1 februari 2023

Releasenyheter

Allmänt

Vi har gjort nedanstående uppdateringar på det förenklade anställningsflödet baserat på feedback från er användare.

    • Lönetyper populerar inte efter valt avtal
      – Nu visas endast de lönetyper som är aktiva under det löneavtal som är valt på anställningsmallen.
    • Lönetyp: From-datum borde föreslås
      – From-datum på lönetyper fylls nu i automatiskt samma som det startdatum du väljer när du skapar anställd från mall.
    • Text till användaren när anställd sparas
      – Det kommer nu upp en popup-ruta som berättar att dokumentet sparas. Denna försvinner sedan när sparningen är genomförd.
    • Varning för redan upplagt personnummer
      – På samma sätt som vid avancerat anställningsflöde kommer det nu upp en varning som berättar om du anger ett personnummer som redan ligger uppe på en befintlig anställd.

Det är nu endast möjligt att tilldela/ändra/ta bort roller på andra, om man själv innehar den eller dessa roller. Undantaget är om man innehar Systemadmin-rollen. Då är det fortfarande möjligt att tilldela alla andra roller utan att själv inneha dem. Notera att detta endast gäller den Systemadminroll som genererades upp när kundlicensen skapades. För övriga skapade systemadministratörsroller gäller samma begränsningsregel som för de andra rollerna.

För att kunna tilldela roller till andra, gäller precis som tidigare att man vara inloggad med en användare som har behörighet att redigera andra användare. D.v.s.

Låt oss titta på ett exempel:

En chef har rollerna Butikschef och Butiksmedarbetare. 

När chefen ska lägga upp en nyanställd, kommer chefen endast att kunna tilldela rollerna Butikschef och Butiksmedarbetare.
Ska chefen ha möjlighet att tilldela samtliga roller på företaget, krävs det att chefen också har samtliga roller tilldelade, eller innehar Systemadmin-rollen.

App

Den nya app-versionen finns vanligtvis tillgänglig måndagen efter webb-releasen. Det kan dock förekomma en fördröjning på någon dag från att vi släpper app-versionen till dess att den blir tillgänglig i App Store och Google Play.

Observera att uppdateringen behöver laddas ned manuellt om telefonen inte är inställd på automatisk uppdatering av nya app-versioner.

Vid registrering av utlägg har fältet ’Belopp att fakturera’ tidigare uppdaterats med inköpspriset för den artikel som vald utläggstyp är kopplad till. Nu har vi förändrat prishanteringen till att istället utgå från artikelns försäljningspris. Samma prioritetsordning som vid registrering av artikelrader används, det vill säga:
  1. Pris från kund
  2. Pris från projekt
  3. Pris från orderns angivna prislista
Denna förändring avser både webben och appen.

Tid/Bemanning

Numera är det möjligt att välja att visa anställda baserat på attestnivå.

Tryck på Attestnivå för att få fram de olika attestnivåerna.

Välj sedan exempelvis de med attestnivå Registrerad. Då kommer endast dessa att visas.

Genom att filtrera och gruppera på atteststatus i attestera tid så ser du enkelt vilka personer som är kvar att attestera. De personer som har status Attesterad kan du välja att filtrera bort och därmed ser du hur antalet minskar för varje person som är attesterad.

Det finns kollektivavtal där man kan definiera det högsta antalet arbetsdagar en anställd kan ha under en vecka.

För att ge användarstöd för detta har vi utvecklat en ny typ av arbetstidsregel.

För att aktivera stödet kan man gå till Personal>Anställd>Register>Tidavtal. Väl där väljer man Tidavtal, och trycker på pennan.

Under fliken Inställningar för tid, kan man definiera maximala antalet arbetsdagar som kan finnas under en vecka.

Har man ett värde större än noll där så kommer systemet att göra kontrollen mot både grundschema och aktivt schema.

