Kundcase: Tommy Hammeqvist på MAXI ICA Stormarknad Linköping

Maxi ICA Stormarknad Linköping öppnade 1993 och var den första butiken att officiellt bära namnet ICA Maxi, det omtyckta konceptet som rymmer ett komplett sortiment av livsmedel och specialvaror som husgeråd, kläder, böcker, leksaker, media, kosmetik, blommor och mycket mer, under ett och samma tak.

Butiken utvecklas ständigt och med en omsättning på strax över 700 miljoner är schemat för Tommy Hammeqvist, som är ansvarig för Redovisning, IT och Prisstrategi, hektiskt.

”Min målsättning har alltid varit att arbeta inom ICA. Jag började jobba i butik 1996 och har arbetat administrativt sedan drygt 10 år tillbaka. Jag började med butikens ekonomi 2015. På den tiden arbetade vi med en extern byrå men i och med att vi investerade i affärssystemet SoftOne GO flyttade vi hem redovisningen och idag sköter jag det själv”, säger Tommy.

”Jag hade inte arbetat med den typen av stödsystem tidigare och hade inga förutfattade meningar eller något att jämföra med. ICA-butikerna har ofta ett tätt samarbete och vi hade blivit tipsade om att SoftOne GO var ett bra alternativ. Huvudsyftet var att förenkla vårt arbete och en grundförutsättning var att alla delar skulle vara samlade i ett system.”

Tommy Hammeqvist, ansvarig för Redovisning, IT och Prisstrategi, rekommenderar SoftOne GO Ekonomi och beskriver det som enkelt, lättanvänt och anpassningsbart.

En skakig start med ett lyckligt slut

1 september 2017 skulle butiken påbörja arbetet i SoftOne GO. Systemstödet i butiken var inte anpassat för SoftOne GO fullt ut vilket orsakade förseningar på drygt två veckor. Efter en skakig start och en hel del stöd från SoftOne’s konsulter kom butiken igång ordentligt och idag är de överlag nöjda med arbetssättet.

”Initialt hade vi en del anpassningsproblem, till exempel krävdes det en del arbete för att få rapporter anpassade efter våra behov. SoftOne har varit lyhörda för våra önskemål och byggt stöd för de funktioner vi behövt”, säger Tommy.

”Systemet är logiskt, så även om man är helt ny, vilket jag var, så förstår man funktionerna och hur de ska administreras. Jag skulle säga att inlärningsprocessen är relativt snabb. Innan vi använde SoftOne’s affärssystem skedde arbetet främst månadsvis. Systemet tillåter ett jämnare flöde där vi kan se aktuella saldon och försäljning avdelningsvis löpande. Istället för att vänta en månad kan vi följa upp differenser eller missade fakturor direkt. Det gör att vi har större kontroll vilket är otroligt viktigt för oss. Med den snabba utvecklingstakt vi har behöver vi detaljkontroll.”

Digitalisering är viktigt för butiken

Digitaliseringen av vårt arbete medför stora fördelar och vi strävar efter att digitalisera så många processer vi kan, och vi har kommit långt. Det nya arbetssättet i molntjänsten SoftOne GO innebär att jag inte behöver vara på plats utan kan arbeta från mobil eller vilken dator jag vill. Detsamma gäller även våra partners som nyttjar systemet. Vår ekonomikonsult kan exempelvis sköta mycket av sitt arbete på distans vilket besparar oss både restid och utgifter.

Kraven på snabbhet är stora och SoftOne’s app är ett viktigt verktyg för personalen. ”Den har utvecklats sedan vi drog igång och skulle kunna bli ännu bättre,” säger Tommy. ”Den största nackdelen jag kan se med ett webbaserat system är att det ibland tar längre tid än jag hade önskat, speciellt på måndagar och runt månadsskiftet när många arbetar i systemet samtidigt,” fortsätter han.

”Vi hade en tuff start men idag kan jag absolut rekommendera systemet. Det är enkelt, lättanvänt och anpassningsbart. Framför allt är allt samlat på ett och samma ställe. Det är en stor fördel för oss och kommer vara det även för andra butiker”.

Tommys tips till andra butiker som står inför en uppstart med SoftOne GO

  • Var väl förberedd

    Det krävs en uppstartsperiod med inlärning och anpassning i det nya arbetssättet. Det kommer inte att fungera klockrent från första stund. Är man inställd på det kan man också anpassa sitt arbete därefter.

  • Dokumentera interna rutiner

    Se till att skriva ner rutiner för att säkerställa att alla arbetar på samma sätt i systemet.

  • Säkerställ systemkrav tidigt

    SoftOne’s mjukvara ställer vissa krav på hårdvaran, även om den kommer från en annan leverantör. Flera av datorerna i vårt hus hade till exempel för låg processorkraft och behövde bytas ut. Se till att ni har koll på de tekniska kraven tidigt så att det inte orsakar förseningar eller oväntade utgifter.

  • Läs stödunderlag

    Ta dig tid att läsa igenom manualer och de releasenyheter som släpps varannan vecka så att du är uppdaterad kring nya funktioner.

  • Tajma bytet av affärssystem med bokslut

    Vi bytte system mitt i ett redovisningsår vilket orsakade onödigt mycket problem. Jag skulle rekommendera att man planerar bytet i samband med bokslutet.

  • Samarbete mellan butikerna

    Vi har olika former av erfarenhetsutbyte mellan butikerna där vi diskuterar olika arbetssätt och utbyter tips butikerna emellan. Även om arbetssättet kan variera har vi ofta en samsyn på fördelar och nackdelar i systemet och kan stötta varandra.