Intervju med Anna Westerlind – Vart tar tiden vägen?

Anna Westerlind och Roger Lötell har tillsammans skrivit boken ”Vart tar tiden vägen”. Anna är produktchef hos SoftOne så vi passade på att intervjua henne om boken.
Hur föddes idén till denna bok?

Idén att skriva en bok om ämnet har växt fram under en längre tid. I början av min yrkeskarriär så arbetade jag som programmerare av system inom ekonomiområdet; såsom budget, bokföring och reskontra. Jag läste kurser inom ekonomi på universitet och kände att jag kunde väva samma kunskap inom ekonomi med min kunskap inom systemutveckling. Jag bytte arbetsgivare och började som programmerare av tidsystem och plötsligt stod jag inför ett domänområde som jag aldrig tidigare hade mött. För mig uppstod det direkt många frågor. Vad är ett tidsystem? Vad är viktigt att tänka på? Hur utvecklar jag detta för att ge bäst nytta till kunderna? Vilka är fallgroparna? Jag fortsatte att arbeta med tidsystem fast i nya roller som verksamhetskonsult, projektledare och produktchef och bilden av vad ett tidsystem är och borde vara blev allt tydligare. Jag mötte kunder inom såväl privat- som offentlig verksamhet, i både Sverige och Norden.

Efter många år inom området insåg jag att systemområdet gällande arbetstid är lika strukturerat som t.ex. budget inom ekonomiområdet, det är bara det att ingen har tydliggjort beståndsdelarna. Okunskapen inom tidområdet kändes alltmer frustrerande och jag kände att jag måste göra något åt detta. Jag sökte efter såväl svensk litteratur som utländsk litteratur men fann ingen. Det kändes så onödigt att nya anställda hos leverantörer i branschen inte kunde läsa sig till kunskap i området, på samma sätt som det kändes onödigt att verksamheter som ska köpa in ett nytt systemstöd hamnade i fallgropar helt i onödan. Eftersom litteratur helt saknades så kände jag att det var viktigt att skriva tillsammans med en partner så att innehållet i boken inte representerade mina egna åsikter utan boken ska utgöra en neutral bas för fackområdet arbetstid. Jag frågade Roger Lötell som har jobbat under många år inom området i olika branscher och hos olika kunder. Jag blev oerhört tacksam och lättad när han tackade ja till att skriva tillsammans med mig.

För att ytterligare säkerställa att boken är en verifierad faktabok så har vi för varje kapitel haft en referensläsare som är mycket påläst inom det område som aktuellt kapitel handlar om. Referensläsarna representerar olika leverantörer av tidsystem eller är personer med djup erfarenhet i området från olika företag och organisationer.

Vad handlar boken om?

Denna bok handlar om systemstöd för arbetstid, ofta benämnt som tidsystem. Den redogör för vilka möjligheter som ett bra tidsystem kan ge en verksamhet. Ett tidsystem är ett verksamhetsnära system som behöver spegla organisationen och stötta på det sätt som är bäst för den aktuella verksamhetens planering av personal och övriga resurser. För att tidsystemet ska uppnå detta finns det två viktiga moment utöver tidsystemets funktionalitet. Dessa moment är själva upphandlingen och implementeringen av tidsystemet. Boken innehåller en kort beskrivning av även dessa moment.

Vad vill du främst lyfta fram ur boken?

Det jag gärna lyfter fram ur boken är den delen som handlar om utmaningarna inom respektive område och kapitel i boken.  Det är viktigt att tidsystem hjälper verksamheten och det finns alltid områden som är svåra att hantera både för system, verksamheter och människan. Genom att belysa utmaningarna så kan leverantörer och kunder ha en öppen dialog och skapa förutsättningar för att bra system blir ännu bättre för kunderna. Det är bättre för alla att känna till det som är klurigt än att det ska bli överraskningar under eller efter en implementation.

Vad är målet med denna bok?

Målet är att tillhandahålla kunskaper inom fackområdet arbetstid. Att visa att det är ett strukturerat område med tydliga begrepp och delområden. Att kollegor i branschen och kunder lätt ska kunna förstå området utan att behöva ha egna praktiska erfarenheter. Ge läsarna en genväg till kunskap och insikter gällande tidsystem.

Jag ser också en möjlighet att skapa dialog kring var frågorna kring arbetstid idag hamnar och ska hamna inom olika verksamheter. Varför finns det avdelningar med ansvar i nästan alla organisationer för ekonomi, hr- och lön – men ingen för arbetstid? Frågorna kring arbetstid är verksamhetsnära och hamnar därmed ofta på respektive avdelningschef då det är de som kan verksamheten allra bäst; men vem är högst ansvarig och förstår och genomför förbättringar gällande planering och uppföljning av arbetstid? Mycket ofta så är personalkostnaderna den största utgiftsposten. Personalens välmående hör samman med planeringen av schemat och hur löpande behov av förändringar i schemat kan hanteras. Jag förstår inte hur det kommer sig att frågorna kring tidsystem så ofta hamnar mellan stolarna hos t.ex. hr- och löneavdelningar. Det är kanske dags för en ny avdelning och ett nytt ansvarsområde som fokuserar på just planering och uppföljning av arbetstid?

Vilka främsta lärdomar tror du läsarna kommer ta med sig?

Att det är avancerat och komplext att blanda samman verksamhetens kärnprocesser för planering och uppföljning med kollektivavtalen och arbetstidslagen i ett och samma system: tidsystemet. Tidsystemet ska dessutom finnas tillgängligt dygnets alla timmar och har alla anställda som användare. Som kund så är det verkligen viktigt att granska sina egna processer för planering och uppföljning av arbetstid – oavsett valet av tidsystem. Ett tidsystem är ett verksamhetsnära system som inte enbart innehåller lagar och kollektivavtalsregler utan som även ska klara av att hantera lokala regler och stötta användarna ur både verksamhetens perspektiv och avtalsmässigt.

Om du får framtidsspana. Hur tror du verksamheter arbetar med tidsystem om 5 år?

Systemen kommer att bli smartare och enklare och stötta användarna i det dagliga arbetet på ett mycket tydligare sätt. All information som användare matar in kommer systemen kunna omvandla till insikter och svar på frågor om verksamheten. Svar och insikter som kan hjälpa verksamheten att fungera ännu bättre; både för organisationen och personalen. Leverantörerna kommer att kunna erbjuda tjänster till kunderna som är mer riktade till att utveckla verksamhetens kärnprocesser än att implementera nya funktioner. Jag tror att anställda och chefer enbart arbetar i gränssnitt som appar och webblösningar som bäst lämpar sig för en dator enbart riktar sig till administratörer.

Detta är din första bok. Vad har varit den största utmaningen?

Formgivningen. Jag trodde naivt att när texten är klar så är boken snart tryckt. Jag trodde aldrig att det skulle ta så mycket tid och vara så mycket arbete kring t.ex. avstavningar och upplösning på bilder…  Jag vill gärna nämna vad som har varit enklast också! Samarbetet med Roger Lötell. Vi har kompletterat varandra så bra under hela perioden av 3 år. Jag är så otroligt tacksam över att få ha skrivit denna bok tillsammans med honom!

Nästa bok, vad kommer den handla om?

Ha ha! Jag har en framsida till nästa faktabok som en skiss på mitt hemmakontor. Jag har också en dröm om att skriva en bok av mer ”privat karaktär”, men just nu så njuter jag av att den första boken är klar och passar på att läsa andras böcker en tid framöver.