10 mars 2022

Releasenyheter

Allmänt

Dokumenten som tillhör en anställd visas nu i en lista istället för ikoner som tidigare.

Listan innehåller de standardfunktioner som alla listor i SoftOne GO innehåller som exempelvis sortering, filtrering, export till excel etc.

Inom ICA pågår ett projekt med en övergång från StoreOffice till Min Butik. ICA har meddelat SoftOne att övergången planerat ska ske mellan 3-31 maj 2022 för SoftOnes kunder. SoftOne GO är redan tekniskt förberett för att importera kunder, fakturaunderlag och verifikat i de nya filformaten. Analys pågår avseende utökade möjligheter för att även integrera fakturabokningar av de fakturor som ICA sänder till er butik.

 

Vi har i våra tidigare release-nyheter informerat om att SoftOne erbjuder en tjänst för överföring av kunder och stöd vid övergång till Min Butik. Anmäl ditt intresse här. Ni kunder som redan har anmält ert intresse kommer att bli kontaktade av oss under mars månad.

Via vår erbjudna tjänst så kommer ni att kunna välja om ni vill uppdatera ert kundregister i Min Butik från SoftOne GO. ICA informerar om att det även går att uppdatera kundregistret från StoreOffice till Min Butik.

Min Butik kommer därefter att vara master för kundregistret enligt ICAs nya rutiner. Det är där som alla ändringar på överförda kunder ska ske samt kommande upplägg av nya kunder. Organisationsnummer måste finnas på kunderna i det system som kundregistret ska hämtas ifrån. Det går även att uppdatera kundregistret helt manuellt i Min Butik. Vill ni kontrollera vilka kunder som har vilka organisationsnummer, eller vilka kunder som eventuellt saknar organisationsnummer, så kan ni se detta i listan med Kunder under Ekonomi > Kund > Register > Kunder

Arbete pågår hos ICA med att ha stöd för att läsa in den uppdaterade kund.dat filen för att sätta utnyttjad kredit  för kreditkunder från SoftOne. När en faktura blir betald kommer man behöva uppdatera den utnyttjade krediten manuellt i Min Butik Ekonomi fram tills detta är på plats hos ICA. Stöd för filinläsning kommer planerat under maj månad enligt den information som vi har fått direkt från ICA. SoftOne GO har färdigställt den exportfil som kommer att läsas in i Min Butik.

Tänk på att:

• Kundnummer i SoftOne GO och StoreOffice översätts till ”köpkod” i Min Butik. I Min Butik ges helt nya kundnummer.
• En specifik kund kan endast läsas in en gång. Kundregistret kan dock uppdateras med tillkommande kunder.
• För att kunna exportera kundregistret från SoftOne GO behöver ni känna till ert butiksnummer hos ICA.

SoftOne och ICA har en löpande dialog samt gemensamma tester gällande övergången till den nya plattformen Min Butik. Fortsätt att följa senaste nytt här i våra release-nyheter.

Vi fortsätter att arbeta med och färdigställa den efterfrågade funktionen för elektronisk signering av anställningsbevis.

Som administratör för er verksamhet så kan denna styra vilka hos er som ska signera ett dokument samt hur många olika roller hos er som ska signera dokumentet innan det till slut når den anställda för slutsignering. Detta sker genom att skapa en mall för ett signeringsflöde av ett dokument. Endast de användare med rätt behörighet kan sätt upp signeringsmallar.

Signeringen startar genom att en användare med rätt behörighet aktiverar signeringsflödet av ett visst dokument. Den roll som står i tur att signera dokumentet kommer att få ett meddelandet om detta via SoftOne GO. Dokumentet kan signeras via såväl SoftOne GO webb som SoftOne GO App. När dokumentet signerats av alla ingående parter i flödet så finns en digital bilaga till dokumentet som visar att samtliga digitalt har godkänt innehållet i dokumentet.

Vi kommer i ett nästa steg att erbjuda även signering via BankID.

Nu finns tillgång till de första analysvyerna för Ekonomi och Försäljning. Här finner ni information om era Leverantörer, Kunder och Artiklar.

Den globala analysvyn visar alla tillgängliga kolumner och fält som finns per leverantör, kund och artiklar. Det är möjligt att välja ett antal av dessa kolumner för att göra era egna val och anpassa informationen i en analysvy så att den passar just er verksamhet. En anpassad analysvy kallas för en lokal analys.

