26 mars 2024

Releasenyheter

Allmänt

Förändringsloggen (Administera > Loggar > Förändringsloggar > Sök) har utökats med ett nytt fält för Identitet, vilket gör det enklare att se vem förändringen är gjord på.

Vi har gjort en säkerhetsuppdatering i närvaroterminalen. Detta har inte lett till några ​övriga förändringar så allt ska fungera som vanligt.

App

Den nya app-versionen finns vanligtvis tillgänglig samma dag som webb-releasen. Det kan dock förekomma en fördröjning på någon dag från att vi släpper app-versionen till dess att den blir tillgänglig i App Store och Google Play.

Observera att uppdateringen behöver laddas ned manuellt om telefonen inte är inställd på automatisk uppdatering av nya app-versioner.

I huvudet på en order visas nu kundnamnet i blått för att indikera att fältet är en länk. Klicka på länken för att komma vidare till redigering av kunden.


I vyn för att redigera kund kan du enkelt klicka på ikonen med en telefonlur för att ringa upp telefonnumret. 

 
 
 

Vi har uppdaterat sidan för utrymningslistan för att förbättra sorteringsfunktionen. Du kan nu sortera på Anställningsnr, Förnamn eller Efternamn.

Tid/Bemanning

Vi har nu lagt till två nya analyser varav den ena hanterar passförfrågningar och den andra passköer. Dessa kan användas för att få detaljerad information om passförfrågningar och passköer.

Analyserna ligger under rubriken Schema och heter Passförfrågan samt Passkö.

 

För att lägga till dessa analyser om du ej ser dem så markerar du rutan ”Visa även ej upplagda” uppe i vänstra hörnet enligt bilden nedan. Därefter letar fram analysen i listan, klickar på den och ställer in de inställningar som krävs. Då syns analysen som upplagd i listan och kan användas.

I passkön så prioriteras nu de anställda med inställningen ”Jag önskar utökad sysselsättningsgrad”. När du går in på ett pass via schemaplaneringen så syns detta via en ny kolumn som heter ”Önskar utökad ssg”. Detta fungerar både på webben och i appen.

I exemplet på bilden nedan så står det tre personer i kö. Köprioriteringen visas uppifrån och ned, vilket innebär att den anställda som är högst upp i listan är den person som är högst berättigad till passet. Vi kan se här att den anställda som ligger högst upp i listan var sist med att ställa sig på kö för passet, men eftersom att denne både önskar utökad sysselsättningsgrad samt har flest LAS-dagar så blir den prioriterad (Det finns även en företagsinställning som väljer om kön ska sorteras enligt LAS-dagar). Den som var först med att önska passet ligger därför sist i kön eftersom att denne inte har inställningen ”Jag önskar utökad sysselsättningsgrad” aktiverad på sitt anställdakort.

 

Inne på anställdakortet finns det en checkbox där den anställde kan välja att kryssa i för att tydliggöra att denne önskar utökad sysselsättningsgrad. Denna inställning har nu bytt namn från ”Jag önskar Extrapass” till ”Jag önskar utökad sysselsättningsgrad”. Du finner denna inställning under expandern Kontaktuppgifter.

 

Det har även tillkommit en behörighet för att kunna dölja alternativet för den anställde på anställdakortet. Detta innebär att medarbetaren själv inte kan se eller önska utökad sysselsättningsgrad själv. Behörigheten ligger under modul Personal.

Lön

Ny funktionalitet i Softone GO. Arbetstidskonto är ett konto där arbetsgivaren enligt kollektivavtal skall avsätta ett belopp varje år som beräknas vanligtvis per kalenderår. Underlaget är den lön som betalats ut under året. Vid kalender årets slut överförs beloppet till de anställda. De kan då välja att plocka ut som betald ledighet, kontantersättning eller avsätta som pensionspremie. Hur många timmar, hur beloppet skall beräkna är beskrivit i kollektivavtalet.

