Kundcase: Jessica Gustavsson på MAXI ICA Stormarknad Linköping

Jessica är Personaladministratör på MAXI ICA Stormarknad Linköping, en av Sveriges tre största MAXI-butiker med cirka 230 anställda. Hon är också den som är ansvarig för butikens personalsystem SoftOne GO HR. Jessica har haft rollen som Personaladministratör i Linköping i två år, men har en lång bakgrund inom ICA-sfären. Redan som 16-åring började hon jobba extra på ICA MAXI Stormarknad Örebro samtidigt som hon pluggade. Så fort hon tog studenten började hon arbeta heltid direkt och har sedan successivt avancerat i sin karriär inom ICA. Hon har svårt att tänka sig en bättre miljö att arbeta inom och älskar den samverkan som finns mellan ICA-butikerna.

Att personalsystemet fungerar som det ska är avgörande för hennes arbete och för butikens verksamhet. Om något krånglar kan det få stora konsekvenser. Det var något Jessica fick erfara när de startade igång med SoftOne GO. Förväntningarna inför starten var stora och alla på HR-avdelningen såg fram emot fördelarna det nya systemet skulle medföra.

”Jag blev introducerad till systemet och alla dess fördelar och kände att – wow, det här kommer underlätta vårt liv så mycket och är en stor förbättring jämfört med de system vi använder idag”, säger Jessica.

Starten blev dessvärre inte var butiken hoppats på. De kände inte att systemet var anpassat efter de behov som en MAXI-butik kräver och första tiden kantades av många problem.

”Under uppstarten behövde vi ta ställning till mycket saker i uppsättsättningen av systemet som satte grunden för det fortsatta arbetet. Det är svårt att göra i ett system du inte kan. Jag och mina kollegor hade önskat att den processen sett annorlunda ut. Jag vet att SoftOne har tagit det till sig och att processen för uppstart är mycket bättre idag och har fungerat väl för andra MAXI-butiker som till exempel den i Örebro”, berättar Jessica.

Kraven som ställs på en MAXI-butik är höga. Listan över regler, lagar och fackliga krav de måste anpassa sig efter är lång, och det är också därför ICA centralt valt att ingå ett ramavtal med SoftOne.

”Vi har ställt höga krav på SoftOne som har lett till stora förbättringar. Vi har bitvis varit väldigt frustrerade men är tacksamma för den stöd och support vi fått. Ibland har det tagit längre tid än vi önskat, men vi har alltid fått hjälp när vi behövt det.”

Nu har de arbetat i systemet i drygt ett år och idag är Jessica nöjd med systemet och håller fast vid att det är ett riktigt bra system som hon med trygghet kan rekommenderar till andra MAXI-butiker. ”Man kan säga att vi banat vägen för andra MAXI-butiker”, säger Jessica.

Jessica har identifierat flera funktioner som hon uppskattar extra mycket i sitt dagliga arbete:

  • Vi har schema- och tidsplaneringen i samma system vilket innebär att vi inte behöver tanka mellan flera olika, vilket vi behövde göra tidigare. Något som inte alltid fungerade.
  • Vi kan se all personalinformation live i realtid.
  • Vi kan enkelt skicka meddelanden direkt till personalen.
  • Det är lätt att flytta scheman, byta pass och ersätta personer vid till exempel sjukdom, vilket underlättar mycket för oss som har så pass många anställda.
  • Appen är riktigt bra, bättre än andra liknande appar jag arbetat i tidigare.
  • Personalen kan alltid se sitt schema i appen, och det krånglar aldrig, vilket vi erfarit i tidigare system.
  • Systemet säger ifrån om man gör fel, vilket gör att felaktiga inmatningar upptäcks direkt och kan justeras. Vi har aldrig startat ett schema som ligger fel, vilket kunde hända i vårt gamla system.

”Arbetet i SoftOne GO har tvingat oss att bli mer strukturerade. Vi hade en vana av att göra snabba ändringar i sista sekund, men har nu ett längre tidsperspektiv. Vi har till exempel som första butik börjat med årsschema och har påbörjat arbetet med nästa års schema redan nu, något vi aldrig varit så tidiga med innan. Det är något personalen uppskattar mycket”, säger Jessica.

 

Jessica Gustavssons tips för en lyckad implementation

Resan för att komma dit butiken är idag, när arbetet i systemet fungerar bra för butiken, har varit lång och bitvis väldigt kämpig. Jessica har samlat på sig flera viktiga lärdomar kring hur en lyckad implementering bör gå till för att betraktas som framgångsrik.

”Det är tufft att byta affärssystem och jag tror att många butiker kan känna en oro inför det. Därför vill jag dela med mig av mina tips och erfarenheter för att hjälpa andra butiker som står inför en linkande situation”, säger Jessica.

  • Gamla vanor är svåra att bryta – ha tålamod!

    Jag hade lång erfarenhet av ett annat system sedan tidigare, och även om jag föredrar SoftOne’s system så har det tagit lång tid att förändra mitt arbetssätt.

  • Förberedelsen inför implementationen är viktig

    Med noggranna förberedelser, tydliga check-listor och processbeskrivningar blir det betydligt enklare. Se till att få exakt information om vilken data som ska matas in i systemet!

  • Utbildning utefter arbetsroller

    Under utbildningen är det mycket information man ska ta till sig. Den bör riktas mot de faktiska användarna av systemet och delas upp efter ansvarsområde och inte ske gemensamt.

  • Avvakta med intern utbildning av övrig personal

    Se till att du och de andra administratörerna kan systemet ordentligt innan resten av personalen utbildas och gör det företrädelsevis i mindre grupper.

  • Avsätt tid vid uppstart av butiken

    Se till att ha tillgänglig personal på plats som säkerställer att det funkar för alla användare när ni startar upp och informera om att ni är tillgängliga om de har frågor kring det nya arbetssättet.