Just nu finns det totalt 16 olika tillgängliga fält om artiklar. Det finns totalt 34 olika tillgängliga fält om kunder samt 40 olika tillgängliga fält om leverantörer.
Användare hos er som ska få tillgång till analysfunktionen behöver en ny behörighet aktiverad på rollen. Under modulen ekonomi har Analys behörighet nr 1053 och under modulen försäljning har Analys behörighet nr 1052.
 
Användare med dessa behörigheter kommer att få tillgång till en ny flik med namnet Analys. Analyserna som ni vill använda behöver aktiveras. Detta görs genom att markera ”Visa även ej upplagda”, klicka på analysen, och knyt den mot rätt behörighetsroll.
 
 
 
 

SoftOne GO Analys – Kunder

Nedan följer ett exempel på en kundanalys för att enkelt kunna se vilka kunder som ligger i vilka orter.

När användaren klickar på analysen med kunder så öppnas ett urval. Det går att välja om även information om inaktiva kunder ska visas.
Fält och kolumner med information om kunderna väljs från den globala analysvyn. Dubbelklicka på de fält som önskas. Med hjälp av pilarna går det att sortera fälten upp och ner vilket styr i vilken ordning som informationen om kunderna senare kommer visas i analysvyn.
 
 
 
 
 
 
Det går att välja om informationen ska visas i en tabell eller direkt i Excel.
 
När du har valt din analys ligger den under fliken Utskrivna (kö) tillsammans med dina andra rapporter. Det går att öppna upp dem på nytt eller högerklicka och visa urval.
 
 

Exemplet nedan visas informationen i en tabell. I en tabell går det direkt att gruppera informationen. En gruppering görs genom att namnet på kolumnen dras till raden ovanför alla kolumnerna. Det går att gruppera på flera kolumner i en hierarkisk ordning. Exemplet visar en analys på våra kunder grupperat efter ort.

Det går att spara urvalet till den lokala analysen. Klicka på spara-knappen och döp urvalet till ett lämpligt namn. Därefter visas namnet valbart under pilen vid nytt urval. Väljer du att spara privat så är det bara du som kan se urvalet.

Om användaren har behörigheten spara publika urval under Försäljning (1063) och Ekonomi (1062) så kan denne även spara publikt, Publikt betyder att alla som har behörighet att ta ut analysen kan välja detta lokala urval.

Har användaren behörighet kan denne även spara det lokala urvalet till en roll eller till en mottagargrupper.
 
 
 
 

Följande information finns tillgänglig i analysvyn om era kunder:

Den rapport som idag finns om era kunder heter Kundrapport Kundlista

Rapporten nedan kan ersättas med samma fält i analysvyn men i analysvyn kan du även välja hur sorteringen ska vara med hjälp utav pilarna, vill du utöka vyn med någon kolumn så lägger du bara till den på samma sätt.

Rapporten ovan kan ersättas med analys med följande fält:
Använd pilarna för att välja hur sorteringen ska vara.

Analysvyn i exemplet är uttaget till tabell, du gör valet när du skriver ut om du vill skriva till tabell eller Excell.

 

SoftOne GO Analys – Leverantörer

Den information som finns tillgänglig att få ut om era leverantörer är  dessa:

Den rapport som idag finns om era leverantörer är Leverantörsrapport

Rapporten nedan kan ersättas med samma fält i analysvyn men i analysvyn kan du även välja hur sorteringen ska vara med hjälp utav pilarna, vill du utöka vyn med någon kolumn så lägger du bara till den på samma sätt.

Rapporten ovan kan ersättas med analys med fälten i bilden nedan.
Använd pilarna för att välja hur sorteringen ska vara.


Analysvyn i exemplet är uttaget till tabell, du gör valet när du skriver ut om du vill skriva till tabell eller Excel.

 
SoftOne GO Analys – Artiklar

Informationen som finns tillgänglig om artiklar är just nu följande:

Kundrapport – Artikellista

Rapporten nedan kan ersättas med samma fält i analysvyn men i analysvyn kan du även välja hur sorteringen ska vara med hjälp utav pilarna, vill du utöka vyn med någon kolumn så lägger du bara till den på samma sätt.

Rapporten ovan kan ersättas med analys med fälten i bilden nedan.
Använd pilarna för att välja hur sorteringen ska vara.

Analysvyn i exemplet är uttaget till tabell, du gör valet när du skriver ut om du vill skriva till tabell eller Excel.

I listan med Anställda har vi nu lagt till en kryssruta för att visa avslutade anställda. Du hittar den överst på sidan enligt bilden nedan.
Tänk på att det är baserat på datumet Visa anställning för datum.

Exempel: Datum angivet är 2022-01-01. En anställd vars anställning avslutades 2021-12-31 kommer att visas i listan om du markerar Visa avslutade.