 
Implementering
 

Sätt behörighet: 3066, 3067, 3068

Innan vi kan lägga upp ett arbetstidskonto måste nedanstående registeruppgifter finnas upplagda.

  • Skapa/lägg upp löneart som bildar underlag för utbetalning från arbetstidskontot. Exempelvis löneartsnummer 11600 ATK Kontantreglering. Sätt bruttolön i Typ 1 och Arbetstidskonto i Typ 2.
  • Skapa/lägg upp löneart 11610 ATK Pensionspremie. Sätt Pensionspremie i Typ 1 och Arbetstidskonto i Typ 2.
  • Skapa ett Saldo under: Inställningar>Tid>Saldo för att administrera Arbetstidskonto timmar på den anställde. Fyll i relevanta uppgifter, markera som arbetstidskontogrundande. Koppla en tidkod till saldot.
  • Under Inställningar>Lön>Löneformler skall lägga upp en formel för uträkning värdet per timma.
    • Klicka på + tecknet för lägga upp en ny.
    • Ange unik kod och namn.
    • I formel välj under fast värde: BLTATK(betald ledighet per timma)
    • Denna formel lägger du sedan in på löneart för Utbetalning från Arbetstidskonto.
  • Lägg upp Arbetstidskonto under: Lön>Inställningar>Arbetstidskonto.
    • Tryck på + för att lägga upp ett nytt. 
    • Ange unikt namn och kod. 
    • Markera vilka val de anställda kan göra: Pensionspremie, Betald Ledighet och kontantersättning. 
    • Ange Val som skall bli om anställd ej utnyttjar sin valmöjlighet. 
    • Vad som händer med ej uttagen tid föregående år. Klicka på Spara.
  • Klicka på Nytt år för lägga in Inställningar för det nya Intjänande året och dess förutsättningar. I denna rutin skapar för varje år nya inställningar. Administrerar sedan avslutning av ett Intjänande år.
    • Datum Intjänande år läneunderlag Start och Stopp.
    • Uttagsår Betald ledighet Start och Stopp.
    • Anställd gör sitt val senast datum.
    • Välj löneart för Pensionspremie, där visas den/de som har Typ 1 Pensionspremie.
    • Välj löneart för Kontant ersättning, där visas den/de som har Typ Bruttolön, Arbetstidskonto. 
    • Kontant Ersättning utbetalas senast. 
    • Välj vilket Saldo som skall användas, som val är den eller de som är arbetstidskontogrundande.
    • Ange för procentsiffran för varje alternativ som är underlag för beräkningen.
    • Under arbetsmått intervall anger du vad som gäller enligt kollektivavtalet veckoarbetstid och hur många timmar man erhåller. Kan anges med flera intervall.
    • Markera vilka val de anställda kan göra: Pensionspremie, Betald Ledighet och Kontant ersättning.
    • Ange vilket val som gäller om inte den anställde väljer något.
    • Klicka sedan på Spara.
  • Under: Inställningar>Löneart går du igenom de lönerarterna som skall vara till grund för summering till arbetstidskontogrundande belopp. För varje löneart och varje koppling till löneavtal finns en kolumn: Arbetstidskontogrundande. Markera detta fält om ingår i summan och frånvarolönearter om de skall minska underlaget.
  • På Anställda markera du vilka som skall tillhöra Arbetstidskontot.
    • Detta görs under expandern Arbetstidskonto. 
    • Klicka på + Ny rad. 
    • Registrera vilket arbetstidskonto och fr.o.m datum.
    • Här adminstrerar du på anställdas arbetstidskonto.
Löpande under året
  • Under Anställd>Rutiner>Saldo kan du löpande följa de anställda hur mycket de tjänat in hittills under året. Välj under Saldo: ATK Intjänat.
  • På Anställda kortet kan du löpande administrera:
    • Nyanställda som skall ingå i beräkningen registreras här.
    • Byte av arbetstidskonto.
Årskörning
  • När intjänande året är avslutat dvs sista lönekörning är gjord. Skall en körning göras för att beräkna året. Skicka underlag till de anställda vad som är intjänat och vilka val de kan göra.
  • Årskörning görs: Lön>Rutiner>Arbetstidskonto.
    • Välj Arbetstidskonto och År som skall avslutas.
    • Kontrollera inställningarna.
    • Under menyvalet: Funktioner väljer du Beräkna.
    • Informationsbild, vilka anställda som har ingått och Status.
  • När beräkningen är Klar visas för varje anställd:
    • Arbetstidskontogrundande belopp.
    • Betald ledighet i timmar.
    • Belopp Betald ledighet.
    • Belopp Pensionspremie
    • Längst till Höger visas en Info knapp om man klickar där visas alla transaktioner  och frånvaro dag för dag under året.
  • Nästa steg är att skicka till de anställda vilka val de kan göra, timmar och belopp. Under menyvalet: Funktioner finns ett val: Skicka Val. De anställda får ett mail i sin App. Öppnar man detta så visas informationen och de anställda kan göra sitt val. Har de anställda behörighet i sin roll uppdateras information under Årskörning.
  • När alla anställda informerat om sina val gå tillbaka till aktuell Årskörning. Under Funktioner väljer du Skapa transaktioner.
    • Nu öppnas ett fönster där du får välja löneperiod för de som valt: Kontant Ersättning och markera om du vill Skapa utfall för de anställda som ej gjort sitt val.
    • Anställda som har valt Betald ledighet uppdateras Saldot med de nya timmarna.
  • Nu öppnas nya alternativ under Funktioner:
    • Backa Transaktioner – dvs körningen.
    • Betala ut kvarstående saldo – de timmar som ej tagits ut under året.
    • Utskrift för de anställda som valt Pensionspremie.