Karensavdraget kan beräknas olika för olika kollektivavtal. Vi har implementerat stöd för två olika beräkningar av avdraget för Handelsavtalet.

För att välja något av stöden kan man gå till Personal>Anställd>Register>Tidavtal. Väl där väljer man Tidavtal, och trycker på pennan.

Under fliken Inställningar för tid, kan man välja någon av dem.

Använd kontrakterad tid på anställning tittar på den kontrakterade tiden på den anställdes personkort. Tiden delas på fem och blir den tid som ska räknas som karensavdrag.

Använd kontrakterad tid på anställning plus markerade extrapass tittar på den kontrakterade tiden på den anställdes personkort. Här tas också hänsyn till de tillbytta pass som markerats som extrapass. Tiden delas på fem och blir den tid som ska räknas som karensavdrag.

Använd kontrakterad tid plus tilläggskontrakt tittar på den kontrakterade tiden på den anställdes personkort. Sedan lägger man till differensen av schemalagd tid i aktivt schema och schemalagd tid i grundschemat innevarande vecka, minus eventuell tjänstledighet. Detta för att fånga eventuella extrapass eller bortbytta pass. Sedan delas detta med fem för att få karensavdraget per dag. Om det blir förändringar i aktivt schema i perioden efter det att karensavdraget räknats fram, behöver man räkna om perioden.

Använd snittberäkning i avvikelseperiod tittar på schemalagd tid i aktivt schema, minus eventuell tjänstledighet under innevarande månad. Detta delas sedan med det antal dagar den anställde varit anställd i perioden, delat på sju för att få fram genomsnittliga veckoarbetstiden. Detta delas sedan med fem för att få karensavdraget per dag. Om det blir förändringar i aktivt schema i perioden efter det att karensavdraget räknats fram, behöver man räkna om perioden.

Beskrivning hur kostnader beräknas för månadsavlönade i schemaplaneringen.

För månadsanställda beräknas en timlön på följande sätt:
Summering av alla lönetyper på den anställde dividerat med divisorn på löneavtalet.
 
Den anställde i exemplet ligger på dessa lönetyper med lön:

Inställningen på löneavtalet:

(25469+500)/166 = 156,44 kr. Vi kommer alltså att räkna på en timlön på 156,44 kr.
I exemplet nedan har vi valt att endast se kostnaderna i tabellen.

  1. Under inställningen Välj vad du vill se görs valet att se kostnader samt om arbetsgivaravgifter ska inkluderas. Valet gäller både kostnaderna ovanför passen, nummer 3 och 4 samt personalkostnaderna i tabellen, nr 5, 6 och 7. Ändras valen på inställningarna måste även tabellen uppdateras, ute till vänster via pilarna, nr 2.Arbetsgivaravgifter och påslag under välj vad du vill se hämtas från löneavtalet under expandern kontering.
    I kolumnen Egna påslag kan du justera själv.
  2. Uppdatera innehållet i tabellen efter förändrat val på inställningarna.
  3. Summering av kostnad på veckan.
  4. Timmar och kostnader för dagen
  5. Personalkostnad för grundschemat
  6. Personalkostnad i det aktiva schemat
  7. Utfall enligt attestera tid se nedan
 
Uträkningen på dagarna görs enligt följande:
På måndagen har följande utfall genererats (i attestera tid):
 
 
Arbetade dagar används inte i beräkningen endast de andra tre.
Trans 1: 2:31 = 151 minuter = 151/60*156,44 = 393,71 kr
Trans 2: 2:59 = 179 minuter = 179/60*156,44 = 466,71 kr
Trans 3: OB-tillägg på 1:15 (denna transaktion har redan fått ett belopp när den skapades. Detta belopp används rakt av.)
 
Beräkningen av det kommer från hur regelverket är uppsatt.
Men i detta fall är det 50% av den framräknade timlönen vilket blir 156,44*0,5 = 78,22 kr per timme.
1:15 = 75 minuter = 75/60*78,22 = 97,78 kr
 
Summa: 393,71 + 466,71 + 97,78 = 958 kr.
 
