Det finns möjlighet att skriva interna noteringar direkt på avtal under Försäljning > Avtal > Avtal.

Noteringen ligger under en egen expander. Här kan du skriva en intern notering som även kan följa med till de order och fakturor som skapas från avtalet.

För att inkludera noteringen på skapade order/fakturor:

1. Markera checkboxen Visa notering i order/faktura.
2. Noteringstexten följer då med till de order och fakturor som skapas.

Noteringen från avtalet visas på order och faktura under expandern Notering

• Noteringarna är avsedda för intern information i arbetsflödet och skrivs inte ut på order eller fakturor.
• Noteringen är inte redigeringsbar på order eller fakturor, utan kan endast ändras på avtalet.

Det finns sedan tidigare en funktion där du kan återställa en fakturerad order genom att ta bort fakturan – förutsatt att fakturan fortfarande är preliminär.

Denna funktion finns nu även för fakturerade avtal.

Gör så här (om fakturan fortfarande är preliminär):

1. Öppna den preliminära fakturan för redigering.
2. Klicka på Ta bort längst ner.
3. Välj OK för att bekräfta att du vill ta bort den preliminära fakturan.
4. Svara Ja på frågan: ”Vill du återaktivera avtalet?”

Avtalet kommer då att återaktiveras och uppgiften om nästa fakturadatum som avtalet ska faktureras återställs till det värde som gällde före faktureringstillfället.

Vid överföring av kundfakturor från SoftOne GO (Försäljning > Faktura > Fakturor) uppdateras även nya och befintliga kunder med uppgifter i det mottagande systemet (Fortnox/Visma eEkonomi):

• Namn
• Nummer
• Privatperson (markering/checkbox)
• Organisationsnummer
• VAT-nummer
• Leveransadress
• Fakturaadress
• Telefonnummer

Uppgifterna hämtas från kundkortet i SoftOne GO.

Nyhet
Under Inställningar hämtas även e-postadress från fältet Faktura e-post som finns på kundkortet.

Vid export av flera fakturor till Fortnox eller Visma har processen tidigare avbrutits helt om systemet stötte på en faktura med fel.

Detta har nu förbättrats.
Från och med nu exporteras alla fakturor som är korrekta, även om en eller flera fakturor innehåller fel. För de fakturor som inte kan exporteras visas istället ett tydligt meddelande, så att du enkelt kan åtgärda dem i efterhand.

Detta ger en smidigare och mer effektiv fakturaexport.

Många kunder använder InExchange som fakturadistributör – oftast för att endast skicka e-fakturor till de kunder som är registrerade för att ta emot e-faktura. I SoftOne GO finns stöd för både detta flöde och ett flöde där alla fakturor skickas till InExchange.

Flöde 1: Skicka endast e-fakturor till InExchange (standard)

Vid sändning sker en automatisk kontroll av dina e-fakturor.

• SoftOne GO skickar en förfrågan till InExchange och kontrollerar att kunden finns registrerad för e-faktura.
• För att kontrollen ska fungera behöver kunden ha organisationsnummer och/eller GLN-nummer registrerat i SoftOne GO på kundkortet.

Om kunden inte är registrerad hos InExchange

Om InExchange svarar att kunden inte finns registrerad för e-faktura visas ett felmeddelande i SoftOne GO som anger att kunden inte är upplagd för e-fakturahantering (inklusive vilken kund det gäller).

Vanlig orsak: saknat eller felaktigt organisationsnummer/GLN-nummer på kunden.

Så åtgärdar du meddelandet

1. Öppna fakturan och redigera kunden.

2. Lägg till GLN-nummer under Kontaktinformation och välj rätt GLN under Inställningar (expander) eller lägg till Organisationsnummer. (eller fyll i båda)

3. Kontrollera att uppgifterna följer med till fakturan (GLN finns även på fakturahuvudet under Faktura-expander).

4. Spara och skicka fakturan på nytt.

Automatisk fakturadistribution och uppföljning av status

I fakturalistan finns funktionen Automatisk fakturadistribution under Funktionsknappen. Den skickar markerade fakturor enligt vald fakturametod på kundkortet eller i fakturan.

