Här kan du läsa om andra ICA-butikerna upplevelser av SoftOne GO och ta del av deras bästa tips för att optimera användandet.

Sara Andersson är Personalansvarig på Hemköp och har hand om personalens tid- och lönerapportering.

Sara Andersson är uppväxt med Hemköp och hela familjen arbetar tillsammans. Såväl hennes pappa, som tog över sin första butik 1978 och idag äger de två butikerna, mamman och brodern arbetar i butikerna. Totalt har de 50 anställda och när vi talas vid håller Sara precis på att lägga sommarschemat i SoftOne GO.

Elma Group är en koncern som rymmer fem helägda bolag med skilda verksamheter bl. a. hotell, konferens och restaurang Salt & Sill, Restaurang Almö Kvarterskrog och Almö Catering, fastighetsbolaget Mairocko, marknadsföringsbolag Skyltstället och ICA-butiken Almö Livs, belägen på vackra Tjörn.

Jessica är Personaladministratör på MAXI ICA Stormarknad Linköping, en av Sveriges tre största MAXI-butiker med cirka 230 anställda. Hon är också den som är ansvarig för butikens personalsystem SoftOne GO HR. Jessica har haft rollen som Personaladministratör i Linköping i två år, men har en lång bakgrund inom ICA-sfären. Redan som 16-åring började hon jobba extra på ICA MAXI Stormarknad Örebro samtidigt som hon pluggade. Så fort hon tog studenten började hon arbeta heltid direkt och har sedan successivt avancerat i sin karriär inom ICA. Hon har svårt att tänka sig en bättre miljö att arbeta inom och älskar den samverkan som finns mellan ICA-butikerna.

Maxi ICA Stormarknad Linköping öppnade 1993 och var den första butiken att officiellt bära namnet ICA Maxi, det omtyckta konceptet som rymmer ett komplett sortiment av livsmedel och specialvaror som husgeråd, kläder, böcker, leksaker, media, kosmetik, blommor och mycket mer, under ett och samma tak. Butiken utvecklas ständigt och med en omsättning på strax över 700 miljoner är schemat för Tommy Hammeqvist, som är ansvarig för Redovisning, IT och Prisstrategi, hektiskt.

Fredrik Syrén är uppväxt ICA-handlare. 1 juli 2013 tog han som 28-åring, tillsammans med sin bror, över butiken ICA Supermarket Mora som tidigare drivits av deras far. Det är ett beslut han aldrig ångrat.

Fredrik och hans bror ville utrusta butiken med ett modernare, webbaserat schemasystem. Att valet föll på SoftOne och deras molnbaserade system SoftOne GO kändes som ett naturligt val då ICA och SoftOne 2017 ingick ett ramavtal gällande SoftOne GO HR som bland annat inkluderar Schemahantering.

Fredrik har ägnat senaste dagarna åt förberedelser. Han har lagt grundscheman för de 30 anställda och lagt in alla anställningsuppgifter. Om några dagar går de live med SoftOne GO Schema!

Det känns bra inför starten och jag ser fram emot att sätta igång. Det har varit bra för mig att göra alla förberedelser för jag har verkligen fått lära känna systemet. Jag är positivt överraskad över användarvänligheten.  Det är verkligen enkelt, pedagogiskt och logiskt att arbeta i, säger Fredrik.

Det är ett stort steg för butiken att byta schemasystem då det är en vital del av deras verksamhet.

Det digitala arbetssättet kommer fundamentalt förändra hur vi arbetar och kommunicerar inom butiken. Majoriteten av personalen i butiken är positiva, men alla tar till sig ny information på olika sätt och vissa är såklart skeptiska inför omställningen. Jag är säker på att alla kommer vara positiva om några veckor när vi kommit igång ordentligt. Nu kommer de att kunna ansöka om nya pass, göra semesteransökan och egentligen sköta allt de behöver direkt i telefonen, säger Fredrik.

Digitala hjälpmedel medför stora fördelar

Fredrik ser fram emot det nya arbetssättet och fördelarna det kommer innebära för butiken och dess anställda.