 
Torsdag innan frånvaro läggs på är ett enkelt schema på 8 timmar vilket ger 8*156,44 = 1252 kr.
Efter att frånvaro läggs på blir det noll då frånvaro i nuläget inte ger något utfall.
 
 
Det man kan säga om beräkning av utfall är att om det redan finns ett belopp på en transaktion (uträknat av tidregelverket) används det beloppet, annars räknas det ut på sättet jag angav överst (Summa lönetyper/divisor). Det fungerar egentligen på samma sätt som för timanställd, fast där finns det oftare belopp på transaktionen redan från början, eftersom transaktionen skapas vid stämplingstillfället och inte när schemat läggs ut.

Nu kan du skapa en preliminär lönefil, utan att det sätts någon ny status i databasen på transaktionerna. Inte heller kommer kontroller på attest eller fel att stoppa exporten. Den data som ligger inom det intervall som har valts kommer att kunna exporteras som en preliminär lönefil. Även redan exporterade transaktioner kan exporteras igen.


Aktivera

Inställningar > Företagsinställningar > Inställningar lön > Löneexport


Skapa fil

Export > Löneexport > Ny

Gör din sökning och bocka sedan i preliminär löneexport.

Filen skapas med samma format som en ordinarie lönefil. Kontrollen på atteststatus och fel kommer inte att hindra exporten. Inga transaktioner byter status i databasen och kan med andra ord exporteras igen.

Löneexporten kommer att visas som preliminär.

Lön

Numera är det möjligt att välja kod vid val av lönetyp i urvalet. Koderna som visas är de koder som är kopplade till lönetypen.

Denna kan användas för att få ut vilka anställda som har en viss lönetypskod. T. ex. ansvarstillägg som är kopplat till lönetypen Timlön.

Image


Image

Numera följer filtreringen ute till vänster i trädet med anställda med i gruppbilden till höger.

Exempel:

Nu visas de anställda som finns till vänster även till höger efter en filtrering till vänster utan att anställda behöver laddas om.

Tidigare har vi skrivit om att det nu är möjligt att exportera filen med personnummer istället för anställningsnummer.

Nu har vi även lagt till alternativet kunna hämta externkod på konto kostnadsställe istället för 01 som varit det hårdkodade värdet i filen tidigare. Samt vid uttag av exportfil ges nu valet att kunna gruppera enligt det nya fältet Lönebolag som du finner under grupperingen.

Byta anställningsnummer till personnummer:

Navigera till Personal > Inställningar > Företagsinställningar (fliken Inställningar lön) för att komma åt inställningen att ersätta anställningsnummer med personnummer.

Hämta externkod till kostnadsställe istället för det hårdkodade 01:

Navigera till Ekonomi > Redovisning > Konteringsnivåer > Kostnadsställe för att komma åt denna inställning. Detta sker under expandern InställningarDet du skriver in som enhet under Löneexport är det värde som kommer att skrivas ut i lönefilen.

Filen skrivs sedan ut enligt denna tabell:

KPA Direkt har infört ett nytt pensionsavtal AKAP-KR, i filen blir det med kod 13. Detta gäller från och med rapporteringen 2023.

Vi har nu anpassat programmet att det går att ange AKAP-KR på löneavtal och/eller anställd.

Enligt filbeskrivning: Rapportering KPA Direkt version 3.0 har justeringar gjorts i fillayouten för posttyp 31 och 33. I Softone GO har det

anpassats till den nya fillayouten.

Löneavtal

Sökväg: Anställd>Register>Löneavtal

Under statistik kan man nu välja AKAP-KR.

Anställd

Öppna Anställningsuppgifter sedan rapportering. Under KPA och typ av avtal kan du nu välja AKAP-KR.

 

Massuppdatering Anställd

Behörighet: Massuppdatera Anställd [3060].

