöver jag bara trycka på en knapp så är allt klart”, säger Johan.

”Systemet sköter sig såklart inte av sig självt, men jag har en annan ro i själen för jag vet att systemet är vattentätt. De synpunkter jag haft på systemet har jag varit noga med att framföra. På så sätt bidrar jag till att höja kvaliteten inte bara för min egen butik, utan även alla andra ICA-butiker som använder systemet,” fortsätter Johan.

En annan aspekt av det nya arbetssättet som Johan uppskattar är den mobilitet som följer med en molntjänst. ”Nu kan jag arbeta från vilken dator som helst, vartsomhelst”, säger Johan.

Avslutningsvis får Johan frågan om han skulle rekommendera SoftOnes Schemaplanering till andra ICA-butiker. Hans svar kommer snabbt; ”Det har jag redan gjort flera gånger”.

Personalprofilen: Anki Cronås

,

SoftOne har tillsatt ett erfaret team som är dedikerade åt dagligvaruhandeln. Här träffar Anki, en av de konsulter som du kanske har eller kommer att arbeta tillsammans med.

Vad är din roll på SoftOne?
Min roll som Verksamhetskonsult inom HR är att hjälpa kunden att förstå systemet för Schema, Tid och Bemanning och tillsammans med kunden bygga och anpassa HR-systemet utifrån de specifika behov kunden har.

Hur ser arbetet som konsult ut?
Jag håller främst i kundutbildningar, uppsättningar där vi bygger och implementerar systemen och uppföljningsmöten där vi säkerställer att det fungerar som det ska.  Implementationsperioden är det som tar mest tid. Från start till slut tar den i genomsnitt tre månader. Den första fasen, där vi kartlägger kundens behov, är absolut viktigast. Kunden har en stor möjlighet att påverka systemets funktioner, något inte alla är vana vid.

Vad är fördelarna med SoftOne GO?
Jag har arbetar med olika tidssystem inom dagligvaruhandeln i större delen av mitt yrkesverksamma liv. SoftOne Go är det största och mest avancerade system jag arbetat i, men också det enda kompletta systemet. Det är ett oslagbart system som är väldigt användarvänligt när uppsättningarna är på plats.

Tack vare den snabba utvecklingstakten på SoftOne får kunderna hela tiden tillgång till nya funktionaliteter. Vi kan enkelt lägga till fler moduler, vilket gör att kunderna enkelt kan växa med systemet. Det innebär att jag aldrig är sysslolös. Mitt jobb bygger mycket på att ha en bra relation och dialog med kunden, något jag värdesätter högt.

 

Tips inför en implementation:

  • Gör en ordentlig kartläggning av era behov tillsammans med konsulten
  • Se till att du och konsulten förstår varandra och har en gemensam samsyn och dialog under implementationens gång.
  • Avsätt tid under alla faser av implementationen. Det tar tid att få ett HR-system på plats – men är värt det!

Nytt lagkrav om e-fakturor införs 1:a april 2019

,

Från och med 1:a april 2019 är det lagstiftat för alla myndigheter och statliga verksamheter att kunna ta emot e-fakturor. Det betyder att du som företagare som fakturerar offentlig sektor måste skicka e-fakturor. E-fakturorna ska följa den europeiska standarden PEPPOL, Pan-European Public Procurement On-Line. SoftOne GO följer alla de nya kraven för e-fakturor enligt PEPPOL-standarden via vårt partnerskap med InExchange.

Skicka och ta emot e-fakturor med SoftOne GO

Sedan 2016 får kunder hos SoftOne inte bara ett kostnadseffektivt alternativ för sin fakturahantering utan även en möjlighet till att minska sin administration. Då helintegrerade nämligen SoftOne sitt molnbaserade affärssystem SoftOne GO med InExchange Network via API integration. Det innebär att SoftOnes kunder kan skicka, och inför 1:a april även kommer kunna ta emot, fakturor elektroniskt, direkt från sitt affärssystem.

För att kunna skicka e-fakturor i SoftOne GO behöver du ett tilläggsavtal. Det är enkelt att få på plats och går snabbt att aktivera. Kontakta din säljkontakt så får du hjälp att komma igång!