Efter sändning visas en kvittens och varje fakturas status kan följas upp under:
Försäljning  > Rapporter > Elektroniska utskick

Om en faktura stoppas p.g.a. saknade uppgifter på kunden (org.nr/GLN/e-post) visas detta i listan – lös detta genom att öppna fakturan, komplettera kunduppgifterna och skicka igen.

Flöde 2: Skicka samtliga fakturor till InExchange

Vissa vill att alla kundfakturor går till InExchange, som sedan distribuerar dem vidare till slutkund utifrån den fakturametod du har på kundkortet eller fakturan.

• Brev
• E-post
• E-faktura

För att stödja detta kan du aktivera en inställning under Inställningar > Försäljning > Inställningar > Försäljning, under rubriken E-faktura: Använd InExchange som fakturadistributör för samtliga fakturor

Inställningen är som standard inaktiverad.

Du kan fortfarande skicka e-mail och skriva ut fakturor direkt från SoftOne trots inställningen. Det är bara de fakturor som du markerar och skickar som e-faktura som kommer att skickas till InExchange och distribueras därifrån.

Observera! Om du använder detta flöde, så tillkommer det en kostnad för varje faktura som skickas via brev och e-mail också, då InExchange ombesörjer detta.

Det är språkvalet på leverantören som styr vilket språk som används vid utskrift av inköpsbeställningen i redigeringsläget (Försäljning > Inköp > Beställning, klicka på pennan för aktuell beställning).

När du väljer utskriftsval under Funktionsknappen längst ner på beställningen ska nu utskriften/PDF:en följa den språkkod som är angiven på leverantören.

Om ingen språkkod är förvald på kunden hämtas språket istället från företagets inställningar.

För att underlätta spårbarhet vid uppdatering av snittpris på lagerförda artiklar visas nu snittpris per lagertransaktion på artikeln.

Du hittar lagertransaktionerna under: Försäljning > Lager > Saldo

• Snittpriset uppdateras när inleveranser registreras med aktuella priser.
• När utleveranser registreras visas det snittpris som gäller för artikeln, baserat på senaste inleveransen.

Så visar du snittpris i transaktionslistan

1. Klicka på hamburgermenyn till höger i rubriken över transaktionerna.

2. Markera checkboxen Snittpris i listan över visningsfält.

3. Spara visningen genom att välja Spara eget utseende under hamburgermenyn.

Bakgrund

Tidigare har användare av misstag kunnat markera avdrag som mottagna utan möjlighet att ångra detta. Eftersom åtgärden inte gått att ångra har det lett till felaktiga statusar och potentiella bokföringsproblem. Med denna uppdatering kan godkända ansökningar återställas på ett kontrollerat sätt, liknande hanteringen av återförda betalningar i Leverantörsreskontran.

Bra att veta:

• Funktionen gäller endast när hela avdraget har godkänts.
• Den går bara att backa en ansökan åt gången.
• Det går inte att backa vid delvis godkänd ansäkan där en extra faktura har skapats.

Så fungerar det

• Markera den ansökan som du har godkänt men som du vill backa.
• Backa ansökan med funktionsknappen nere till höger

• Om din ansökan är kopplad till en verifikation får du en informationsruta som meddelar dig att du har en verifikation som du bör ta hänsyn till.
  • Du kan motboka verifikatet om verifikatet endast innehåller en skattereduktion från Skatteverket.
  • Du kan ändra i befintligt verifikat om din verifikation innehåller flera belopp från Skatteverket.

• Din ansökan flyttas från Godkända till Ansökta. 

Vi bygger ut listvyn över tidtransaktioner så att mer av innehållet i extern- och intern kommentar kan visas.

