6 tapaa säästää aikaa hallinnollisissa tehtävissä

Sähköasentajana työ tapahtuu asiakkaan luona ja tämä on myös se paikka, jossa luodaan arvoa sekä asiakkaalle että yritykselle. Moni kokee hallinnolliset työt niin sanotusti pakollisena pahana ja nyt onkin mahdollista vähentää näihin tehtäviin kuluva aika jopa puoleen entiseen verrattuna – ennen kaikkea helpolla tavalla. Seuraavaksi muutama SoftOne:n asiakkaista kertoo, kuinka he ovat onnistuneet tässä.

1. SoftOne GO -järjestelmän myötä kaikki projektia tai tilausta koskevat henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin samanaikaisesti. Myös projektin tai tilauksen kokonaistila on näkyvillä kaikille reaaliaikaisesti.

Sähköasentajana työskentelevä Mattias Hjelm haluaa pysyä ajan tasalla projekteistaan sekä välttyä kaikelta ylimääräiseltä ja manuaaliselta hallinnolliselta työltä.

– Minulla meni ennen paljon enemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin. Aina oli jotakin, jota tarvitsi säätää, poistaa tai lisätä. Nyt meillä on yksi yhteinen paikka projekteille. Se tehostaa yhteistyötä sillä kaikki projektille kuuluvat henkilöt näkevät materiaalien kulutuksen, ajat sekä muistiinpanot. Joskus aiemmin olemme esimerkiksi ottaneet tuplaten tarvitun määrän materiaaleja, kun meillä ei ollut oikeaa käsitystä projektista ja sen tarpeista, Mattias kertoo.

2. Näet tukkujen päivitetyt hinnastot ja nettohinnat yhdellä klikkauksella

SoftOne tekee yhteistyötä useimpien suurten tukkukauppiaiden kanssa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saat lähetysluettelon sisällön suoraan työtilaukselle. Lisäksi tukkukauppiaiden hinnastot ja nettohinnat ovat helposti saatavilla.

Perheyritys Låångs El:issa manuaalisia tietojen syöttöjä ei juurikaan enää tehdä, koska materiaalit tulevat EDI-lähetteeltä automaattisesti työtilaukseen.

– EDI-yhteys tukkukauppiaille mahdollistaa, että kaikki artikkelit ovat oikealla tilauksella oikeaan hintaan, ilman manuaalista kirjausta. Meillä on paljon pieniä toimeksiantoja ja tehtäviä, joten aiemmin oli paljon käsin kirjattavaa. Säästämme paljon ajan käytössä sekä hallinnollisissa tehtävissä automatisoitujen materiaalikäsittelyiden johdosta ja tämä onkin yksi pääsyy sille, miksi vaihdoimme pilvipalveluun, toimitusjohtaja Joel Låång kertoo.

3. Hyödynnä asiakkaan luona käyttämäsi aika ja tallenna tilaus suoraan puhelimellasi

Säästät sekä aikaa että rahaa SoftOne GO:n sovelluksen avulla. Mobiilisovelluksemme avulla sinulla on aina pääsy ohjelmistoon, joilla pystyt hoitamaan erilaiset hallinnolliset asiat suoraan asiakkaan luota.

– Suurin hyöty sähköasentajillemme on ollut selvästi mobiilisovellus. Se yksinkertaistaa ja helpottaa huomattavasti heidän työtään. Heillä on aina puhelin mukanaan, jolloin he voivat helposti merkitä työtilaukset tehdyiksi, mikä taas helpottaa myös meitä toimistolla, talouspäällikkö Gunilla Johansson JoSwe El:ilta sanoo.

4. Pilvipalvelua hyödyntämällä voit työskennellä missä ja milloin haluat

Pilvipalvelu luo läpinäkyvyyttä ja osallistuvuutta esimiesten ja työntekijöiden käyttäessä samaa järjestelmää. Ohjelmisto on aina käytettävissä, ajan tasalla sekä turvallinen.

– Kaikki data on säilössä pilvessä, joten ei ole katastrofi jos esimerkiksi oma tietokoneeni hajoaa. Riittää, että minulla on laite, jossa on nettiyhteys, jotta voin tehdä työni.

5. Anna järjestelmän tehdä työ puolestasi ja luovu manuaalisista näppäilyistä

Manuaalinen käsittely paitsi vie paljon aikaa myös lisää virheiden tekemisen riskiä.

– SoftOne GO:n ansiosta lähes kaikki on automatisoitu. Aiemmin minun täytyi kirjata kaikki data manuaalisesti, mutta nyt kaikki tarvittava on kerätty järjestelmään EDI-yhteyden ansiosta. Säästän huomattavan paljon aikaa automaation myötä. Nykyään minulla menee enää kaksi päivää hallinnollisiin tehtäviin aikaisemman neljän päivän sijaan. Nämä vapautuneet päivät voin olla kentällä, mikä taas tarkoittaa, että voin palvella kaksinkertaisen määrän asiakkaita, Joel Låång jatkaa.

Gunilla JoSwe El:ilta on Joelin kanssa samoilla linjoilla.

Hän sanoo erityisesti arvostavansa SoftOne GO:n mobiilisovellusta, joka helpottaa asentajien päivittäistä työskentelyä sekä myös häntä itseään toimistolla.

– Nyt kun niin paljon työtä on automatisoitu ja digitalisoitu, meillä on paljon enemmän aikaa ja useampia projekteja pystytään suorittamaan samanaikaisesti. Tämän vuoksi olemme voineet asettaa uudet ja tehokkaammat rutiinit hallintotyöllemme, hän sanoo.

6. Minimoi hallinnollinen työ

SoftOne GO on kokonaisvaltainen järjestelmä, mikä tarkoittaa, että riittää kun syötät tiedot kerran yhdessä paikassa ja tiedot ovat kaikkien yrityksen käyttäjien saatavilla.

– Asentajat voivat lisätä asiakkaat ja tilaukset itse sovellukseen, jotta saan heti tarvitsemani laskutustiedot, Joel Låång kertoo.

Esimerkiksi Sörens El:issa ollaan aiemmin työskennelty eri järjestelmissä.

– Työn päällekkäisyyksiä ja manuaalista käsittelytyötä oli paljon käytettäessä kahta eri järjestelmää. Minun täytyi kirjoittaa jokainen rivi manuaalisesti. Kun kuulimme, että SoftOne:lla oli myös tilauksia, projekteja, laskutusta sekä kirjanpitoa tukeva sovellus, päätimme vaihtaa saman tien. SoftOne GO -järjestelmä avasi meille ihan uuden maailman, kertoo yrityksen taloudesta ja hallinnosta vastaava Jan Karlsson.