 Mina förväntningar är höga. I och med den här satsningen tar vi steget in i den digitala, molnbaserade världen. Vi digitaliserar en stor del av personalfrågorna, saker som idag sker via möten eller analogt. Det här kommer bespara oss en deltidstjänst. Det frigör tid från de som idag arbetar med personalfrågor. Vi slipper mycket administration och manuell handpåläggning då systemet sammanställer informationen och säkerställer att vi följer alla de lagar och regler som dagligvaruhandeln behöver anpassa sig efter. Mindre administration betyder mer tid på golvet i butiken. Det kommer helt klart att underlätta, säger Fredrik.

SoftOne önskar Fredrik och resten av personalen på ICA Supermarket Mora ett stort lycka till och ser fram emot att följa deras resa.

Bröderna Fredrik och Markus Syrén, ägare av Ica Supermarket Mora, vann det prestigefulla priset Årets Köpmän i Mora 2016 för deras sätt att visat en ny generations sätt att driva verksamheten med nytänk och framåtanda. Fotograf: Camilla Collett

Banu Özcetin är personalchef på ICA Maxi Stormarknad Solna, ett spännande och utmanande uppdrag som hon haft sedan 2009. Med 139 anställda är variationen under en arbetsdags stor och ingen dag är den andra lik.

ICA Maxi Stormarknad Solna har valt att använda SoftOne’s affärssystem för ICA, vilket inkluderar Schemaplanering, Tidrapportering & Bemanningsplanering. Hon har själv varit involverad i hela processen, från utvärdering av system till implementation och användande av SoftOne GO sedan de gick skarpt under hösten 2018. Butiken valde SoftOne GO för att de inte fick ut vad de önskade av de systemen de använt tidigare. Banu upplevde att de systemen saknade den komplexitet hon eftersökte. ICA Maxi Stormarknad Solna ville också ha en funktion för HR-administration och bemanningsoptimering, och först och främst ville de arbeta i ett modernt, integrerat system där allt de behövde fanns samlat på ett ställe. De ville dessutom ha en leverantör med den kompetens som krävdes för att hantera de nya krav som ställdes i samband med GDPR. De hittade vad de sökte i SoftOne’s molntjänst SoftOne GO.

”SoftOne GO är ett modernt, omfattande och komplext system, betydligt mer komplext än de system jag använt tidigare. Det ställer krav på användaren, du behöver veta vad du håller på med. Systemet är så pass bra byggt att det inte blir fel. Det är användarvänligt och flaggar så fort någonting fylls i på fel sätt. Det gör att man som användare leds till att göra rätt. Man får reflektera över den data man fyller i, istället för att bara slentrianmässigt mata in information”, säger Banu.

Banus favoritfunktioner

Funktionen att medarbetarna kan ställa sig i kö för lediga pass som de sedan kan acceptera digitalt uppskattar jag mycket. Jag slipper ringa och jaga de anställda vilket besparar mig mycket tid och arbete. Jag gillar också anställningskortet. Där är allt samlat på ett ställe vilket förenklar personalhanteringen betydligt.

Ser fram emot fortsatt utveckling av systemet

Jag ser på det första året som en läroperiod och vi blir mer och mer nöjda för varje dag som går. Vi är också mycket nöjda med den supportkontakt vi fått. De är alltid lyhörda inför de utmaningar vi stött på. Även om det ibland tar längre tid än vi önskar får vi alltid den hjälp vi behöver, så väl med praktiska utmaningar som med utvecklingsönskemål.

SoftOne GO är ett bra system som jag gärna ser att fler butiker ansluter sig till. Jag ser fram emot att det tillkommer ännu fler undermoduler. Jag ser också fram emot att komma igång med Bemanningsoptimeringen”, säger Banu.