Vårt mål är alltid att det ska vara enkelt för våra kunder att sköta sin affärskommunikation. Att fakturor automatiskt och elektroniskt kommer in och ut ur våra affärssystem utan krångliga mellansteg är en självklarhet för oss. En självklarhet som nu även kommer vara lagstadgad från och med den 1:a april,” säger Håkan Lord, VD för SoftOne Group.

SoftOne GO’s e-fakturering i samarbete med InExhange

Fördelar för företagaren:

  • Slipp den manuella processen med utskrift, kuvertering och frankering av pappersfaktura
  • Slipp väntetider – fakturan når mottagaren direkt
  • Fakturauppgifterna registreras snabbt och korrekt i mottagarens system

Fördelar för myndigheten, kommunen eller landstinget:

  • Slipper manuell hantering av post
  • Minimerar fel när fakturor inte skannas från papper
  • Slipper manuell registrering – fakturauppgifterna i leverantörsfakturorna läggs in automatiskt i programmet.

Vad är egentligen en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. Lagkravet innebär att t.ex. fakturor i PDF-format och inskannade fakturor inte godkänns.

Fakta om nya lagen

Den nya lagen klubbades i riksdagen juni 2018 och innebär att offentlig sektor (statliga myndigheter, kommuner och landsting) i Sverige bara skall ta emot e-fakturor från sina leverantörer. Den är baserad på ett EU-direktiv, en standard vid namn PEPPOL. PEPPOL är ett standardiserat sätt att utbyta elektroniska dokument inom och över EU:s gränser. E-faktura är ett lagkrav i många andra länder sedan flera år tillbaka. När lagen börjar gälla den 1 april 2019, gäller lagkravet de upphandlingar som påbörjats efter att lagen träder i kraft.

Lagen beräknas påverka 300 000 leverantörer och fler än 30 miljoner fakturor per år. Lagkravet förväntas leda till stora besparingar tack vare förenklad fakturahantering och minskade portokostnader, men även långsiktiga och kortsiktiga samhällsekonomiska och miljömässiga vinster.

 

Före 1:april behöver du ha stöd för e-faktura.

0Weeks0Days0Hours0Minutes0Seconds

 

Du kan lära dig mer om det nya lagkravet för e-fakturor till offentlig sektor i den här filmen producerad av DIGG, Myndigheten för digital förvaltning.

 

Lär dig mer om softone.online

,

 

Vad är softone.online?
Det är en gemensam säkerhetslösning och inloggningsportal för hela vår plattform, och den är skapad för alla som loggar in i våra system som uppfyller kraven för GDPR. Där kan du ställa in de inställningar du vill ha för ditt konto och skapa din profil som du sedan använder för att logga in i SoftOne GO.

Vad gör jag om jag inte kan logga in?
Med softone.online är det lättare än någonsin att själv hantera dina inloggningsuppgifter. Webbläsaren hjälper dig att komma ihåg användarnamnet och det finns enbart en plats att logga in på. Har du problem med inloggningen kan du få hjälp med att både skapa en ny användare och att logga in via vår manual. Du hittar den här.

Blir det säkrare med softone.online?
Ja. Portalen innebär att vi uppdaterar vår plattform till senaste säkerhetsstandard. SoftOne GO har alltid haft hög säkerhet, och det är centralt för både oss och våra användare att hela tiden uppdatera säkerheten. SoftOne är ISO27001-certifierade och självklart är systemet GDPR kompatibelt.

Kan jag välja ett eget användarnamn?
Ja, det går bra. Genom att klicka på kugghjulen i övre högra hörnet i inloggningsrutan så kan du logga in på användarinställningar. Där ändrar du användarnamnet. Det kräver att du samtidigt byter lösenord. Det här gör att du som användare själv har möjlighet att skapa din profil, istället för att du är beroende av din chef.

Kan jag använda multifaktorinloggning?
Ja. Det finns funktioner för att få valideringskod via sms. Det här aktiverar du under användarinställningar efter att du som användare bekräftat ditt telefonnummer.

Vilka andra fördelar ger softone.online?
Portalen ger oss på SoftOne möjlighet att lägga upp information om sådant som rör våra system. Eftersom alla användare, oberoende om man loggar in från mobilen eller på webben, går via samma inloggning kan vi enklare nå ut med viktig information.

