Releasenyheter

2020-04-01

Allmänt App Tid/Bemanning Lön Ekonomi Försäljning Arkiv

SoftOne GO Plattformen

Dokument: Ny placering & nytt gränssnitt

I denna release bygger vi ut funktionalitet kring dokument-hantering samt byter namnet från Filarkiv -> Dokument.

Du når numera dokumenten direkt via ikonen på höger sida.

När du öppnar Dokument finns två stycken flikar. Allmänna och Mina. Du kan läsa mer om hur Mina dokument fungerar under Mina dokument-expandern nedan.
Under fliken Allmänna finner du alla dokument som finns uppladdade på ert företag som du har tillgång till att se.
För att ladda upp ett nytt dokument, trycker du på ’+’-et högst upp i högra hörnet.
- - OBS, för att kunna ladda upp dokument, krävs rollbehörighet (601) under Administrera-modulen.

Här laddar du upp filen, väljer ett namn, lägger in en valfri datumperiod om dokumentet endast ska finnas tillgängligt en viss period samt lägger den i en befintlig mapp, alternativt skapar en ny.
Du kan numera även koppla ett dokument till en viss meddelandegrupp!
- Detta innebär att endast anställda tillhörande den mottagargruppen kan se dokumentet. En mottagargrupp kan exempelvis vara en viss kategori, en viss roll eller ett utvalt antal anställda.
  - OBS, Du skapar mottagargrupperna under Administrera > Inställningar > Register > Mottagargrupper. Detta kräver behörighet [2019] under Administrera-modulen på din roll.

När du sedan sparar, kommer dokumentet synas under Allmänna-fliken under vald mapp.

För att se en preview på filen i dokumentet, som i vårt fall är en bild på en bil, trycker du på ögat bredvid dokumentet.

För att ladda ned filen på din dator, trycker du på ladda ned-knappen enligt nedan.

För att redigera dokumentet samt se vilka som läst eller läst & förstått det, trycker du på pennan.

Du kan här ändra inställningarna för dokumentet.
Du kan även se vilka som läst, läst och förstått samt när under expandern Vilka har läst?

- - OBS, Läst & förstått gäller endast dokument som skapats från ett GO-Mail som markerats att det behöver bekräftas. I dagsläget finns ingen Läst & förstått-funktionalitet för dokument uppladdade på det vanliga sättet.

Dokument: Ny funktion för "Mina Dokument"

Mina Dokument är en ny funktion i dokument-hanteringen som gör det lättare att hålla kolla på personliga dokument.

I Mina Dokument finner ni dokument som är uppladdade på er anställning och som är bifogade i ett GO-Mail som behöver bekräftas.
- De tidigare finns under mappen Kopplade på anställd och de senare under Skickade via meddelanden.
För att hitta Mina Dokument går du först till Dokument via ikonen längst till höger.

Gå sedan till fliken ’Mina’

Under mappen Kopplade på anställd får du direktåtkomst till dokument du annars skulle hitta på ditt personkort, för lättare åtkomst. Det kan exempelvis vara en vikariatbilaga eller liknande. Den är bara synlig för dig och din chef.
Under mappen Skickade via meddelanden ser du direkt dokument som har skickats till dig via ett meddelande där avsändaren valt att den vill ha detta meddelande bekräftat.
- - För att bekräfta dessa dokument, måste du gör det i mailet som dokumentet skickats. Här kan du endast se den bifogade filen.
  - Du ser bredvid dessa dokument även en checkbox som är röd eller grön. Röd innebär att du inte har bekräftat det, medans grön innebär att du har det.

För att se en preview på filen i dokumentet, som i vårt fall är en bild på en bil, trycker du på ögat bredvid dokumentet.
- OBS, detta är endast möjligt för bilder och PDF:er.

För att ladda ned filen på din dator, trycker du på ladda ned-knappen enligt nedan.

GO Mail: Ny placering & nytt gränssnitt

Nu har knappen för GO Mail flyttats från den övre listen till högermenyn bredvid SoftOne Akademi och Rapportcentralen. Det har inte tillkommit några förändringar i hur det fungerar, utan endast ett nytt gränssnitt.

