24 mars 2022

Releasenyheter

Allmänt

Nu fortsätter vi att utveckla anlaysvyn genom att lägga till Medarbetarsamtal under rubriken HR. Med hjälp av Analysen Medarbetarsamtal kan du följa upp medarbetarsamtal på en bra sätt.

Du skapar enkelt dina egna lokala analyser med hjälp av spara urval och koppa de till roller, mottagargrupper eller helt publika urval.

Dessa val finns att välja:

I exemplet nedan visas hur det kan se ut om du vill ha en överblick över de samtal du har i veckan. Detta är sedan grupperat på Samtalstyp.

Du kan enkelt ta ut detta till Excel istället genom att välja Excel istället för tabell när du väljer att skriva ut analysen.

Vad är dokumentsignering?

Nu kan ni elektroniskt signera dokument som laddas upp på anställda. Detta innebär att ni kan ladda upp ett anställningsavtal på anställd som sedan elektroniskt kan godkännas och signeras av exempelvis chef, HR och den anställde själv.

Försäkra er om att dokumentet ser rätt ut genom att låta valda behöriga läsa, godkänna och signera dokumentet i ett led som ni själva väljer.

Signeringen av anställningsbevis är en separat licens. Kontakta salj@softone.se för mer information.

Uppsättning:

Behörigheter som krävs på företaget:

Modul: Administrera

Behörighet som krävs på den roll som startar signeringsflödet:

Modul: Personal

Skapa en signeringsmall tillsammans med nivåer, övergångar och roller. Knyt sedan vald signeringsroll till en attestroll.

1. Nivåer

Lägg till önskade signeringsnivåer. Ni måste ha en startnivå och en stängnivå, men ni kan även ha flera roller däremellan om ni vill att fler personer ska ges möjlighet att signera dokumentet.

2. Övergångar

Här väljer du hur övergångarna mellan de olika nivåerna ska gå till. Om du exempelvis har en ”mellannivå” så kan du ha övergångar som går från Start till Mellan och sedan en från Mellan till Stäng. Du kan även ha en tredje som går direkt från Start till Stäng. Detta väljer du själv.

3. Roller

Här väljer du vilka signeringsövergångar som ska vara kopplade till olika roller. Du kan exempelvis ha en roll som har tillgång till signeringsövergången Start till Mellan och en annan som har tillgång till båda övergångarna Mellan till Stängoch Start till Stäng.

Rollen är viktig för att begränsa vilken tur i ledet den kopplade anställda ska signera dokumentet.

4. Mallar

Under Signeringsmallar sätter du upp en eller flera mallar som styr vilka övergångar som signeringen ska genomgå. Du väljer vilken mall som ska användas vid signeringen då du startar signeringsflödet. Detta betyder att olika mallar kan användas för olika dokument eller olika anställda.

5. Koppla signeringsroll till önskad attestroll

Sista steget är att på attestrollen ange aktuell signeringsroll.

Signeringsflöde:

Starta signeringsflöde genom att klicka på signeringsikonen till höger om dokumentet.

Då får du upp denna ruta där du kan välja signeringsmall och som visar vilket flöde som mallen innehåller. Du kan även skriva en kommentar till övriga undertecknare.

När du startat signeringsflödet skickas ett GO-meddelande till den person vars tur det är att signera dokumentet.

För att kunna signera ska personen högerklicka på länken i meddelandet och välja Öppna länk i ny flik.

Då får personen upp dokumentet i en ny flik där den kan läsa igenom och längst ner på sidan godkänna och signera om den tycker att det ser OK ut.

Vi kommer i ett nästa steg att erbjuda signering via BankID.

På SoftOne-dagen den 25 mars så lanserar vi den helt nya modulen! Med modulen Inblick och Nyckeltal kan SoftOne GO leverera värdefull fakta i diagramform vilket ger er data och analyser om er verksamhet på ett helt nytt sätt!

Modulen Inblick och Nyckeltal ger er helt nya förutsättningar för att både kartlägga och skapa beslutsunderlag baserat på värden och fakta från er verksamhet. Genom att använda SoftOne GO så har ni samlat in mycket värdefull information om er verksamhet på ett och samma ställe. Resultatet av denna rapportering kan nu kartläggas och presenteras på ett sätt som ger er en helt ny insyn och överblick för att både förstå nuläget och ta rätt beslut för att konkret utveckla er verksamhet och förstärka er position som företag och arbetsgivare.