 

 

SoftOne Group stärker sitt ledningssystem för informationssäkerhet ytterligare

,
SoftOne ligger i framkant inom säkerhet och dataintegritet för den information vi hanterar som tillhör oss såväl som våra kunder.

SoftOne Group är ISO27001 certifierad och har nu granskats av revisorer för andra året i rad med fullt godkännande.

SoftOne Group har ett ledningssystem för informationssäkerhet enligt ISO 27001 och certifierades under slutet av 2017. Nu har ledningssystemet för informationssäkerhet reviderats vilket sker på årlig basis. Som ett resultat av revideringen stärkts säkerhetsrutinerna ytterligare enligt processen för upprätthållande av certifiering för ISO27001. Den årliga revisionen genomfördes under slutet av 2018 och godkändes formellt januari 2019.

ISO27001-certifieringen är en viktig kvalitetsstämpel som stödjer SoftOnes mål att få branschens mest nöjda kunder. Informationssäkerhet är något vi jobbar med systematiskt inom SoftOne Group. Vi förbättrar oss kontinuerligt och detta är av yttersta vikt med tanke på lagen enligt GDPR, men även rent generellt för våra kunders säkerhet. En molntjänst som SoftOne GO upprätthåller en betydligt högre säkerhet än mindre och medelstora företag förmår att åstadkomma med egna lokala system” säger Håkan Lord, CEO SoftOne Group.

Vad är ISO27001?

ISO27001 är ett ramverk som hjälper organisationer som strävar efter förbättrad kontroll över informationssäkerheten. Den internationellt erkända standarden ISO 27001 är framtagen och verifierad av experter runt om i världen. Genom att tillämpa standarden kan företag på ett bättre sätt identifiera risker och införa lämpliga kontroller.

SoftOne Groups ledningssystem för informationssäkerhet omfattar såväl fysisk säkerhet som en säker infrastruktur och en säker molntjänst. Loggning sker av händelser inom samtliga vitala delar och omfattar löpandeincidenthantering. Ett säkerhetsråd bestående av utvecklingschef, ansvarig Infrastruktur, CFO och CEO följer löpande upp säkerheten och arbetar för att kontinuerligt stärka denna. Alla i personalen involveras och säkerheten testas löpande proaktivt inom olika områden. SoftOne har erbjudit internetlösningar sedan 2009 och har under åren byggt upp processer, metoder och tekniker för att kunna möta våra kunders behov av säkerhet, sekretess och tillgänglighet.

SoftOnes ISO27001-certifiering innebär att du får en partner som har:
  • Säkerställd hög kompetens inom IT-säkerhetsområdet för alla anställda.
  • Oberoende löpande granskning av säkerhet och rutiner via certifierad IT-säkerhetsrevisor.
  • Krav på uppdaterade riskanalyser över viktiga funktioner.

 

Om SoftOne Group

SoftOne Group är ett nordiskt bolag som erbjuder molntjänsten SoftOne GO Affärs- och HR System till mindre och medelstora företag i Norden. Bland kunderna finns ICA, Elkedjan, Mathem, Tele2 butikerna, Instalco med flera inom detaljhandeln, service- och hantverksföretag och redovisningsbyråer. SoftOne GO Molntjänst omfattar såväl moduler inom försäljning och ekonomi som projektredovisning, logistik, HR och lön och är den ledande helhetslösningen som molntjänst på den nordiska marknaden.

SoftOne stödjer Team Rynkeby och Barncancerfonden

Team Rynkeby – God Morgon är ett europeiskt välgörenhetsprojekt för att samla in pengar till förmån för barn drabbade av cancer. Sedan 2002 har de varje år tagit sig an den tuffa utmaningen att cykla hela vägen till Paris. Sedan starten har de samlat in mer än 450 miljoner kronor till barncancerforskning i Norden.

Deltagarna är organiserade i olika lag som gemensamt cyklar till Paris. Idag består projektet av 2100 motionscyklister och 450 funktionärer fördelade på 54 lokala lag från Sverige, Danmark, Finland, Norge, Färöarna, Island och Tyskland. År 2018 donerade Team Rynkeby – God Morgon i Sverige 34,9 miljoner kronor till kampen mot barncancer, som oavkortat gick till Barncancerfonden.