 

Banu tipsar

 

  • Komplexiteten är bra men förutsätter att du lär dig hur systemet fungerar
    Jag gillar komplexa system. Ju mer komplext desto bättre. Det betyder att det finns många funktioner och en stor inbyggd potential. När man lär sig använda rätt modul vid rätt tillfälle är tjänsten fantastisk. Det är viktigt att man blir bäst på de delar man själv jobbar med och då är konsultens roll viktig. Ju mer du lär dig, desto mer kommer du få ut av systemet. De som arbetar dagligdags i systemet behöver en annan utbildning som de kan få från de inom butiken med rätt kunskap.
  • Ha en röd tråd i hur du bygger scheman
    I vår butik har vi två personer som är ansvariga för att bygga scheman, varav jag är en av dem. Vi har sedan kassaledare och driftansvariga som arbetar med schemat på en daglig basis. Det är ett upplägg med en ansvarsfördelning som passar oss bra.
  • Var inte rädd för omställningen
    Det är en omställning att byta affärssystem, speciellt när man jobbat i ett annat system under en längre tid, men jag vill aldrig gå tillbaka. Jag ser enbart alla möjligheter som kommer att komma med SoftOne GO. Jag skulle vilja uppmana andra butiker att inte vara rädd för det ”stora” utan istället se möjligheterna med det och våga ta klivet.

 

Ulf Aronsson är ekonomichef på ICA Kvantum Arninge sedan 16 år tillbaka. Efter att i flera år ha suttit med fem olika system för löne- och personalhanteringen kände Ulf och butikens personalchef att det var dags för en förändring. De hade en tydlig målbild, att bara behöva arbeta i ett och samma system. De hittade vad de sökte i SoftOne.

 

Vi var tidiga med att påbörja vår digitaliseringsresa och låg före vår tid med en önskan om att arbeta i ett integrerat system. Andra på marknaden förstod inte vad vi pratade om när vi efterfrågade ett helhetssystem. Valet blev självklart för oss när vi hittade SoftOne som arbetade mot samma vision. När vi började arbeta i SoftOnes affärssystem med modulerna Tid och Bemanning för sju år sedan fanns inte alla funktioner vi önskade på plats. Vi har därför arbetat nära SoftOnes utvecklingsavdelning under flera år och tillsammans med dem drivit utvecklingen av systemet till vad det är idag. Det har varit en lärorik resa och vi är mycket nöjda med systemet så som det fungerar idag, säger Ulf.

 

Sparar betydelsefull tid

Idag behöver butiken bara mata in information en gång, på ett ställe. Det sparar in mycket tid, men gör också hans arbete enklare. Att systemet är molnbaserat och alltid tillgängligt är också en fördel han uppskattar.

Alla, såväl chefer som anställda, har full tillgång till den information de behöver för sitt dagliga arbete i realtid. För de yngre anställda är det en självklarhet att arbeta så, de vill se allt på sekunden. För dem är appen det absolut viktigaste digitala verktyget. Det digitala arbetssättet besparar oss många frågor, i och med att all information de anställda kräver finns online, säger Ulf.

En arbetsgivare i teknisk framkant

Som arbetsgivare är det viktigt att hänga med i den digitala utvecklingen. Där har ICA verkligen varit ett föredöme som legat i framkant. Idag är majoriteten av alla företag digitala och vi lever uppkopplade liv. Vi måste kunna möta såväl anställda som kunder på deras premisser. För mindre än 10 år sedan skickade vi hem lönespecifikationer med post. Tänk bara den tiden som gick åt till att kuvertera 200 lönebesked!

 

Trygghet och grundförutsättningar för en framgångsrik verksamhet

Affärssystemet utgör hela navet i den ekonomiska verksamheten. Med drygt 100 anställda är det viktigt att känna en trygghet med systemet. Lönerna måste betalas ut felfritt varje månad och planeringen måste rulla på. Sköter alla ansvariga chefer sina arbetsuppgifter korrekt, till exempel attesterar i tid, är allting färdigt för löneutbetalning i systemet. Att starta igång med ett nytt personal- och lönesystem kan vara en utmanande resa, men är utan tvekan värt arbetet enligt Ulf.

