Digitalisera för effektivare handel

“Digitalisering det mest lönsamma en dagligvaruhandlare kan göra”

Håkan LordSoftOnes vd och grundare

Uttrycket ”kontoret på fickan” lär ha myntats redan på 1860-talet, men det är först i modern tid som det med digitaliseringen blivit verklighet. Förr handlade det mest om rörlighet, nu kan du ha full koll på hela affärsverksamheten i mobiltelefonen – oavsett hur litet eller stort företag du har.

– Digitalisering är det mest lönsamma en dagligvaruhandlare kan göra. Inte bara för att det ger ett verktyg till chefen, de anställda och de på kontoret som hanterar löner och scheman, utan också för att hela organisationen effektiviseras. Allt blir enklare och det skapar en bättre arbetsmiljö, säger Håkan Lord, vd och grundare av SoftOne Group.

Företaget står bakom det marknadsledande affärs- och HR-systemet SoftOne Go som i dagsläget har runt 70 000 användare. Från hela Axfood-kedjan till mindre Ica Nära-butiker.

Moduluppbygd molntjänst

SoftOne Go är en moduluppbyggd molntjänst, vilket innebär att den kan nås via valfri plattform och att kunden själv väljer vilka tjänster som ska ingå. Bemanning, tid, lön, ekonomi, försäljning och projekt eller en helhetslösning.

– Det är ett verksamhetssystem, men mycket handlar om att stödja allas funktionalitet. Man är ständigt uppdaterad och får ta del av kommunikation och information som är relevant för just den roll man har.

Digitaliseringens förtjänster blev särskilt märkbara under pandemins början i våras. Kunderna ändrade plötsligt köpbeteende, trycket ökade i butikerna, varor hamstrades, vilket skapade nya utmaningar då många handlare snabbt fick ändra rutiner och kalla in såväl extra leveranser som personal.

Med SoftOne Go-appen kunde man undvika ett administrativt kaos med högar av kom ihåg-lappar och fördröjt pappersarbete.

– Mobilen fick en ännu större betydelse på arbetsplatserna. Cheferna fick rycka ut på golvet och lagret, men behövde samtidigt attestera fakturor, tidrapporter och ge snabba svar om eventuella förändringar i planeringen. Den administrationen kunde de sköta i appen medan de var på språng.

Bemanningen kan anpassas

Men de digitala verktygen är förstås främst till för att den normala verksamheten ska fungera så smidigt och effektivt som möjligt för den enskilda dagligvaruhandlaren. Ett sätt kan vara att koppla schemaläggningen till kassafrekvensen och därmed kunna anpassa bemanningen till när behovet är som störst.

– Det får en mycket stor effektivitet, vilket är väldigt bra för både de anställda och kunderna, säger Håkan Lord och tillägger:

– Allting som stjäl tid och som man kan förenkla försöker vi fånga upp. Det gäller att vara lyhörd och göra anpassningar hela tiden. För det är ju ändå kunderna som vet bäst.

Därför sker också utvecklingsarbetet i nära samarbete med kunderna. SoftOne investerar över 30 procent av omsättningen i forskning och utveckling, vilket i år innebär drygt 20 miljoner kronor.

Vad resulterar då dessa investeringar i?

– Det kan vara allt från nya moduler till ändrade funktioner. Allt som kan underlätta för våra kunder, öka deras affärsnytta och konkurrenskraft.

Delar ut årligt pris

SoftOne delar varje år ut ett digitaliseringspris. Kategorin Årets digitala resa gick i år till Mathem, som var en av de första kunderna att använda SoftOne Go Lön.

Syftet med priset är att lyfta fram goda exempel och strategier som andra kunder kan lära sig och inspireras av. Mathem får priset för sitt pragmatiska digitaliseringsarbete.

– I dag hanterar jag 1 600 löner och det har jag lyckats med på grund av att tid, lön och bemanning ligger i samma system. Det har blivit fler löner att hantera, men egentligen berör det inte mig. Får vi in hundra till så märks egentligen inte det i lönearbetet, säger Jenni Trennestam, lönespecialist på Mathem.