Först ut är Inblick och nyckeltal för er verksamhets resurser i form av era anställda och HR-området. Genom dessa nya diagram kan ni analysera er verksamhets status och utveckling. Ni kommer att få möjlighet att analysera antal anställda och anställningar samt se värden för FTE’er. Vi tillhandahåller exempelvis status över avgångsorsaker, kompetenser och medarbetarsamtal.

Exempel på diagram för information om era anställda:

Inblick och nyckeltal är en separat licens. Kontakta salj@softone.se för mer information.

Inom ICA pågår ett projekt med en övergång från StoreOffice till Min Butik. ICA har meddelat SoftOne att övergången planerat ska ske mellan 3-31 maj 2022 för SoftOnes kunder. SoftOne GO är redan tekniskt förberett för att importera kunder, fakturaunderlag och verifikat i de nya filformaten. Analys pågår avseende utökade möjligheter för att även integrera fakturabokningar av de fakturor som ICA sänder till er butik.

 

Vi har i våra tidigare release-nyheter informerat om att SoftOne erbjuder en tjänst för överföring av kunder och stöd vid övergång till Min Butik. Anmäl ditt intresse här. Ni kunder som redan har anmält ert intresse kommer att bli kontaktade av oss under mars månad.

Via vår erbjudna tjänst så kommer ni att kunna välja om ni vill uppdatera ert kundregister i Min Butik från SoftOne GO. ICA informerar om att det även går att uppdatera kundregistret från StoreOffice till Min Butik.

Min Butik kommer därefter att vara master för kundregistret enligt ICAs nya rutiner. Det är där som alla ändringar på överförda kunder ska ske samt kommande upplägg av nya kunder. Organisationsnummer måste finnas på kunderna i det system som kundregistret ska hämtas ifrån. Det går även att uppdatera kundregistret helt manuellt i Min Butik. Vill ni kontrollera vilka kunder som har vilka organisationsnummer, eller vilka kunder som eventuellt saknar organisationsnummer, så kan ni se detta i listan med Kunder under Ekonomi > Kund > Register > Kunder

Arbete pågår hos ICA med att ha stöd för att läsa in den uppdaterade kund.dat filen för att sätta utnyttjad kredit  för kreditkunder från SoftOne. När en faktura blir betald kommer man behöva uppdatera den utnyttjade krediten manuellt i Min Butik Ekonomi fram tills detta är på plats hos ICA. Stöd för filinläsning kommer planerat under maj månad enligt den information som vi har fått direkt från ICA. SoftOne GO har färdigställt den exportfil som kommer att läsas in i Min Butik.

Tänk på att:

• Kundnummer i SoftOne GO och StoreOffice översätts till ”köpkod” i Min Butik. I Min Butik ges helt nya kundnummer.
• En specifik kund kan endast läsas in en gång. Kundregistret kan dock uppdateras med tillkommande kunder.
• För att kunna exportera kundregistret från SoftOne GO behöver ni känna till ert butiksnummer hos ICA.

SoftOne och ICA har en löpande dialog samt gemensamma tester gällande övergången till den nya plattformen Min Butik. Fortsätt att följa senaste nytt här i våra release-nyheter.

Filformatet ISO20022 finns nu tillgängligt för leverantörs- och löneutbetalningar för Danske bank och Handelsbanken. Det är viktigt att ni som kund kontrollerar med banken avseende krav på testfiler innan byte av format.

Under kvartal två kommer vi att erbjuda bankintegration med automatiserade betalningar för Handelsbanken i det nya ISO20022 formatet samt bankintegration för övriga banker i takt med respektive banks tidsplan för övergång.

Information om hur ni byter format på filerna för leverantörsbetalningar och löneutbetalningen i SoftOne GO kan ni läsa om i fliken Ekonomi och fliken Lön.

Fortsätt följa våra releasenyheter för att få läsa om hur ni kan göra en övergång till automatiserade betalningar enligt bankintegration.

App

Den nya app-versionen finns vanligtvis tillgänglig måndagen efter webb-releasen. Det kan dock förekomma en fördröjning på någon dag från att vi släpper app-versionen till dess att den blir tillgänglig i App Store och Google Play.

Observera att uppdateringen behöver laddas ned manuellt om telefonen inte är inställd på automatisk uppdatering av nya app-versioner.

När du vill ändra attestnivå på personer syns nu färgmarkering framför respektive nivå när du ska göra ditt val.
 

Vi har delat upp knappen Attestera till två knappar.

Nu finns en knapp för att attestera och en knapp för att ändra attestnivå.

Den nya knappen Attestera attesterar direkt personerna som du har valt.