På SoftOne-dagen den 25 mars så lanserar vi den helt nya modulen! Med modulen Inblick och Nyckeltal kan SoftOne GO leverera värdefull fakta i diagramform vilket ger er data och analyser om er verksamhet på ett helt nytt sätt!

Modulen Inblick och Nyckeltal ger er helt nya förutsättningar för att både kartlägga och skapa beslutsunderlag baserat på värden och fakta från er verksamhet. Genom att använda SoftOne GO så har ni samlat in mycket värdefull information om er verksamhet på ett och samma ställe. Resultatet av denna rapportering kan nu kartläggas och presenteras på ett sätt som ger er en helt ny insyn och överblick för att både förstå nuläget och ta rätt beslut för att konkret utveckla er verksamhet och förstärka er position som företag och arbetsgivare.

Först ut är Inblick och nyckeltal för er verksamhets resurser i form av era anställda och HR-området. Genom dessa nya diagram kan ni analysera er verksamhets status och utveckling. Ni kommer att få möjlighet att analysera antal anställda och anställningar samt se värden för FTE’er. Vi tillhandahåller exempelvis status över avgångsorsaker, kompetenser och medarbetarsamtal.

Nyfiken?! Anmäl er till SoftOne-dagen för att höra mer!

https://www.softone.se/kalender/softone-dagen-2022/

Inom kort kommer filformatet ISO20022 att finnas tillgängligt för leverantörs- och löneutbetalningar för Danske bank och Handelsbanken. Det är viktigt att ni som kund kontrollerar med banken avseende krav på testfiler innan byte av format.

Under kvartal två kommer vi att erbjuda bankintegration med automatiserade betalningar för Handelsbanken i det nya ISO20022 formatet samt bankintegration för övriga banker i takt med respektive banks tidsplan för övergång.

Vi återkommer inom kort med ytterligare information om hur ni byter format på filerna för leverantörsbetalningar och löneutbetalningen i SoftOne GO samt övergång till automatiserade betalningar enligt bankintegration.

Det är nu möjligt att analysera att kartlägga kompetenserna på era anställda.

Om du går till rubriken HR under fliken Analys finner du nu Anställda Kompetenskartläggning. Klicka på Visa även ej upplagda om du ej ser den.

I bilden nedan ser du den information du kan välja att skriva ut.

Med hjälp av denna analys kan du enkelt ta fram information kring dina anställdas kompetenser. Du kan enkelt ta ut detta som en Excel-fil genom att välja det istället för tabell.

Så här kan det se ut om du tar fram en tabell för att se om någon har kompetenser med slutdatum:

Nedan följer ett exempel hur du går till väga för att se vilka medarbetare som har de olika kompetenserna:

Tabellen är grupperad på Kompetens Namn och Namn vilket ger dig en snabb överblick på vilka medarbetare som besitter de olika kompetenserna.

I den här analysen finner du information kring er organisation.

Om du går till rubriken HR under fliken Analys finner du nu Organisation. Klicka på Visa även ej upplagda om du ej ser den.

Denna information kan du välja att skriva ut:

Här ser du ett exempel på en tabell som är grupperat på Kedja, Region och Butik. Du kan få ut denna information i en Excel-fil genom att välja Excel istället för tabell.

Om du inte har ekonomisk struktur och tittar på analysen Organisation kan du exempelvis gruppera på Kategori. Då ser du enkelt vilka anställda som ligger under vilken kategori, samt vilka av dessa som har kategorin som standard.

Det är nu möjligt att analysera orsakerna till att anställda avslutar till anställning.

Ni kan själva lägga upp de slutorsaker som ni önskar (Personal > Anställd > Register > Slutorsaker). Orsaken anges i samband med att en anställning avslutas.

Om du går till rubriken HR under fliken Analys finner du nu Slutorsaker. Klicka på Visa även ej upplagda om du ej ser den.

Här ser du den information du kan välja att skriva ut:

Med hjälp av den här analysen tar du nu enkelt fram den informationen du behöver kring slutorsaker.

Nedan följer ett exempel på en tabell utskriven med de flesta fält vi kan välja i analysen Slutorsaker. Här grupperat på Befattning och Slutorsak.

App

Den nya app-versionen finns vanligtvis tillgänglig måndagen efter webb-releasen. Det kan dock förekomma en fördröjning på någon dag från att vi släpper app-versionen till dess att den blir tillgänglig i App Store och Google Play.

Observera att uppdateringen behöver laddas ned manuellt om telefonen inte är inställd på automatisk uppdatering av nya app-versioner.