Fälten är valbara via hamburgermenyn och ikonen med fyra lodräta linjer under Försäljning > Projekt > Tidrapport. Där kan de markeras med checkboxar.
De val du gör kan sparas via hamburgermenyn genom att klicka på Kom ihåg utseende.

När fälten är valda visas de i listvyn. Om du för muspekaren över respektive fält visas så mycket som möjligt av innehållet.

Kommentarsfälten registreras i samband med tidregistreringen. Om du behöver skriva längre text klickar du på ikonen till höger om tidtransaktionen.

Då öppnas registreringsbilden för extern notering, som följer med vid utskrift av tidboken och kan följa med till fakturan till kunden.

Bra att veta!
Intern notering skrivs inte ut på tidboken och följer inte med fakturan till kund.

Tidigare var det endast den ansvarige för en order som kunde skicka påminnelse till deltagare i en order men nu kan man även som deltagare skicka påminnelse till sina kollegor.

För att skicka en påminnelse öppnar du ordern för redigering och väljer ikonen med deltagarna och markerar vilka du vill skicka påminnelse till.

Artikel: Artikelnummer kan nu anges vid kopiering (när tillåtet)

Vid kopiering av artikel går det nu att ange nytt artikelnummer i de fall där det ska vara möjligt. (För externa artiklar ska kopieringsfunktionen inte blockera hantering på ett sätt som förhindrar sparande.)

E-faktura: Korrigerad adressering (OrgGuid) för berörda kunder

Felaktig OrgGuid-adressering vid e-faktura har korrigerats så att fakturor inte felroutas (t.ex. levereras som e-post till slutkund). Detta påverkar de kunder som rapporterats via InExchange.

Fakturautskrift: Kundens fakturamall från kundkortet används nu korrekt

När en fakturamall är angiven på kundkortet används den nu korrekt vid utskrift av faktura skapad från order. Tidigare kunde standardlayout användas, vilket t.ex. gjorde att artikelnummer kom med trots att de inte skulle visas enligt kundens mall.

Inköp: Det går nu att välja projekt kopplat till kund vid “Byt projekt”

Nu fungerar projektvalet korrekt när man byter projekt på order i status Dokumentation. Tidigare listades bara projekt utan kund, vilket hindrade val av kundkopplade projekt.

Offert/rapport: Arbetsbeskrivning placeras korrekt i utskrift

I offert-/rapportutskrifter placeras arbetsbeskrivning nu korrekt ovanför kolumnerna (Artikel, Antal, Á-pris, Belopp). Tidigare hamnade beskrivningen fel under kolumnraderna.

Order: Orderrader visar nu samma timmar som “Totalt fakturerad tid”

För order med tidregistrering (t.ex. 0:15/0:30/0:45) stämmer nu summeringen av timmar på orderlinjer överens med värdet i Totalt fakturerad tid. Tidigare kunde differenser uppstå (ex. 0,8 h).

Artiklar: Det går att lägga till inköpsrad på artikel utan fel

Det går nu att skapa och spara inköpsartikel. Tidigare uppstod felmeddelande vid sparande av ny inköpsrad.

Projekthierarki: Aggregering av delprojekt + förbättrad stabilitet i flikar

Data från delprojekt summeras nu korrekt till huvudprojekt vid “Inkludera underprojekt”. Dessutom har problem med frusna flikar och att Fetch Data inte fungerar för projekt på djupare nivå i hierarkin åtgärdats (ex. projekt länkade under delprojekt).

Projektöversikt: Utskrift av projektrapport tar inte hänsyn till “Från datum”

Utskrift av projektrapport från Projektöversikt speglar nu valda filter, inklusive Från datum. Tidigare kunde ingående balanser ändå komma med i utskriften trots att de exkluderades i vyn.

ROT: Faktura i fliken “Ansökta” visar nu belopp och löpnummer korrekt

I Skattereduktion > Ansökta visas nu korrekt belopp och serienummer för ROT-relaterade fakturor. Tidigare kunde vissa fakturor visa 0,00 och sakna löpnummer.