Ni når numera meddelanden via ikonen till höger.
Det finns tre flikar att byta mellan här; Mottagna, Skickade och Borttagna.
Ni ser i listan vem avsändaren av mailet är, ämnesraden, när meddelandet mottogs och när det lästes. Olästa mail är även fet-markerade.

Det går även att expandera listan genom att trycka på pilarna högst upp för att få en bättre överblick på meddelandena.

Då ser listan istället ut enligt nedan.

För att öppna ett meddelande, trycker du på pennan till höger eller dubbelklickar på det.
Meddelandet öppnas numera i ett pop-up-fönster. Detta gör att du inte behöver avbryta det du jobbar med för att öppna ett mail, eftersom att mailet öppnar sig över fönstret.

Här ser det ut som tidigare, förutom att knapparna för att Svara, Vidarebefordra och liknande flyttats högst upp för enklare åtkomst.
För att stänga ner meddelandet kryssar du ned det eller trycker Avbryt.
Vill du skapa upp ett nytt meddelande trycker du på ’+’-ikonen högst upp i höger alternativt kan du högerklicka på ett meddelande för att få upp Nytt Mail-valet.

Nytt meddelande-dialogen fungerar även den som tidigare, med skillnad att Skicka och Avbryt-knapparna flyttat högst upp.

För att Ta bort eller markera ett mail som läst/oläst, högerklickar du på det i meddelande-listan.

För att göra dessa markeringar på flera meddelanden samtidigt, bockar du i dem till vänster och högerklickar sedan för att alla valda meddelanden ska påverkas av din förändring.

Softone Online: Ny inloggningssida

I samband med projektet SoftOne GO 2.1 har vi gjort om systemets inloggningssida.

Den har nu ett mer cleant utseende.
Vi har tagit bort all onödig information runt-om-kring.
- Den enda informationen vi kommer lägga ut här är viktig information för er användare.

Softone Online: Nytt aktiveringsmail

Vi har även ändrat designen i aktiveringsmailet som skickas till nya användare, samt kommer avsändaren numera stå som ”SoftOne GO” istället för ”noreply@softone.se”.

Rapportcentralen: Fler exportformat

Det finns nu fler exportformat på samtliga rapporter i Rapportcentralen.

Detta kräver att rapportmallen är inställd att kunna skrivas ut som dessa. Som standard kan endast PDF och XML skrivas ut.
Om ni har en ”egen” rapportmall, läggs exportformaten till under Rapporter > Rapportmallar egna > Pennan > Inställningar > Kan skrivas ut som

Nedan exportformat stödjer nu Rapportcentralen

Rapportcentralen: Lägga till gömda rapporter

Det går nu att få tillgång till rapporter som är kopplade till en annan roll än den din användare tillhör, om du har behörighet för detta.

Tidigare, om en rapport var uppladdad i rapportcentralen och kopplad till en annan roll än den din användare tillhörde, fanns det inget sätt för dig att ”få fram” rapporten.
Vi har därför ändrat så att om du har behörighet för att ladda upp rapporter, kommer du alltid kunna ändra rollbehörigheten på rapporter din användare inte har tillgång till.
Du kommer åt dessa ”gömda” rapporter, genom att bocka i Visa även ej upplagda rapporter. De kommer synas som utgråade med ett kugghjul bredvid sig.
- Via kugghjulet kan du redigera rapporten och ändra vilka roller som har tillgång till den.
  - OBS, Detta gäller endast användare tillhörande roller som har behörighet Redigera rapport [339].
  - Det är alltså viktigt att se över att en obehörig roll ej har tillgång till att göra detta då den i det fallet kan ändra vem som har tillgång till vilka rapporter.

Rapportcentralen: Expanderat läge

Det går nu att expandera menyn i Rapportcentralen för att få en bättre överblick på rapporterna och se vilka rapporter som är kopplade till vilka roller, standard exportformatet på rapporten, rapportnumret, och lite till…

För att komma till det expanderade läget, trycker du på pilarna.
- OBS, du måste befinna dig i Personal-fliken för att pilarna ska synas.

Det expanderade läget ser ut enligt nedan.
Det går inte att utföra några funktioner i detta läge just nu, utan det är bara för att få en överblick

Det går även att exportera listan till exempelvis excel genom att trycka på hamburgermenyn högst upp till höger

Borttag ingång till rapporter från vänstermenyn

Vi tar nu bort ingången till Rapporter från vänstermenyn och hänvisar istället till Rapportcentralen där alla Personal-rapporter finns med mer funktionalitet!

