Numera finns en funktion där planerad frånvaro överstyr stämplad frånvaro. Detta gäller del av dag frånvaro exempelvis 50% osv. Denna funktion är byggd så du ska slippa koda frånvaro efter stämpling om du redan har planerat en del av dag frånvaro.

Det behöver först göras några inställningar för att funktionen ska fungera.

• Avvikelseorsaker (Personal>Inställningar>Tid>Avvikelseorsaker)
  • Det finns ett val som heter ”Använd avvikelseorsak från planerad frånvaro”, markera den och Spara.

• • När detta val är sparat så öppnas flera val under. Detta gäller hur standardorsaken ska justeras samt stämplingarna.

• • I bilden ovan så har vi ställt in 30 min på alla. Du bestämmer själv vilka tidsmått du vill ha. Det betyder att om den anställde stämplar ut före/efter sin planerade frånvaro så justeras den automatiskt inom dessa 30 minuter. Är det mer än 30 minuter så faller inte den planerade frånvaron ut. Då måste man koda i efterhand och då blir det efter den anställdes stämpling. Vi justerar även stämplingen till tiden då den planerade frånvaron början.
    • I vårt exempel nedan så är frånvaron planerad från 10:30 på dagen.
      • I första bilden har den anställde stämplat ut 10:25, 5 min före planerad frånvaro. Ingen orsak efter utstämpling. Då blir resultatet att frånvaron blir från 10:30 och inte 10:25 som stämplingen är.

• • • I andra exemplet så stämplar den anställde ut 10:45, 15 min efter planerad frånvaro. Ingen orsak efter utstämpling. Då blir resultatet även här att frånvaron börjar 10:30 och inte 10:45 som stämplingen är.

• • • I tredje exemplet så stämplade den anställde ut redan klockan 09:55, det är mer än 30 min som inställningen säger och då måste man koda sjuk som orsak efter utstämpling.

• • Valet ”Skapa hål mellan planerad frånvaro och sista eller första stämplingen” bör vara markerad för att hålet ska bli standardorsaken (ogiltig frånvaro). Så om man istället har de nedersta valen på 5 min och stämplar ut 10:20 så blir det ett hål mellan 10:20-10:30 med ordinarie orsak.

Funktionen Sammanhängande frånvaro ska hjälpa dig att fylla ut med vald orsaken mellan två tillfällen. Ifall man missar att markera dagar så kan nu programmet göra det åt dig om inställningarna är rätt.

Vi börjar med att göra några inställningar på de avvikelseorsaker som du önskar få detta utfall på.
Gå in under Personal > Inställningar > Tid > Avvikelseorsaker. Här fyller du i antalet dagar du önskar programmet ska kontrollera åt dig. I vårt exempel har vi 14 dagar, men du kan bestämma antalet dagar själv.

Sedan går vi  in till Attestera tid, Personal > Tid > Attestera tid.
1. I vårt exempel nedan så är en anställd sjukkodad den 20 – 21 augusti. Detta vet vi i förväg att personen anmält sig sjuk.

2. Sedan får vi besked om att den anställde även är sjuk den 23 augusti. Vi markerar den 23 augusti och väljer frånvaro under funktioner.

3. När vi väljer orsak sjuk här så ser vi att programmet fyller ut med sjuk även dagarna mellan dessa två sjuktillfällena.

4. När vi sparat så ser vi att alla dagar är markerade som sjuk.

• Nu har vi byggt in en rapport som ni kan använda för att se att du inte missat en sammanhängande frånvaroperiod. När man kodar frånvaro från attestera tid så markerar du vilka dagar som ska få frånvaron, här är det lätt att missa dagar (lediga dagar).

  Som i vårt exempel nedan. Här har vi markerat tisdag, lördag och söndag.

  

  Vi kodar dessa med sjuk. Då ser vi nedan att tre dagar inte har koden sjuk på sig. Dessa kommer då inte skickas korrekt till lön.

  

  Då finns en rapport att skriva ut som heter Frånvarokontroll. När du skriver ut denna så får du upp dessa tre dagar som missades i attestera tid. Kodar man dessa dagar i attestera tid så försvinner de från rapporten.

  

  Inställningar:

  Vi börjar med att göra några inställningar på de avvikelseorsaker som du önskar få detta utfall på.
  Gå in under Personal > Inställningar > Tid > Avvikelseorsaker. Här fyller du i antalet dagar du önskar programmet ska kontrollera åt dig. I vårt exempel har vi 14 dagar, men du kan bestämma antalet dagar själv.

  

  För er kunder som testar nya rapport funktionen ni gör så här:

  

  

  

  För er som har rapporter i Silverlight gör så här:

  

  

I nya rapportfunktionen finns ett val där du kan välja att endast se de inaktiva anställda.

När du markerar valet ”Visa endast inaktiva” visas endast de som är aktiva i rullgardinen under Anställda. De anställda visas med ett utropstecken före anställningsnumret.

Vi har påbörjat utrullningsprocessen gällande nya rapportfunktionen. De kunder som är först ut är de med licensnummer 9000 och uppåt. Vi kommer fortsätta utrullningen efter sommaren.

En handbok gällande nya rapportfunktionen hittar du här.

Tips!

• Om du får ett problem med rapporten så testa att skriva ut den från gamla menyn Rapporter först innan du kontaktar supporten. Du kan sedan maila in vad du fick för problem istället för att ringa.