Nu har appen för SoftOne Timer blivit uppdaterad med ny logotype och ny färg för att mer enhetligt ingå i SoftOne-familjen.
 
Vi har lagt till en uppdatera-knapp i de olika schema-vyerna. Detta för att du ska kunna uppdatera sidan för att se om det skett förändringar i schemat sedan du öppnade sidan.
 
Vi har bytt termen Redigera tillgänglighet till Ny tillgänglighet för att undvika missförstånd ang. knappens funktion.
 
För att redigera tillgänglighet så klickar du på Se tillgänglighet och sedan klickar du på pennan på den tillgänglighet du vill redigera.
För att lägga till ny tillgänglighet så klickar du på Ny tillgänglighet.
 

Nu har vi lagt till en genväg till att skapa en ny kund när du är inne och skapar en ny order. Du kan nu alltså skapa en ny kund samtidigt som du skapar en ny order. Du hittar knappen Ny kund bredvid rutan där du söker efter befintliga kunder.

(Order > Ny order)

Här kommer en guide på hur du enkelt ändrar roll i appen.
Det finns två sätt att ändra roll i appen.

1. Det snabbaste sättet du kan ändra roll eller företag på är enligt bilden nedan. Du får först välja vilket företag du vill vara inne på och därefter väljer du vilken roll du vill ha.



2. Det andra sättet du kan ändra roll eller företag på är via inställningarna. Dit hittar du enligt bilden nedan. Då får du likt steg 1 först välja företag och därefter den roll du vill ha.

Du kan nu från sidan Tidrapport komma åt den order som är kopplad till tidrapporten. Du går till önskad dag och sedan klickar du på ordernamnet för att komma direkt till den kopplade ordern.

Tid/Bemanning

När du skapar ett nytt grundschema via Funktioner så är det nu möjligt att söka efter användare med fritext i fältet Kopiera från.
 

Om du går till rubriken Schema under fliken Analys finner du nu Arbetspass med kompetenskrav. Klicka på Visa även ej upplagda om du ej ser den.

I bilden nedan ser du den information du kan välja att skriva ut.

Med hjälp av den här analysen kan du enkelt se vilka kompetenser vissa arbetspass kräver.

Så här kan det se ut om du väljer att markera de passtyper som tillhör kassan:

Bilden nedan visar hur det kan se ut om du tar analysen till Tabell och grupperar på namn och kompetens. Då ser du vilka kompetenser som krävs för exempelvis introduktion kassa. Du kan enkelt skriva ut detta som en Excel-fil genom att välja Excel istället för Tabell.

Vi har lagt till en funktion som gör det möjligt att endast räkna om konteringen.

Så om det blivit någon förändring i konteringsinställningarna kan du behålla alla utfall och endast räkna om konteringen på de dagar du markerar istället för att behöva räkna om allting.

Behörighet Beräkna endast kontering [3059] krävs.

Obs: Detta gäller endast för avvikelserapporterare än så länge. Kommer att utvecklas vidare inom kort.

Detta är även tillgängligt från ”gruppsidan” så du kan räkna om konteringen på flera personer samtidigt.

Vi har lagt till en ny funktion för redigering i Attestera tid.

Klicka på pennan på en valfri dag för att visa detaljer om utfall och stämplingar på just denna dag.

Rutan du får upp visar detaljer på detta vis. Du kan även bläddra mellan olika dagar i denna vy genom att klicka på pilarna uppe i vänstra hörnet. Om du klickar på datumet får du fram en lista på de datum i perioden du valt där du snabbt kan skifta till annat önskat datum.

Om du vill öppna flera dagar samtidigt är det möjligt genom att först markera de dagar du vill se ute till vänster och sedan klicka på någon av pennorna till höger.

Då får du upp denna vy som visar översikt över alla de dagar du valt. Använd knapparna Expandera alla eller Stäng alla för att öppna eller stänga stämplingar och utfall för samtliga dagar.

Numera framgår det hur många dagar Tillfällig föräldrapenning som har tagits ut per respektive barn.

Barn läggs in under Föräldraledighet per anställd. De kommer sedan att synas under Tillfällig föräldrapenning när dagar tagits ut.

För kunna ange barn vid Tillfällig föräldrapenning krävs det att ”Ange barn” är angivet på avvikelseorsaken. (Personal > Inställningar > Tid > Avvikelseorsaker)

För att rätt lönearter ska falla ut är det också viktigt att det finns frånvaroregler upplagda (Inställningar > Tid > Frånvaroregler). Frånvaroreglerna ska finnas för lönearterna semestergrundande och ej semestergrundande.