”Vi är ytterst tacksamma för SoftOnes sponsorbidrag. Vi är stolta över att kunna bidra med en betydande del av Barncancerfondens gåvor och vara den enskilt största bidragsgivaren genom det arbete vi gör med Team Rynkeby i Sverige. Utan sponsorer som SoftOne hade vårt projekt varit fruktlöst”, säger Carl-Johan Pousette, deltagare i Stockholmslaget.

Målet är en hundraprocentig överlevnad för barn drabbade av cancer
Barncancerfonden är den största finansiären av barncancerforskning i Sverige. Idag överlever drygt 80 procent av de barn som drabbas. Deras mål på lång sikt är att nå en hundraprocentig överlevnad för de barn som drabbas av cancer. För att det ska vara möjligt måste forskningen fortsätta att drivas framåt och därför är alla bidrag viktiga.

”Vi är stolta över att kunna fortsätta bidra till Team Rynkebys projekt för att samla in pengar till Barncancerfonden. Barncancer är den vanligaste dödsorsaken bland barn, och det är självklart för SoftOne att bidra till arbetet med att sätta stopp för det”, säger Håkan Lord, CEO på SoftOne Group.

 

Håkan Lord, VD

SoftOne Groups bokslut 2018 visar stabilitet och tillväxt

, ,

SoftOne Group hade via moderbolaget SoftOne AB (publ) årsstämma den 24 januari 2019 varvid 2018 års bokslut och årsredovisning fastställdes. Omsättningen ökade under 2018 till 57.3 MSEK och resultatet EBITDA ökade till 3.1 MSEK. SoftOne Group är helt självfinansierat utan lån.

Årsredovisningen beskriver 2018 års verksamhet, ett händelserikt år där utvecklingen följt våra prognoser. Året har präglats av nya stora kundförvärv, förstärkning av teamet och produktutveckling. Den stabila affärsmodellen gör att SoftOne kunnat fortsätta att förstärka och investera i det egenutvecklade affärssystemet SoftOne GO. Med ett fokus på att leda digitaliseringsarbetet inom affärssystem har SoftOne tagit en ledande position inom valda segment.

”SoftOne är ingen startup. Vi är ett väletablerat företag som värnar stabilitet och självgenererad tillväxt. 2018 var ett basår där vi förberedde oss inför en snabbare tillväxt 2019. Under 2018 stärkte vi tjänsten och organisationen och fortsatte överföringen av kundbasen till vår SaaS-tjänst. Vi etablerade också samarbeten med flera nya kedjor och partnerskap för ökad tillväxt 2019”, säger Håkan Lord, CEO, SoftOne Group.

SoftOne Group är ett Software as a Service (SaaS) utvecklingsföretag med Molntjänsten SoftOne GO Affärs- och HR-system, som riktar sig till mindre och medelstora företag. Årsvärdet av avtalsstocken ökade under året till 43.3 MSEK. Bokslutet i sin helhet är tillgängligt här.

 ”Styrkan med SoftOne GO Molntjänst är att det är en helhetslösning med Schemaplanering, tidsredovisning och lön samt ekonomi och försäljning med projektredovisning”, fortsätter Håkan Lord.

 

SoftOne Group är ett nordiskt bolag som erbjuder molntjänsten SoftOne GO Affärs- och HR System till mindre och medelstora företag i Norden. Bland kunderna finns ICA, Elkedjan, Mathem, Tele2 butikerna, Instalco med flera inom detaljhandeln, service- och hantverksföretag och redovisningsbyråer. SoftOne GO Molntjänst omfattar såväl moduler inom försäljning och ekonomi som projektredovisning, logistik, HR och lön och är den ledande helhetslösningen som molntjänst på den nordiska marknaden.

 

 

SoftOne Group storsatsar på förstärkning av service och support till våra kunder

, ,

Fler produktspecialister för ännu bättre support
Avdelningen för Service och Kvalitet ansvarar för den löpande supporten inom SoftOne Group. För att förkorta svarstider och utöka servicen till fler och mer krävande ärenden, förstärker vi löpande teamet med fler duktiga produktspecialister. Under 2018 har vi utökat teamet med två nya produktspecialister och vi stärker även stödet för användarna löpande med Kundcenter och en kunskapsbank där man med kraftfulla sökfunktioner kan hitta svaren på sina frågor allteftersom man skriver in sitt ärende.