Det ligger en mer detaljerad manual på SoftOne Akademi under rubriken Lön.

Checkboxen på lönearten som tidigare hette Snittberäkning har ändrat namn till Dagberäkning. Funktionaliteten har fått utökad egenskaper se nedan. Dagberäkning är enligt kalenderdagarna i löneperioden, vilket innebär att transaktionerna i löneberäkning visas enligt löneperiodens datum.

Nu kan du använda inställningen att dessa skall visas som innevarande månad på transaktioner som är benämnda som fasta tillägg, Fasta tillägg kan vara t.ex. Ansvarstillägg, Personligt tillägg m.m.

 
Exempel på Innevarande månad:

Löneperiod: 20240401- 20240430, Avräkningsperioden: 20240301 – 20240331, utbetalningsdatum 20240425.

Anställd börjar 20240401, månadslön betalas ut i April, om fast tillägg är inställd som Dagberäkning(löneperiod) kommer den betalas ut i April. Transaktionerna i löneberäkning och på lönespecifikation får datum 20240401-20240430. Dvs innevarande.

 
Exempel på Släpande:

Löneperiod enligt ovan. Anställd börjar 20240401. Löneart för tillägg är EJ markerad för Dagberäkning (löneperiod). Resultatet blir då att tillägget betalas ut först i löneutbetalning Maj.

 
Notera:
  • Om avräkningsperiod och löneperiod är samma månad blir ju ersättningen riktig. Behövs ingen justering göras.
  • Om nuvarande Tillägg är enligt principen släpande och ni ändrar på löneart till Dagberäkning(löneperiod) till nästa aktuella lönekörning Transaktionen visas nu enligt löneperiodens datum. Då kan det ju bli att en månads ersättning hoppas över. Dvs enligt datumprincipen eftersom föregående lön var avräkningsperioden.  Kontrollera att antal månader med tillägget betalas ut rätt
  • Inställningen på löneart gäller för de löneavtal som är specifierade. Skulle det vara som så samma löneart gäller olika på regler beroende löneavtal. Då måste läggas upp en löneart för Innevarande och en för släpande.
  • Om justering till Dagberäkning(löneperiod) måste beräkningsformel på lönearten justeras. Se nedan för instruktion.          
Inställningar > Lön > Löneart
 
Gå in på den eller de lönearter du vill justera med att markera Dagberäkning (löneperiod). 
 