Knappen Ändra har samma funktion som den tidigare knappen som då hette Ändra attestnivå.

Vi har lagt till ett sökfält för artikelrader på sidan orderinformation så att du snabbt kan söka efter den artikelrad du är intresserad av att se.
 
 
 
Notera att du endast ser artikeln som heter Arbete:

Tid/Bemanning

Lön

Handelsbanken och Danske Bank ersätter tidigare format med den nya europeiska standarden (ISO 20022) från april månad.

Nu kan du generera betalfiler i det nya formatet i SoftOne GO.

Det är viktigt att ni som kund kontrollerar med banken avseende krav på testfiler innan byte av format.

Danske Bank kontaktas via ints@danskebank.se gällande testfil.

Handelsbanken informerar via denna sida:

https://www.handelsbanken.se/sv/foretag/konton-betalningar/tjanster-som-forenklar/filtjanster/filformat

Längst ned på sidan hos Handelsbanken finns en instruktionsvideo från Handelsbanken.

ÄNDRA INSTÄLLNINGAR I SoftOne GO FÖR HANTERING AV DET NYA FILFORMATET
 
Filformatet ISO20022 gäller från april för löneutbetalningar hos Danske bank och Handelsbanken.

Lägg upp kompletterande bankuppgifter på ditt företag:

Gå till Administrera > Företag > Företag

Öppna aktuellt företag för redigering

Välj Standard betalningstyp. Tryck på Lägg till rad för att lägga till betalningstyp. Välj BIC (SWIFT) / IBAN och fyll i konto. Under Betalningsuppgifter – Komplettera med BIC för det konto dina betalningar ska dras ifrån.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Lägg upp betalmetod kopplad det nya filformatet:
 
Gå till Personal -> företagsinställningar -> Inställningar Lön
 
Under Löneutbetalning ska nedan inställningar vara ifyllda:
 

Utbetalningsformat: ISO20022

Kundnummer: Låt antingen existerande kundnummer vara kvar eller ange 000000. Handelsbanken använder ej detta fält.

Bankgiro: Fältet kan vara tomt då detta inte används i nya formatet.

Företaget är registerhållare: ska inte vara markerat

Utbetalningskonto: Här ska man välja det BIC/IBAN som man registrerade i tidigare steg.

Använd execution date som den dag som lönen når mottagare: Ska vara markerad.

Execution date:

Enligt standarden ISO20022 så ska detta fält vara datumet för den dagen som pengarna dras från företagets lönekonto. Tidigare skickade man datumet för när pengarna ska finnas på den anställdes konto. Dvs att om utbetalning ska ske till arbetstagaren den 25: så ska execution date vara 24:e standarden ISO20022.

Olika banker är i olika faser när det kommer till att använda execution date. Då vissa banker inte implementerat execution date i sina egna system så har vissa banker kvar att det ska stå den 25:e i detta fält. Dock så måste alla banker följa standarden under hösten 2023. Vilket betyder att för de banker som idag fortfarande vill ha utbetalningsdatumet i detta fält så kommer detta att behöva ändras framöver.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Gällande anställningsuppgifter så ska fortfarande kontoinsättning finnas på alla anställda, och det ska i dagsläget vara svenskt clearing och kontonummer som ligger registrerade på de anställda.

 
Att tänka på:

Vi rekommenderar att ni redan nu förbereder er för att samla in uppgifter gällande IBAN för era anställda. En övergång till IBAN planeras av bankerna och vi kommer att fortsätta informera er om gällande tidplaner.

 
SKICKA TESTFIL TILL ER BANK INNAN ORDINARIE BETALNINGSFIL SÄNDS TILL BANKEN
 
När testfil skickas in till Handelsbanken så går det inte att testa med ett utbetalningsdatum som har passerat. Test hos Handelsbanken kommer då inte att gå igenom.
 
Rekommendationen från oss är att sända in en testfil till banken så snart som möjligt. Ett förslag är att välja någon/några anställda där löneunderlaget är klart för mars månad. Lås löneunderlaget för dessa personer och sänd in en fil för test till banken i det nya formatet för endast dessa anställda.
 

När testfilen är godkänd av banken så kan ni backa filen för dessa personer och därefter ta ut er ordinarie löneutbetalningsfil för samtliga personer.

Ekonomi

Handelsbanken och Danske Bank ersätter det tidigare formatet för leverantörsbetalningar (LB) med den nya europeiska standarden (ISO 20022) 1/4.

Nu kan du generera betalfiler i det nya formatet i GO.