Använd denna funktionalitet om du vill ändra på flera anställda samtidigt.

Markera de anställda du vill ändra på. Klicka sedan på Massändra.

I kolumnen Fält väljer du KPA – Typ av avtal. Därefter klicka på plusset. Nu kan du ange det nya värdet för de utvalda anställda.

Under fliken Massuppdatering visas nu de anställda som du har justerat.

Arbetsgivaredeklaration på individnivå.

Från redovisningsperiod 202301 skall arbetsplatsens adress och ort redovisas i AGI-filen på de anställda. Se nedan skatteverkets information. Mer utförlig information hänvisar vi till Skatteverkets hemsida.

I Softone GO har vi möjliggjort kunna ange detta på företagsinställningar samt även kunna registrera på anställda.

Företagsinställningar

Sökväg: Personal>Inställningar>Företagsinställningar, flik Lön

Här registrerar du företagets huvudarbetsplats adress. Finns det enbart en arbetsplats på företaget är det tillräckligt att ange adress här.

Anställd

På anställd kan du ange adress som avviker från företagets.

Under: Anställningsuppgifter>Rapportering>Kontrolluppgift och Skatteverket finns två kolumner att fylla i.

Ej redovisa adressuppgifter för enskild anställd

I vissa fall skall ej adressuppgifter på anställd redovisas. Detta löser du under Kontrolluppgift och skatteverket och på anställd

markera i kolumnen: Lämna tomt i AGI-filen.

Massuppdatera anställd

Vi har även lagt adressuppgifterna i Massuppdatering av anställd. Utnyttja denna funktion om du t.ex skall lägga in

adressuppgifter för en enhet.

I listan på anställd kan du filtrera och sedan markera vilka anställda du skall göra detta på.

Sedan klickar du på Massändra.

Nedanstående fält är vad du kan ändra på anställd.

Exempel i AGI-filen

Numera är det möjligt att välja att visa anställda baserat på attestnivå.

Tryck på Attestnivå för att få fram de olika attestnivåerna.

Välj sedan exempelvis de med attestnivå Registrerad. Då kommer endast dessa att visas.

Genom att filtrera och gruppera på atteststatus i löneberäkningen så ser du enkelt vilka personer som är kvar att färdigställa. De personer som har status Låst kan du välja att filtrera bort och därmed ser du hur antalet minskar för varje person som är hanterad.

Ekonomi

Om BIC sparas i en betalningsuppgift på Företagssidan kommer denna kod att presenteras inom parantes i slutet av IBAN-kontot, t.ex. SE6795000099604244 (HANDSESS).

Detta gäller nedan rullgardinslistor:

  • Ekonomi > Inställningar > Kundreskontra > Inbetalningsmetoder
    • Betalningsnummer på redigeringssidan
  • Ekonomi > Inställningar > Leverantörsreskontra > Betalningsmetoder
    • Betalningsnummer på redigeringssidan
  • Ekonomi > Leverantörs > Fakturor
    • Betalkonto på redigeringssidan

Vi har lagt till ytterligare systemimportdefinitioner för att kunna importera underlag från det sändande systemet SAP. De underlag som kan importeras:

  • Kundfakturor (txt-format)
  • Leverantörsfakturor (txt-format)
  • Bokföringsunderlag (csv-format enligt ett visst format som konverteras till xml-format vid import)


Instruktion

  1. För att lägga till de nya importdefinitionerna klickar du på plustecknet under Ekonomi > Import > Connect.
  2. Välj den aktuella importdefinitionen, t.ex. SAP Kundfakturor, ange ett namn och spara.
  3. Vid importen hämtas kundfakturanumret från filen och om samma fakturanummer redan finns i SoftOne GO kommer ett felmeddelande visas.
  4. Om fakturanumret inte finns sedan tidigare importeras kundfakturorna till fakturalistan under Ekonomi > Kund > Fakturor. Dessa kundfakturor hanteras alltså endast som en reskontrapost i Ekonomi-modulen.
  5. För att aktuella internkonton ska importeras från filen behöver dessa finnas upplagda sedan tidigare under Ekonomi > Redovisning > Konteringsnivåer i systemet.
På sidan Verifikat har vi utökat rullgardinslistan för val av verifikatserie med numret för respektive serie.