 
Om markering måste beräkningsformel också ändras. Skriv upp vilken beräkningsformel som används.
 
 
 
Gå till: Inställningar > Lön > Löneformler

Leta upp den aktuella formeln du skrivit upp. Gå in och redigera formel:

Längst upp till höger finns en kopiera symbol. Klicka på denna.

 
 

Ändra namnet under Kod t.ex med att lägga till ett D efter sista bokstaven.

I namnet lägg till (löneart) i namnet.

Nu skall formeln justeras, Ställ markören efter texten SSG. Gå in under Fasta Värden, markera: Kalenderdagar under perioden(KALDAG)

 
 
Lägg till tecknet för division efter SSG. Nu skall formeln ha detta utseende:
 
 

Gå tillbaka till lönearten som skall justeras. Under inställningar på löneart, klicka på Pennan på de löneavtal som skall byta beräkningsformel.

 

Klicka på pennan. Leta upp beräkningsformel som du skapade. Klicka på OK. Därefter måste du Spara längst ner till höger.

 

Gå nu till löneberäkning och gör en beräkning för test på en anställd för kontrollera hur tillägget visas och beräknas.

Utvecklingsarbete har gjorts med optimering av prestanda. Genomgång av hela funktionen i avseende på:
  • Hämtning av anställda.
  • Beräkna anställd.
  • Skapa/Backa transaktioner
  • Byta urval
  • Ta bort en retroaktiv körning

I gränssnittet har en justering gjorts av informationsraden som visar aktuell status för retroaktiva körningen:

Vid beräkning av de anställda har det tillkommit ett val. Vill du inkludera alla anställda, även de som är beräknade så markera i checkboxen. Som standard är den ej ifylld, dvs. beräkning sker av de anställda som ej är beräknade.

Ekonomi

I denna release har vi förbättrat hanteringen av utländska lev.betalningar över 150 000 SEK. För att bankerna ska kunna ta emot och behandla denna typ av betalning måste information om betalningskod finnas med i betalfilen. Betalningskoden syftar till att avspegla vad betalningen avser.


Kontroll vid skapande av betalfil

Vid skapande av betalfil som innehåller en eller flera utländska betalningar över 150 000 SEK kontrollerar vi:

  • Att leverantörens betalinformation innehåller en betalningskod
  • Att angiven kod är i enlighet med Skatteverkets betalningskoder

Om betalningskod saknas för ett mottagarkonto eller är felaktig stoppas skapandet av betalfilen och nedan felmeddelande visas. Meddelandet innehåller som du ser information om vilket fakturanr och vilken leverantör som felar. För att åtgärda detta behöver du gå in på leverantören i fråga och komplettera med en betalningskod.

 
Bra att veta!
  • Angiven betalningskod följer med i betalningsfilen för ISO20022.


Ange betalningskod på leverantör

För att enkelt kunna ange rätt betalningskod på mottagarkontot för en leverantör har vi uppdaterat fältet ’Betalningskod’ från ett fritextfält till en rullgardinslista. Rullgardinslistan innehåller Skatteverkets 99 tillgängliga betalningskoder.

Följ nedan instruktion för att ange betalningskod:

  1. Gå till Ekonomi > Leverantör > Register > Leverantörer.
  2. Öppna expandern Inställningar och därefter expandern Betalningsinformation.
  3. I tabellen Utländska betalningar anger du den kod som är främst förekommande för det du inhandlar från leverantören.

Bra att veta!

  • Rullgardinslistan visas endast om företagets land är Sverige, annars visas fortsatt fritextfältet.
 