 

Nya öppettider för att minska väntetider och säkerställa full bemanning

Som ett ytterligare steg i arbetet med att förstärka supporten till våra kunder kommer vi ändra öppettiderna fr.o.m. den 4 februari. De nya öppettiderna kommer att vara mellan 8.00 – 12.00 och 13.00 – 16.00, det vill säga lunchstängt mellan 12.00-13.00. Givetvis tar den digitala servicen i form av Kundcenter och e-post emot ärenden dygnet runt. Med lunchstängt så undviker vi ”toppar” med långa svarstider och vi säkerställer full bemanning på ordinarie öppettider.

 

Nu tar vi nästa steg med fler medarbetare och har målsättningen att såväl korta svarstider samt öka kompetensen och rådgivningen till våra kunder. Vår uppgift är givetvis även att arbeta proaktivt med nyckeltal och analyser för att hela tiden vara ett steg före i vår service till våra kunder”, säger Denho Bilir, Chef Service och Kvalitet.

Arseni Andreev, Teamleader Affärssystem, Denho Bilir, Chef för Service & Kvalitet och Joakim Brolin, Teamleader HR.

 

Hur behandlas ditt ärende?

Vi har två supportteam med expertis inom de respektive områdena Affärssystem och HR. Inom varje team har vi fördelat uppgifterna enligt ”First line”-support via telefon där ärenden som ofta kan lösas direkt behandlas. Genomsnittliga tiden för ett sådant ärende, där kundens ärende blir löst i samtalet med supporten, är på 8 minuter. ”Second line” innefattar ärenden som inkommer via telefon, e-post och Kundcenter, som kan kräva djupare kartläggning. ”Third line” är hantering och återskapande av t.ex. buggar eller feluppsättningar i systemet. Från ”Third line” går ärendena vidare till Produktavdelningen och Quality Assurance (QA) för säkerställande av korrekt funktion och eventuella rättningar på utvecklingsavdelningen. Utvecklingsavdelningen arbetar enligt SCRUM med tvåveckorssprintar. Ny version av SoftOne GO publiceras varannan onsdag helt automatiskt på natten.

 

Katarina Bennich tillträder som CMO på SoftOne Group

,

Som ett led i att stärka den digitala marknadskommunikationen rekryterar SoftOne Group Katarina Bennich som CMO, Chief Marketing Officer. Katarina kommer närmast från Rehband där hon hade tjänsten Global Digital Communication Manager. I sin nya roll kommer Katarina ansvara för företagets digitala marknadsstrategi och kommunikation. Katarina kommer ingå i företagets ledningsgrupp.

VD Håkan Lord välkomnar Katarina Bennich som ny CMO på SoftOne Group.

Vi ser fram emot att få jobba ihop med Katarina och vi planerar nu att ta vår digitala plattform för marknadskommunikation vidare, där basen är vår webbsida, vårt Kundcenter och vår Molntjänst SoftOne GO. Vi planerar att kraftfullt stärka kommunikationen och interaktionen med våra kunder på en rad olika plan. Vidare ska vi med digital marknadskommunikation och ambassadörsprogram, mm, ta ett nästa steg för att sprida ordet runt vad SoftOne GO Molntjänst kan göra för att förenkla, automatisera och stärka företagens konkurrenskraft”, säger Håkan Lord, CEO SoftOne Group.

Jag brinner för digitalisering och ser fram emot att utveckla SoftOne Groups digitala marknadsföring och initiera olika kommunikationsinsatser i den spännande expansionsfas som SoftOne befinner sig i. SoftOne har ett unikt tidsmonopol och en komplett Molntjänst för såväl ekonomi som försäljning, schema/tid och lön för mindre och medelstora företag. Min målsättning är att med effektiv marknadskommunikation placera SoftOne GO Molntjänst ”top of mind” hos våra definierade målgrupper”, säger Katarina Bennich, ny CMO SoftOne Group.

Läs mer här.

Årets medarbetare 2018 SoftOne Group

, ,

Varje år utses två medarbetare inom SoftOne Group till Årets medarbetare. I år valdes Håkan Ehrsson, utvecklare inom SoftOne Application AB och drivande bakom utvecklingen av bl a SoftOne GOs schemaplanering, samt Joakim Brolin, teamleader för HR-supporten inom avdelningen för Service och Kvalitet på moderbolaget SoftOne AB (publ). Läs mer.