SoftOne GO ger oss en överblick i realtid vilket underlättar det interna samarbetet

Mattias Hjelm är elektriker och styrsystemsprogrammerare på elinstallationsfirman TIS i Värmland. Där arbetar han bland annat med energieffektivisering och styrsystem för så kallade smarta hem. Efterfrågan på marknaden är hög och de 25 personerna har kalendrarna fulla av uppdrag. De gick nyligen igång med Hantverkarpaketet i SoftOne GO och här berättar användaren Mattias Hjelm hur han upplever systemet.

Ledningen på bolaget, Johan Tervell tillsammans med delägaren Lars Skoog, beslutade att firman skulle digitalisera sin verksamhet och valde programvaruleverantören SoftOne med det molnbaserade affärssystemet SoftOne GO. Under våren 2019 rullades användningen ut till Mattias och de andra elektrikerna på firman. Skiftet till SoftOne GO förändrade arbetssättet för Mattias.

Hur arbetade ni innan ni gick över till SoftOne GO?

Vi har gått från att ha använt papper, pärmar och följesedlar från grossisten till att arbeta helt digitalt. Nu gör jag all tidrapportering och rapporteringen av material mot kund direkt i appen.

Tidigare la jag betydligt mycket mer tid på administration. Det var alltid något som behövde justeras, strykas eller läggas till. Alla våra tider skrev vi på papper och lämnade till chefen som fick sammanställa allt.

Behovet av ett affärssystem var uppenbart och vi började först arbeta i ett annat program. Det lät bra men fungerade inte i praktiken. Det var komplicerat, krångligt och passade inte vårt arbetssätt. Vi arbetar ofta i samma arbetsordrar och är beroende av att se all information och förändringar i realtid. Samma sak gäller material från grossist. Med det andra programmet såg vi det först dagen efter, då arbetsordern redan skulle ha varit klar. Det gjorde att vi fick gå tillbaka till att jobba med penna och papper. Vår VD var därför extra noggrann när han letade efter en ny leverantör och genomförde en utförlig utvärdering.

Hur gick det till när ni sedan började arbeta i SoftOne GO?

Ägarna började med att gå en utbildning och lärde sedan upp oss stegvis internt. De introducerade några i taget och arbetade initialt parallellt med papper och penna för att minimera riskerna.

Hur upplevde du att det var att börja arbeta i SoftOne GO?

Det var enkelt att komma igång med arbetet i SoftOne GO. Upplägget är logiskt. Jag använder både webblösningen och appen eftersom jag både jobbar en del stationärt med styrprogrammering. Själv föredrar jag datorn, men mina andra kollegor använder uteslutande appen.

Hur har SoftOne GO förändrat ditt arbetssätt?

Det förenklar mitt dagliga arbete. Jag slipper alla följesedlar och får en bättre struktur och uppföljning då systemet kräver att vi har arbetsordrar för alla projekt. Det är väldigt positivt. Då har vi alla kunduppgifter samlade tillsammans med arbetsordernummer för att hämta upp material hos grossisten. På så sätt kan vi säkerställa att allt material och arbetad tid hamnar rätt och faktureringen mot kund blir korrekt.

”SoftOne liknar inget annat system jag kört. Det är så mycket bättre och liknar mer Google. En funktion som är fantastisk är att jag kan jämföra priser från olika leverantörer med bara ett klick”

Mattias Hjelm
Vad är den största fördelen med SoftOne GO?

Vi får en gemensam knytpunkt till projekten. Det underlättar samarbetet då alla involverade kan se materialåtgång, tider och anteckningar. Vi kan också lägga upp bilder knutna till projektet. Tidigare har vi ibland tagit ut dubbelt så mycket material för att vi inte haft direkt insyn i projektet.

Skulle du rekommendera SoftOne GO till en branschkollega?

Jag kan absolut rekommendera SoftOne GO. Den största fördelen är möjligheterna till samarbete internt och en ökad överblick. Molnlösningen skapar ökad delaktighet och transparens då alla kan se den övergripande statusen på olika projekt. Vi kan uppdatera en order samtidigt, något vi inte kunnat göra tidigare, och statusen är synlig för alla i realtid.

Systemet utvecklas hela tiden vilket jag tycker är övergripande positivt. Jag upplever inte att det är mycket buggar, men systemet låg tillfälligt nere en kortare tid för några veckor sedan. Man blir handlingsförlamad när det inte funkar. Det är nog den enda nackdelen med molntjänster. Man blir beroende av det.