Försäljning

Vi har förändrat beteendet för hur artikelrader markeras vid val av en radstatus. Tidigare markerades samtliga artikelrader och användaren behövde då avmarkera de rader som t.ex. inte skulle faktureras.

Ett naturligt beteende är att först välja rader och sedan status. Med anledning av det har vi ändrat till följande:

  • Om det finns förvalda artikelrader kommer dessa kvarstå vid val av radstatus
  • Om det inte finns några förvalda artikelrader kommer samtliga artikelrader markeras vid val av radstatus
Ovanstående förutsätter att raderna går att föra över till vald status. Om en rad inte kan föras över till vald status kommer den att avmarkeras.
 

Exempel 1

En rad har förvalts innan val av radstatus:

 

Resultat efter val av radstatus:


Exempel 2

Inga rader har förvalts innan radstatus valdes:

 
Resultat efter val av radstatus:

Från och med 1 januari 2023 har skattereduktionen för installation av solceller höjts från 15 % till 20 %. Nu finns det stöd i SoftOne GO för automatisk hantering av den ökade skattereduktionen.


Uppsättning

För att bibehålla historiken på befintliga ordrar och fakturor har en ny basartikel avseende Grön teknik-avdrag 20 % skapats, vilket innebär att viss uppsättning krävs. Så småningom kommer basartikeln som avser Grön teknik-avdrag 15% döljas. Följ nedan steg för att komma gång med den nya avdragsprocenten:

  1. Skapa en ny artikel för Grön teknik-avdrag 20 %
  2. Skapa en ny artikel för Avslag grön teknik-avdrag 20 %
  3. Koppla de ny artiklarna till basartiklar via Försäljning > Inställningar > Artiklar
  4. Behåll basartiklarna för Grön teknik-avdrag 15 % för att historiken över utförda skattereduktioner ska kvarstå.
  5. Använd den nya avdragsartikeln på nya ordrar för att beräkningen ska ske utifrån 20 % istället för 15 %.

Med anledning av många inkomna frågor kring hur Grön teknik-avdrag ska hanteras för ett fastprisarbete kommer här ett exempel om tillvägagångssättet i SoftOne GO.


Information från Skatteverket

Skattereduktion för installationen ges för arbete och material. Kostnader för resor, utrustning eller projektering i samband med installationen ger inte rätt till skattereduktion. Dessa kostnader ska du som kund betala i sin helhet. Vid installation av grön teknik till fast pris (totalentreprenad) kan kostnaderna för arbete och material beräknas till 97 % av totalpriset. Övriga kostnader kan anses uppgå till 3 % av det totala priset.


Exempel

Så här kan en fastprisorder se ut om arbetet avser en installation av solceller.

  1. Här är två olika fastprisartiklar registrerade – en fastprisartikel F där 97 % av material och arbete som ska faktureras ingår och en fastprisartikel FG där övriga 3 % ingår. Det beror på Skatteverkets regler.
  2. Fastprisartikel F har skattereduktionstyp för Nätanslutet solcellssystem och ingår i underlaget för avdrag.
  3. Fastprisartikel FG har skattereduktionstyp Övrigt och ingår inte i underlaget för avdrag.
  4. Innan skattereduktionsavdraget registreras – kontrollera att typen är korrekt. Om någon artikelrad behöver justeras – markera raden/raderna, klicka på funktionsknappen och välj Ändra skattereduktionstyp på markerade rader.
  5. Välj Nätanslutet solcellssystem i rullgardinslistan för Avdragstyp att byta till och tryck på knappen Ändra avdragstyp.
  6. Säkerställ att fastprisartikeln som avser övriga kostnader har skattereduktionstyp Övrigt. Denna typ exkluderas vid beräkning av skatteavdraget.
  7. Nu kan artikeln för 20 eller 50 % skatteavdrag registreras.