 

Nu finns information om valutakod och valutabelopp med vid utskrift av rapporten ’Betalningsförslag’ i leverantörsreskontran.

Nu finns det möjlighet att exportera rapporter till Excel via ’Rapporter och analys’ på högersidan.

Standardrapporter

När det gäller standardrapporterna i SoftOne GO har vi lagt till exporttypen Excel för alla rapporter där behovet att exportera till Excel kan finnas. Den nya typen hittar du genom att klicka på pilen vid PDF enligt nedan bild.

 

Egna mallar

När det gäller egna mallar, dvs. kundspecifika rapporter, behöver exporttypen Excel läggas till av respektive kund. Följ nedan steg:

  1. Gå till Ekonomi/Försäljning > Rapporter > Register > Egna mallar.
  2. Öppna önskad rapport.
  3. Kryssa i Excel i rullgardinslistan ’Kan skrivas ut som’.
  4. Spara.

Försäljning

SoftOne GO erbjuder nu en integration för att exportera kundfakturor och kundinbetalningar till systemet Zetes Olympus, där uppföljning av transaktioner som avser tobaksvaror sker.

Uppsättning
  • Behörighet
    • Integrationen styrs av en ny behörighet, ’Exportera till Zetes Olympus [1108]’, som återfinns under Försäljning > Kundfakturor > Fakturaregistrering i behörighetsträdet. När behörigheten aktiveras synliggörs exportfunktionerna för kundfakturor och kundinbetalningar.
  • Spårningsnummer/EOID
    • Varje företag som handlar med tobaksvaror erhåller ett spårningsnummer, ett s.k. EOID, enligt EU-reglerna. I SoftOne GO behöver EOID registreras i fältet ’Leverantörsnummer’ på önskade kunder.
  • Indikation för Tobaksproduktdirektivet
    • Varje produkt som avser tobaksvaror omfattas av Tobaksproduktdirektivet (TPD). I SoftOne GO behöver TPD registreras som en kategori där koden ’TPD’ anges. Kategorin måste därefter kopplas till önskade artiklar för att möjliggöra dels export och dels vidare spårbarhet och uppföljning. 



Export av kundfakturor

Följ nedan steg för att exportera kundfakturor till Zetes Olympus.

  1. Gå till Försäljning > Faktura > Fakturor.
  2. Markera önskade fakturor.
  3. Välj funktionen Exportera till Zetes Olympus.
  4. Nu visas en dialog med information om hur många fakturor som har exporterats.
 
Bra att veta!
  • Det går bara att exportera fakturorna en gång, de får då status ’Exporterad’
  • Exporten omfattar endast fakturor där
    • Kunden har ett angivet leverantörsnummer (dvs. EOID)
    • En/flera artikelrader innehåller artiklar med kategorikod = TPD

Export av kundinbetalningar

Följ nedan steg för att exportera kundinbetalningar till Zetes Olympus.

  1. Gå till Försäljning > Faktura > Betalningar.
  2. Markera önskade betalningar.
  3. Välj funktionen Exportera till Zetes Olympus.
  4. Nu visas en dialog med information om hur många betalningar som har exporterats.

Bra att veta!

  • Exporten omfattar endast betalningar för de kundfakturor som tidigare har exporterats till Zetes Olympus, dvs. de som har status ’Exporterad’.

 

Ibland kan det vara svårt att veta vilken av två snarlika artiklar som du ska välja och lägga till på din order. Vid registrering av VVS-artiklar på avtal/offert/order/kundfaktura finns nu därför möjlighet att visa extern produktinformation. Du länkas vidare till RSK-databasen där bild och ytterligare information visas för den aktuella artikeln.

Genvägen till RSK-databasen finns tillgänglig på tre ställen i SoftOne GO:

  • Redigeringssidan av en artikel
  • Direkt från en artikelrad
  • I den externa artikelsöken

I nästa steg kommer vi lansera motsvarande funktionalitet i appen. Så småningom planerar vi även att utöka funktionen med E-nummersök, en databas för elprodukter.