Det är viktigt att ni som kund kontrollerar med banken avseende krav på testfiler innan byte av format.

Danske Bank kontaktas via ints@danskebank.se gällande testfil.

Handelsbanken informerar via denna sida:

https://www.handelsbanken.se/sv/foretag/konton-betalningar/tjanster-som-forenklar/filtjanster/filformat

Längst ned på sidan finns en instruktionsvideo från Handelsbanken.

Att tänka på:

  • för utlandsbetalningar är adress och land obligatoriskt på leverantören, vilket innebär att adresstypen Utdelningsadress samt Land behöver vara angivet på leverantörskortet i GO.
  • förändrad hantering av kreditnotor. Kreditnotor kan som tidigare skickas med i betalfilen till banken, men under vissa förutsättningar. Summan av fakturorna som ska betalas till en leverantör för ett datum måste vara positiv. Om man har en kreditfaktura med stort belopp finns även möjlighet att successivt minska den i GO genom att kvitta den mot debetfakturor via Utjämningsfunktionen (under Ekonomi > Leverantör > Betalningar) innan betalningsfilen skapas.
    Image

ÄNDRA INSTÄLLNINGAR I GO FÖR HANTERING AV DET NYA FILFORMATET

Lägg upp kompletterande bankuppgifter på ditt företag:

  1. Gå till Administrera > Företag > Företag
  2. Öppna aktuellt företag för redigering
  3. Under Betalningsuppgifter – Komplettera med BIC för det konto dina lev.betalningar ska dras ifrån.
  4. Betalningstyp för det nya filformatet kan antingen vara ’Bankgiro’ eller ’IBAN’ (om du vanligtvis har utlandsbetalningar)
    Image
  5. Klicka på Spara

Lägg upp betalmetod kopplad det nya filformatet:

  1. Gå till Ekonomi > Inställningar > Leverantörsreskontra > Betalmetoder
  2. Klicka på pluset för att lägga till ny betalmetod
  3. Ange
    1. Namn: förslagsvis Bankgiro (ISO 20022) eller IBAN (ISO 20022) – beroende på vald kontotyp
    2. Exporttyp: ISO 20022
    3. Betalningsnr: välj det kontonummer du kompletterade med uppgift om BIC enligt ovan.
    4. Tillgångskonto: ange det konto som betalningarna ska bokföras mot
    5. Kundnr: lämnas tom
    6. Bank/Avtal Id lämnas tom
    7. BIC: visas efter sparning
      Image
  4. Klicka på Spara
SKAPA BETALFIL I DET NYA FORMATET
  1. Gå till Ekonomi > Leverantör > Betalningar – fliken Obetalda (eller fliken Bet.förslag om ni har inställningen för att använda den)
  2. Markera de fakturor du vill betala
  3. Välj den Betalningsmetod du la upp enligt ovan.
    Image
  4. Ange Betaldatum
  5. Välj Skapa betalningsfil på funktionsknappen nere till höger
  6. Din betalfil genereras och laddas upp på din Internetbank som vanligt
  7. De markerade lev.fakturorna har flyttats över till fliken Avprickning (eller direkt till Avprickade om ni har inställningen Överför betalning automatiskt till verifikat och ej jobbar med återrapportering som beskrivs nedan)
ÅTERRAPPORTERA GENOMFÖRDA BETALNINGAR I DET NYA FORMATET
 
Fil för återrapportering hämtas som tidigare i din internetbank. OBS! att även filen för återrapportering är i ett nytt format. Detta behöver du ta hänsyn till vid import av filen i GO.
 
Läs in återrapporteringsfil i det nya formatet från banken i GO:
  1. Gå till Ekonomi > Import > Betalningar > Leverantörsbetalningar
  2. Klicka på pluset för Ny importImage
  3. Ange Betalningsmetod som du skapade tidigare
  4. Klicka på Välj fil
  5. Välj din återrapporteringsfil i det nya formatet
  6. Importera filen enligt ordinarie hantering
Vi har lagt till en ny kolumn för bet.löp. Du hittar detta genom att navigera till Ekonomi > Import > Betalningar > Kundinbetalningar och sedan går in på en av dina inläsningar och öppnar expandern Detaljer.

När betalningen är uppdaterad syns betalningsnumret i kolumnen ’Bet.löp’. Betalningen öppnas i en ny flik när du klickar på pennan för att redigera.

Notera att betalningsnumren inte visas i kolumnen om betalningen är uppdaterad innan releasen 2022-03-24.

Försäljning

Arkiv

Vi hjälper dig att hitta rätt