Nu finns det stöd för att skriva ut beställningsrapporten på engelska. Nedan följer en kort beskrivning:

  1. Öppna en beställning.
  2. Klicka på pilen bredvid knappen Skriv ut och välj Rapporter.
  3. Välj engelska i rullgardinslistan för Språk. Klicka sedan på skrivaren för att skriva ut eller kuvertet för att e-posta beställningen till leverantören.

SoftOne GO har numera stöd för rapportering av intrastat till SCB. Via nedan länk hittar du en handbok som innehåller information om vad intrastat är, hur uppsättningen går till i systemet och hur registrering och rapportering av uppgifter ser ut.

Handbok – Intrastat

I och med utvecklingen av intrastat-rapportering har vi även utökat valbara fält i funktionen för massändring av artiklar. Nu finns fälten Statistisk varukod och Ursprungsland i rullgardinslistan i funktionens dialog. Detta tillägg syftar till att snabbt och effektivt kunna ange intrastat-värden på ett flertal artiklar.

En justering av vilka behörigheter som krävs för att skicka e-fakturor har utförts. De allra flesta användare har redan korrekt behörigheter, men om ni mot förmodan stöter på problem med att skicka e-fakturor, antingen via fakturalistan eller via redigeringssidan av en faktura, kontrollera att båda nedan behörigheter är aktiverade. Dessa behörigheter återfinns under Försäljning i behörighetsträdet.

  • Skapa e-faktura [909]
  • Skapa Svefaktura [513]
Det går nu att göra en manuell ändring av genomsnittspris på en lagerförd artikel via Försäljning > Lager > Saldo. Vanligtvis behöver den här typen av transaktion inte användas, utan genomsnittspriserna uppdateras vid in- och utleveranser och det brukar räcka. Med anledning av det har vi lagt till en behörighet för att kunna använda den nya funktionaliteten.

Behörighet
Behörigheten ’Ändra snittpris på lagerförd artikel’ behöver aktiveras under Försäljning i behörighetsträdet.

Information
  • Genom att gå in på redigeringssidan av en artikel via Försäljning > Lager > Saldo kan en transaktion med typen ’Snittprisändring’ göras, exempelvis vid uppstart av en ny artikel eller om snittpriset behöver ändras av någon annan anledning.
  • Det är endast pris, datum och en notering för ändringen som går att registrera och spara i den här typen av transaktion.
  • Inget verifikat uppdateras för en eventuell lagervärdesförändring utan detta måste i sådana fall registreras manuellt.
  • Det vanligaste sättet att justera ett genomsnittspris som blivit felaktigt vid en inleverans är annars att utleverera det antal som var aktuellt vid den felaktiga inleveransen och sedan inleverera samma antal med det korrekt priset på samma datum.
  • Efter snittpris uppdatering föreslår systemet det aktuella snittpriset vid nästa inleverans av artikeln.

Vid registrering av utlägg har fältet ’Belopp att fakturera’ tidigare uppdaterats med inköpspriset för den artikel som vald utläggstyp är kopplad till. Nu har vi förändrat prishanteringen till att istället utgå från artikelns försäljningspris. Samma prioritetsordning som vid registrering av artikelrader används, det vill säga:

  1. Pris från kund
  2. Pris från projekt
  3. Pris från orderns angivna prislista
Denna förändring avser både webben och appen.
 
Exempel
  • I nedan exempel registreras ett utlägg för Restid och Belopp att fakturera blir 250 kr:
  • Priset har i detta fall hämtats från den prislista som är angiven på ordern (Standard):

Arkiv

Vi hjälper dig att hitta rätt