Kundcase: Josefine Petersson på Elma Group

Elma Group är en koncern som rymmer fem helägda bolag med skilda verksamheter bl. a. hotell, konferens och restaurang Salt & Sill, Restaurang Almö Kvarterskrog och Almö Catering, fastighetsbolaget Mairocko, marknadsföringsbolag Skyltstället och ICA-butiken Almö Livs, belägen på vackra Tjörn. Josefine Petersson är ansvarig för HR och Lönekörning för koncernens cirka 300 anställda.

Tidigare hanterades bolagen som separata enheter, som vardera en hade olika system för lön, tid, stämpling och kassa. En hel del underlag fick matas in manuellt mellan systemen med vissa delar kunde läsas in automatiskt. I april 2016 började de använda SoftOne GO som var den enda aktören på marknaden som kunde erbjuda samtliga tjänster samlade i ett system.

Digitala pionjärer inom lönehantering

När de drog igång var de ett av de första företagen som prövande SoftOne’s då nylanserade modul för Lönehantering i molnet och de fick erfara en del barnsjukdomar. De ville komma igång snabbt och Josefine beskriver starten som att hoppa bungyjump. Då modulen var nylanserad var inte alla manualer på plats, något Josefine tror hade underlättat arbetet initialt.

”Lön är avgörande för företaget och steget kändes stort. Som tur var gick det relativt snabbt och enkelt att komma in i det nya arbetssättet och jag har blivit företagets Super-user i SoftOne”, berättar Josefine.

Kunskap internt är viktigt

Josefine tror att en nyckel till framgång är om fler personer inom företaget besitter samma kunskap om systemet, då minskar vi sårbarheten och fler kan systemet och kan svara på frågor.

”Det är också viktigt att de som lägger scheman och attesterar tid har rätt kunskapsnivå i systemet. Gör de fel i det steget, påverkar det lönen. Det betyder att jag behöver lägga onödigt mycket tid på att kontrollera och göra eventuella rättningar. Ibland kan jag önska att systemet hade mindre valmöjligheter i vissa delar så att risken för felinmatningar minskade”, säger Josefine.

Koncernen innehåller olika typer av verksamhet, där alla är serviceinriktad och personalen traditionellt inte är administratörstyper. Viljan att arbeta i system för schema och tid är inte alltid så stor. Då har appen varit en bra lösning.

”Tidigare fick jag stansa in tider från restaurangen manuellt. Nu har vi samma system och samma process för alla verksamheter. Vårt tidigare arbetssätt var inte hållbart med den utvecklingen vi har haft”, säger Josefine.

Interna kommunikationen har förbättrats


I en koncern med flera olika bolag är kommunikationen avgörande. Filarkivet och interna nyheter är funktioner som Josefine uppskattar mycket, speciellt då alla anställda inte alltid har en jobbmejl.

”Man kan inte få nog av kommunikation och det är en utmaning att hålla alla anställda uppdaterade, så dessa funktioner är jättebra för oss”, säger Josefine.

Koncernen har växt och har behövt anpassa sig efter det

”Tack vare SoftOne GO har vi gjort en bra besparing, främst vad det gäller minskad administrativ tid. Det är ett bra och sofistikerat system med många funktioner, även om jag fortfarande kan behöva supporthjälp ibland eller får kämpa för att hänga med i nya uppdateringar i systemet. Jag får ofta hjälp av samma personer på Supporten. De är insatta i vår verksamhet och hittar snabbt de svar vi behöver. De är verkligen fantastiska!”, säger Josefine.

”SoftOne GO har förändrat och förenklat mitt arbete. Att allt är samlat i ett webbaserat system är otroligt skönt och skapar en säkrare process. Att jag kan jobba hemifrån eller från annan plats till exempel, och göra de uppdateringar jag behöver, är en stor fördel.”

Josefine PeterssonAnsvarig för HR och Lönekörning

Salt & Sills flytande hotell och skärgårdsrestaurang på västkusten, Tjörn.