Vi hade kunnat fortsätta arbeta på det traditionella sätt vi gjorde, med mycket manuell hantering och olika system, men för oss var det aldrig ett alternativ. Vi är nöjda och känner en trygghet i systemet. Jag kan därför varmt rekommendera andra butiker att använda SoftOne GO Ekonomi, Tid, Schema och Lön.

 

Ulf Aronsson tipsar

Tips till dig som överväger att börja med, eller redan arbetar med, SoftOne GO Tid, Schema och Lön.

1  Utbildad personal
Se till att utbilda personalen, speciellt alla chefer, så att de har rätt förutsättningar och kompetens för att kunna administrera systemet. Utbildning är grunden för att minimera fel och göra det ska bli så enkelt som möjligt för den som gör lönen.

2  Intresse är viktigt
Intresserade och engagerade medarbetare kommer göra ett bättre jobb. Det är viktigt att hitta personal som bryr sig om att göra rätt för att det slutliga underlaget ska bli korrekt.

3  Erfarenhetsutbyte
Det finns ofta någon inom organisationen med mer kunskap om specifika delar av systemet. Internt kompetensutbyte är givande och bör uppmuntras. Ställ upp för varandra och dela kunskap.

4  Ställa krav på administratören
I rollen som chef har du en arbetsbeskrivning där det ofta ingår vissa administrativa arbetsuppgifter, oavsett om chefen i fråga tycker det är kul eller inte. Varje chef är själv ansvarig för att kunna hantera systemet. Kan man inte det är man ansvarig att skaffa sig den kunskap man behöver.

Johan Risberg är butikschef på ICA Supermarket HABO utanför Jönköping. Våren 2017 började de använda SoftOne GO Schema för planering och administration av de 45 anställda.

”Innan vi började använda SoftOne för vår schemaplanering hade vi egentligen inget ordentligt verksamhetsstöd. Vi ritade scheman i ett program och administrerade och stämplade in i ett annat. Ändringar fick vi kommunicera via sms. Det gick åt mycket papper och pennor”, säger Johan skrattandes.

Schemahanteringen tog upp en stor del av Johans dagar och han började tröttna på allt onödigt dubbelarbete. Behovet av en förändring blev uppenbart. Johan visste att ICA centralt letade efter en långsiktig partnerlösning och blev lättad när beskedet om att SoftOne och ICA påbörjat ett samarbete kom.

Så fort implementationen var klar lämnade de sitt gamla arbetssätt och började arbeta i det nya systemet.

”Alla är så vana vid mobiler och appar idag, så omställningen för personalen var enkel. De uppskattar speciellt att schemat alltid är aktuellt. Själv kan jag slappna av, risken för missförstånd är betydligt mindre för jag vet att alla har den senaste versionen av sitt schema”, säger Johan.

ICA Supermarket HABO har använt SoftOne Schema i två år och berättar att han överlag är mycket nöjd.

”Jag får en helhet med hjälp av systemet som jag inte hade tidigare och tiden jag behöver lägga på schemaadministration har halverats. Det är slut med dubbelarbete. Gör jag en ändring så uppdateras och sparas den automatiskt. I slutet på månaden behöver jag bara trycka på en knapp så är allt klart”, säger Johan.

”Systemet sköter sig såklart inte av sig självt, men jag har en annan ro i själen för jag vet att systemet är vattentätt. De synpunkter jag haft på systemet har jag varit noga med att framföra. På så sätt bidrar jag till att höja kvaliteten inte bara för min egen butik, utan även alla andra ICA-butiker som använder systemet,” fortsätter Johan.

En annan aspekt av det nya arbetssättet som Johan uppskattar är den mobilitet som följer med en molntjänst. ”Nu kan jag arbeta från vilken dator som helst, vartsomhelst”, säger Johan.

Avslutningsvis får Johan frågan om han skulle rekommendera SoftOnes Schemaplanering till andra ICA-butiker. Hans svar kommer snabbt; ”Det har jag redan gjort flera gånger”.