Inställning

För att få tillgång till den nya funktionaliteten behöver inställningen ’Visa länk till extern produktinformation’ aktiveras via Försäljning > Inställningar > Försäljning > Inställningar > avsnittet Artikelrader.



Artikel

På redigeringssidan av en artikel finns det numera en knapp höst upp benämnd ’Visa extern produktinformation’. Klicka på knappen för att öppna upp artikeln i RSK-databasen i en ny webbläsarflik.

Knappen visas endast om artikeln avser en VVS-produkt.

 

Artikelrad

För artikelrader på avtal/offert/order/kundfaktura hittar du genvägen till RSK-databasen som en ny funktion, dels via högerklick på artikelrader och dels via funktionsknappen. Följ nedan steg:

  1. Markera en eller flera artikelrader.
  2. Högerklicka på artikelraden eller klicka på knappen Funktioner.
  3. Välj alternativet ’Visa extern produktinformation’.
  4. Nu öppnas den eller de artiklar som du har markerat i steg 1 i RSK-databasen i nya webbläsarflikar. Det öppnas en webbläsarflik för respektive artikel.

 

Bra att veta!

  • I artikelradslistan känner vi inte till vilken artikeltyp (VVS, El, Bygg osv.) som en artikelrad avser och därför är funktionen tillgänglig att använda för alla rader. Om SoftOne GO inte får träff på artikeln i RSK-databasen visas meddelandet ’Artikeln saknar extern produktinformation’.

 

Extern artikelsök

Du kan också nå RSK-databasen vid sökning i det externa artikelregistret.

  1. Klicka på förstoringsglaset bredvid artikelnumret på en artikelrad.
  2. Sök på artikel 1017631 i den externa artikelsöken. Här visas en ikon längst till höger – klicka på denna för att nå den externa produktinformationen.
  3. Artikeln öppnas då i RSK-databasen i en ny webbläsarflik.
 
 
Bra att veta!
  • I den externa artikelsöken känner vi till artikeltypen (VVS, El, Bygg osv.) och därför visas ikonen endast på rader som avser VVS.
Nu är det möjligt att importera försäljningsprislistor med artiklar i SoftOne GO.
  1. Gå till Försäljning > Import > Excel.
  2. Ladda ned mallen ’Filmall för import av prislistor’.
  3. Mallen innehåller rubriker med den information som kan importeras. De röda rubrikerna är obligatoriska. Kopiera in din data i respektive kolumn och spara filen.
  4. Välj fil och klicka sedan på Importera.
 
Bra att veta!
  • En försäljningsprislista skapas per kund/namn och valuta under Försäljning > Artikel > Prislistor.
  • Artiklarna kopplas till försäljningsprislistan med förutsättning att artiklarna finns upplagda i artikelregistret under Försäljning > Artikel > Artiklar.
  • Valutorna måste vara upplagda under Ekonomi > Inställningar > Generellt > Valutor.
 
 

Nu finns det möjlighet att exportera rapporter till Excel via ’Rapporter och analys’ på högersidan.

Standardrapporter

När det gäller standardrapporterna i SoftOne GO har vi lagt till exporttypen Excel för alla rapporter där behovet att exportera till Excel kan finnas. Den nya typen hittar du genom att klicka på pilen vid PDF enligt nedan bild.

 

Egna mallar

När det gäller egna mallar, dvs. kundspecifika rapporter, behöver exporttypen Excel läggas till av respektive kund. Följ nedan steg:

  1. Gå till Ekonomi/Försäljning > Rapporter > Register > Egna mallar.
  2. Öppna önskad rapport.
  3. Kryssa i Excel i rullgardinslistan ’Kan skrivas ut som’.
  4. Spara.

Arkiv

Vi hjälper dig att hitta rätt