Ulf Aronsson är ekonomichef på ICA Kvantum Arninge sedan 16 år tillbaka. Efter att i flera år ha suttit med fem olika system för löne- och personalhanteringen kände Ulf och butikens personalchef att det var dags för en förändring. De hade en tydlig målbild, att bara behöva arbeta i ett och samma system. De hittade vad de sökte i SoftOne.

 

Vi var tidiga med att påbörja vår digitaliseringsresa och låg före vår tid med en önskan om att arbeta i ett integrerat system. Andra på marknaden förstod inte vad vi pratade om när vi efterfrågade ett helhetssystem. Valet blev självklart för oss när vi hittade SoftOne som arbetade mot samma vision. När vi började arbeta i SoftOnes affärssystem med modulerna Tid och Bemanning för sju år sedan fanns inte alla funktioner vi önskade på plats. Vi har därför arbetat nära SoftOnes utvecklingsavdelning under flera år och tillsammans med dem drivit utvecklingen av systemet till vad det är idag. Det har varit en lärorik resa och vi är mycket nöjda med systemet så som det fungerar idag, säger Ulf.

 

Sparar betydelsefull tid

Idag behöver butiken bara mata in information en gång, på ett ställe. Det sparar in mycket tid, men gör också hans arbete enklare. Att systemet är molnbaserat och alltid tillgängligt är också en fördel han uppskattar.

Alla, såväl chefer som anställda, har full tillgång till den information de behöver för sitt dagliga arbete i realtid. För de yngre anställda är det en självklarhet att arbeta så, de vill se allt på sekunden. För dem är appen det absolut viktigaste digitala verktyget. Det digitala arbetssättet besparar oss många frågor, i och med att all information de anställda kräver finns online, säger Ulf.

En arbetsgivare i teknisk framkant

Som arbetsgivare är det viktigt att hänga med i den digitala utvecklingen. Där har ICA verkligen varit ett föredöme som legat i framkant. Idag är majoriteten av alla företag digitala och vi lever uppkopplade liv. Vi måste kunna möta såväl anställda som kunder på deras premisser. För mindre än 10 år sedan skickade vi hem lönespecifikationer med post. Tänk bara den tiden som gick åt till att kuvertera 200 lönebesked!

 

Trygghet och grundförutsättningar för en framgångsrik verksamhet

Affärssystemet utgör hela navet i den ekonomiska verksamheten. Med drygt 100 anställda är det viktigt att känna en trygghet med systemet. Lönerna måste betalas ut felfritt varje månad och planeringen måste rulla på. Sköter alla ansvariga chefer sina arbetsuppgifter korrekt, till exempel attesterar i tid, är allting färdigt för löneutbetalning i systemet. Att starta igång med ett nytt personal- och lönesystem kan vara en utmanande resa, men är utan tvekan värt arbetet enligt Ulf.

Vi hade kunnat fortsätta arbeta på det traditionella sätt vi gjorde, med mycket manuell hantering och olika system, men för oss var det aldrig ett alternativ. Vi är nöjda och känner en trygghet i systemet. Jag kan därför varmt rekommendera andra butiker att använda SoftOne GO Ekonomi, Tid, Schema och Lön.

 

Ulf Aronsson tipsar

Tips till dig som överväger att börja med, eller redan arbetar med, SoftOne GO Tid, Schema och Lön.

1  Utbildad personal
Se till att utbilda personalen, speciellt alla chefer, så att de har rätt förutsättningar och kompetens för att kunna administrera systemet. Utbildning är grunden för att minimera fel och göra det ska bli så enkelt som möjligt för den som gör lönen.

2  Intresse är viktigt
Intresserade och engagerade medarbetare kommer göra ett bättre jobb. Det är viktigt att hitta personal som bryr sig om att göra rätt för att det slutliga underlaget ska bli korrekt.

3  Erfarenhetsutbyte
Det finns ofta någon inom organisationen med mer kunskap om specifika delar av systemet. Internt kompetensutbyte är givande och bör uppmuntras. Ställ upp för varandra och dela kunskap.

4  Ställa krav på administratören
I rollen som chef har du en arbetsbeskrivning där det ofta ingår vissa administrativa arbetsuppgifter, oavsett om chefen i fråga tycker det är kul eller inte. Varje chef är själv ansvarig för att kunna hantera systemet. Kan man inte det är man ansvarig att skaffa sig den kunskap man behöver.