Sörens El har kontoret i fickan

Med det digitala, mobila affärssystemet SoftOne GO har de 53 anställda på Sörens El tillgång till de funktioner de behöver, direkt i den användarvänliga appen. De är en av SoftOnes hantverkarkunder som förstått att det finns både tid och pengar att spara på att digitalisera funktioner som orderhantering, projekthantering och tidrapportering. I den här intervjun med ekonomi- och administrationsansvarige Jan Karlsson kan du läsa om hur övergången till ett digitalt arbetssätt har gått och hur det fungerar i praktiken.

Jan Karlsson har jobbat på elfirman Sörens El i 12 år. Han sitter på firmans huvudkontor i Hudiksvall där han är ansvarig för administration och sköter bland annat bokföring och fakturering.

Varför valde ni SoftOne GO?

Sören Andersson, grundaren av Sörens El, har använt SoftOnes affärssystem länge och det fanns redan på plats när jag började 2007. Då använde vi SoftOnes client server-system Professional, men för 3-4 år sedan vi gick över till det molnbaserade affärssystemet SoftOne GO. Vi hade börjat använda ett annat handdataprogram som komplement till Professional men synkroniseringen mellan systemen fungerade inte optimalt. Det blev en hel del dubbelarbete och manuell hantering av att arbeta i två olika system. Jag behövde skriva in varenda rad manuellt. När vi fick höra att SoftOne även hade ett eget system i mobilen och app för order, projekt, fakturering och bokföring som kunde ersätta handdatorn blev beslutet att byta enkelt. Helhetssystemet SoftOne GO öppnade upp en helt ny värld för oss.

Hur gick det till när ni satte igång?

Det var skrämmande från början och vi trevade en del första månaden. Att arbeta i molnet var nytt och det var mycket att ta in. Vi ställde oss frågan; kommer det fungera att jobba helt på internet? Vi kom in i det nya digitala arbetssättet snabbt och jag tycker att det är lätt att lära sig. Det fungerar bra och jag skulle inte vilja byta tillbaka.

Upplevde ni det som enkelt eller svårt?

Det var enkelt att komma igång. Jag testade en hel del och lärde mig på så sätt vad som gick och inte gick att göra. Jag har blivit bättre på att läsa releasenyheterna. Det är lätt att strunta i, men de innehåller mycket nyttig information om nya funktioner. Ju mer man lär sig om systemet desto mer får man upp ögonen för ny kunskap. Det finns så mycket funktioner och moduler som man kan koppla på. Ibland känns det som att man bara skrapar på ytan.

Hur använder ni systemet idag?

De flesta montörerna skapar egna ordrar i mobilen. Jag håvar in dem och fakturerar. Leverantörsfakturorna kommer in via EDI. Det är ett arbetssätt som funkar bra för oss. Tidigare skapades alla ordrar av oss inne på kontoret, men nu kan montörerna enkelt göra det själva när de är ute hos kunder.

Om du lyfter fram en specifik fördel med systemet, vad skulle det vara?

Tack vare det molnbaserade systemet kan jag jobba hemifrån och det fungerar jättebra. Det är otroligt enkelt att kunna jobba var jag vill, och jag behöver inte släpa med mig massa papper för allt finns samlat i systemet.

Bokföringsmässigt är det också mycket lättare. Det är inget krångel med journaler vilket tidigare tog lång tid. Månadsrapporterna går snabbt att göra.

Tidsvinsten en stor fördel. Tiden jag lägger på bokföring har halverats, säger Jan Karlsson på Sörens El

Via EDI och grossistkopplingar handlar vi enkelt in elmaterial. Även där sparar jag tid, då processen automatiserats.  

Hur har det digitala arbetssättet tagits emot av de anställda?

Först, som med allt annat, var det lite tveksamheter. Vissa resonerade att ”varför inte göra som man alltid har gjort”. Skillnaden var inte lika stor för montörerna som det var för mig i min arbetsroll. Montörerna arbetar nästan uteslutande med appen och skillnaden är inte jättestor jämfört med den handdatalösning vi hade tidigare. Sedan finns det betydligt fler funktioner i SoftOnes app. Jag skulle säga att de är nöjda, jag hör inga klagomål.

Är det något som du upplevt som svårt med systemet? Hur har ni i så fall hanterat det?

På det stora hela tycker jag att programmet är jättebra och jag har inget negativt att säga.

Det var en period för ett tag sedan då vi upplevde lite tekniskt strul. Vissa av montörerna hade problem med inloggning, men det problemet är helt borta nu. Innan systemet migrerats färdigt fick man ibland hoppa mellan olika webbläsare för vissa funktioner, men det problemet är också borta. Supporten är fantastisk och har hjälpt oss när något krånglat.

Hur skulle ni vilja se att SoftOne GO utvecklades i framtiden? Är det några funktioner som ni saknar?

Det finns några små detaljer som man kanske skulle vilja ändra. Om man till exempel skapar en order och kunden inte finns måste man hoppa ut orderfunktionen för att skapa den nya kunden. Det går att göra på webben redan men inte i appen.

Nu kan man favoritmarkera ordrar, men jag skulle önska att man också kunde favoritmarkera artiklar så att man inte behövde söka i ett stort urval. Det skulle spara tid och underlätta för de montörer som ofta beställer samma produkt.