Tänk på att: 
För att tillfällig föräldraledighet ska beräknas korrekt gällande vilka dagar per barn som är semesterlönegrundande behöver ni kontrollera förutsättningarna enligt ovan.
Kontakta gärna konsult@softone.se om ni vill ha er uppsättning uppdaterad med hjälp av oss.

Lön

Kolumnen Antal visar värden i timmar och minuter. Nu är det möjligt att även visa Antal i hundradelar.

För att få fram värdet i hundradelar måste rutan för kolumnen Antal HH:DD markeras. Detta görs genom att trycka på de tre strecken uppe till höger under knappen Beräkna. 

Om du vill att kolumnen alltid ska visas på sidan så klickar du på Kom ihåg utseende.

Från april månad gäller formatet ISO20022 för er kunder som har bankerna Handelsbanken och Danske bank. Vi kommer inom kort att informera er kunder om vilka förändringar ni behöver införa i SoftOne GO för att det nya formatet ska gälla. Det är viktigt att ni som kund kontrollerar med banken avseende krav på testfiler innan byte av format.

SoftOne GO har infört formatet ISO20022 och i samarbete med utvalda pilotkunder så används nu detta nya format.

Ekonomi

Som en konsekvens av bytet till ISO 20022 och Nordic Payment Councils NPC:s regelverk förändras hanteringen av kreditnotor. Ett betalningsuppdrag behöver i fortsättningen ha ett positivt belopp. Det innebär att enstaka kreditnotor inte kan skickas in i banksystemet. Kreditnotor kan fortfarande utgöra en del av en betalning men bevakning och avräkning måste hanteras av ditt eget system. Om kreditnotor ingår i en betalning får de alltså inte resultera i att betalningsbeloppet blir noll eller negativt.

Vid skapande av betalfil för en Betalningsmetod som är knuten till exporttypen ’ISO 20022’ – ta hänsyn till nya begränsningar:

  • Belopp att betala per leverantör måste vara större än 0.
  • Om summan av debit- och kreditfakturor blir 0 behöver dessa utjämnas manuellt innan betalfilen skickas.
  • Antalet kreditfakturor per leverantör är max fem stycken.
  • Samtliga kreditfakturor måste ha samma betaldatum och betalkonto som på debitfakturan.
Tidigare har det endast varit möjligt att matcha en debit- och en kreditfaktura. Nu är det möjligt att matcha både en eller flera debit- och kreditfakturor med varandra. Exempelvis en debitfaktura med flera kreditfakturor eller en kreditfaktura med flera debitfakturor.
 
När du har markerat flera debit-/kreditfakturor kommer den äldsta att bli matchad först.

Från april månad gäller formatet ISO20022 för er kunder som har bankerna Handelsbanken och Danske bank. Vi kommer inom kort att informera er kunder om vilka förändringar ni behöver införa i SoftOne GO för att det nya formatet ska gälla. Det är viktigt att ni som kund kontrollerar med banken avseende krav på testfiler innan byte av format.

SoftOne GO har infört formatet ISO20022 och i samarbete med utvalda pilotkunder så används nu detta nya format.

Vi har tidigare lagt till möjligheten att lägga till extrafält på Artikelkortet. Nu lägger vi till motsvarande möjlighet på Leverantörskortet och Kundkortet. Ni ger själva extrafälten en benämning som passar era behov. Därefter kan ni lagra ytterligare information om kunder och leverantörer i fritextformat.

Ny sida för att skapa extrafält

För att lägga upp extrafält:

  1. Gå till
    1. För LeverantörEkonomi > Leverantör > Register > Extrafält
    2. För KundEkonomi > Kund > Register > Extrafält
      (
      eller Försäljning > Kund > Register > Extrafält)
  2. Klicka på knappen Skapa Extrafält
  3. Ange Benämning för ditt nya Extrafält
  4. Klicka på OK

Ny expander på Kund och Leverantör

Vi har utökat Kundkortet och Leverantörskortet med en ny expander benämnd Extrafält. Härunder finns de extrafält du har lagt upp och här kan du fylla i den extra information du vill lagra om aktuell kund eller leverantör.

Behörighet

För att få tillgång till de nya expandrarna och menyalternativen Extrafält behöver följande behörigheter aktiveras under Gemensamt:

För Leverantör: Extrafält [1074], Leverantör extra fält [1075] och Redigera extra fält [1076]

För Kund: Extrafält [1074], Kund Extra fält [1077] och Redigera extra fält [1078]

Försäljning

Arkiv

Vi hjälper dig att hitta rätt