Tidigare har det fungerat så att alla anställda som har rollen Anställd (rollen för de anställda) så kunde de under Min tid själva koda frånvaro.
Denna funktion är nu omgjord så att det är upp till företaget att sätta på rollen om det ska vara så eller inte.

1. Alla kunder som nu har aktiverat Min tid på rollen kommer automatiskt få denna behörighet satt, alltså ingen skillnad mot tidigare.
   1. Om dessa kunder ej önskar att deras anställda ska kunna koda sin frånvaro själv måste då ta bort funktionen.
2. Övriga kunder måste själva sätta detta val om de önskar att sina anställda ska kunna göra detta.

Gå in under Administrera > Roll > Roller.
Klicka på pennan på den roll du önskar redigera. Sedan markerar du Skrivbehörighet längst ner i bild (se vår bild nedan)

Sedan väljer du Modul Personal.

Du går ner i roll trädet och under Tid > Min tid och Redigera frånvaro. Markera detta val om du önskar att den anställde ska kunna lägga frånvaro på sig själv under Min tid.

Om du aktiverat det på rollen så aktiverad Funktionsknappen på den anställde och Frånvaro finn där som val.

Följande sidor finns nu tillgänglig i det nya gränssnittet Angular när man använder Google Chrome.

• Personal > Anställd > Hantera > Löneavtal

• Personal > Anställd > HR Uppföljning > Statistik (används för Sen ankomst och tidig hemgång)

• Personal > Anställd > HR Uppföljning > Kompetens GAP

Två nyheter har vi i nästkommande uppdatering av appen som sker vecka 25. Det är flera kunder som önskat detta och nu har vi äntligen gjort dessa funktioner.

• Filter sparat om du byter vy i appen
  • Den sparas inte mellan dag och veckovy pga olika val.
  • Den sparas ej om du väljer att Logga ut från appen.
• Antal anställda skrivs ut i ”dag och veckovy” för Schema (ej Mitt schema)
  • Det visas en siffra inom parentes högst upp ovanför de anställdas namn.
  • Ledigt pass räknas ej med här.

Under nya löneexporten kan du enkelt nu se om en anställd inte är attesterad (klar för lön).

I detta exempel har jag grupperat de anställda per kostnadsställe. Du kan välja mellan Ogrupperad, Kostnadsställe, Passtyp och Butik (alla).
Man kan lätt se med en orange varning att dagen inte är attesterad (registrerad tid). En anställd som är attesterad har ingen varning.

Om du skulle missa en varning på någon får du också en varning när du försöker Exportera lönefilen.

• Attestera tid
  • Om du endast har rast inställningen ”Slå ihop rastsaldo på hela dagen vid flera raster” under Tidavtalet så kunde rastutfallet bli olika beroende på om du klickade på Spara eller Räknade om i Attestera tid. Detta är nu rättat.
  • Om du lägger tid utanför schemat och kodat med en orsak så hämtades kontering från anställd upp och lades ut på hela dagen. Detta är nu rättat så endast tiden utanför schemat får kontering från anställd.
  • Tid som är uppräknat med en schematyp och faktor visade tidigare [0] under Infoknappen i Attestera tid, nu visas antal minuter.
  • Du som planerat in sjuk i början av juni rekommenderar vi att räkna om transaktioner på. En rättning gällande karensavdrag gjordes under maj och för säkerhets skull bör en omräkning göras om dagar är inlagda före rättningen.
  • Om du attesterade från en anställd eller från gruppbilden så tappades filtreringen i attestträdet, detta är löst.
• Min tid
  • En rättning är gjort för anställda som såg preliminära pass under Min tid. Dessa är nu åter dolda.
• Schemaplanering
  • Det gick tidigare att överlappa med flera aktiveringar på ”Ledigt pass”. Detta är nu rättat.
  • Det kom ett felmeddelande vid kodning av semester från schemaplaneringen eller när man godkände en ledighetsansökan, detta är nu rättat.
• Nya Rapportfunktionen
  • När ny rapport ska kopplas så följer SoftOne’s rapportnummer med automatiskt.
  • Egna rapporter är nu konverterade till nya rapportfunktionen.
  • Det går inte längre att öppna flera filtreringar över varandra.
  • Nu går det att välja Period ”Datum” utan att alla anställda försvinner.
• Löneavtal
  • Om du aktiverade ett inaktivt löneavtal så skapades en dubblett av det. Detta är nu rättat.
• Appen
  • Appen stängdes ner när du som anställd ställde dig i kö för ett ledigt pass (Önska pass), detta är nu rättat.
  • Appen stängdes ner när du som anställd ångrade Önskat pass, detta är nu rättat.
  • Under Dagvy så var det svårt att markera pilen till höger för att byta dag under Mitt schema, detta är nu justerat.
• Inställningar
  • Nu går det att lägga upp nya avvikelseorsaker genom att markera +.

• Skatteavdrag (CSR förfråga)
  • Genom att använda funktionen Skatteavdrag, uppdateras nu alla anställda med dom korrekta skattesatserna direkt från skatteverket.
• Ett fel gällande att det blev en karensdag fast högriskskydd är aktiverat på en anställd har rättats.
• Ett fel att det ej blev föräldraledig 100% vid konteringsfördelning är nu löst.