Prestanda

Rapportcentralen
- Det har gjorts prestandaoptimeringar gällande laddningen av ny rapport

Har du något önskemål kring releasenyheterna?

SoftOne Akademi – din kunskapsbank för SoftOne® GO

I SoftOne Akademi har vi samlat olika resurser så att du enkelt hittar den information du behöver för att få ut så mycket som möjligt av affärssystemet SoftOne® GO. Titta på instruktionsfilmer, läs handböcker eller använd vårt Kundcenter som ger tillgång till vanliga frågor och svar avseende systemet.

App

Ny design!

I den senaste versionen av appen SoftOne GO möter du en ny genomgående layout och grafik med tightare design och modernare känsla. Du kommer känna igen både färgval och de tydliga menyikonerna från webbversionen av affärssystemet. Oavsett vilken modul som används kommer färger, ikoner, knappar och menyer vara uppdaterade – allt för att ge en bättre användarupplevelse!

Uppdateringen har versionsnr 2.0.0 och kommer släppas successivt till er användare under en veckas tid.

Inloggningssida

Inloggningssidan har fått ett modernt och avskalat gränssnitt.

Menyer

Appen innehåller tre olika menyer (Välj startsida, slideout till vänster och slideout till höger) och dessa har genomgått både färgförändring och uppdatering av ikoner.

Knappar

Flera knappar har ändrats för ökad tydlighet. Två exempel är plustecknet (skapa ny av något) och de tre punkterna (tillgång till fler alternativ).

Dokument - Mappar

I webbversionen av GO har det sedan en tid tillbaka varit möjligt att gruppera filer i olika mappar på sidan Dokument (f.d. Filarkiv). Nu finns mappstrukturen även i appen! Se mer information på respektive bild.

Ändring av menyalternativ

Hantering av mappar

Tid/Bemanning

Schemaplanering: Tydliggörande planeringsfaserna

Vi gör om lite i Schemaplaneringen för att tydliggöra vad de olika planeringsfaserna innebär. Detta innebär att vi ändrar menyvalen till vänster från Schemaplanering till ett menyval per planeringsfas som ni använder er av. I de flesta fall är detta Aktivt schema och Grundschema

Vi byter även namn på ”Schema” till ”Aktivt schema”. Detta för att tydliggöra skillnaden mellan ett grundschema, som inte är aktiverat, med ett aktivt schema, som är ett grundschema som aktiverats ut.

Meny-valet Schemaplanering under Planering byts ut till Aktivt schema, Grundschema osv.
- Det vill säga, det kommer finnas en menyingång för varje planeringsfunktion din roll har tillgång till. Detta innebär att du kan gå in direkt i Grundschemat eller det Aktiva schemat

När du går in i Aktivt schema eller Grundschema, kommer det se exakt likadant ut som tidigare och du kommer fortfarande kunna byta mellan vyerna inuti schemaläggningsfunktionen som tidigare. Men om du till exempel vill gå till grundschemat, behöver du inte längre som tidigare först gå till Schemaplanering och sedan byta vy till grundschema, utan går då direkt till Grundschema från vänstermenyn.
Vi byter även namnet på ”Schema” till ”Aktivt schema” för att tydliggöra vad det innebär.

’

Detta kommer förändras i samtliga vyer och funktioner som hänvisar till det aktiva schemat.
- Till exempel heter nu ”Återställ till schema” istället ”Återställ till aktivt schema”

Schemaplanering: Redan ut-aktiverat grundschema

För att lättare kunna se vad som är utaktiverat och inte när befinner sig i grundschema-vyn har vi nu lagt in en färgmarkör bakom de dagar som redan är aktiverade, samt lagt till en varning när man redigerar ett grundschemapass som redan är aktiverat.

Den ljusgröna bakgrundsfärgen i grundschema-vyn innebär att dagen redan är aktiverad till det aktiva schemat för den anställde.
- OBS, Denna ljusgröna färg syns endast i grundschemat och ska därför inte blandas ihop med tillgänglighet, som endast syns i det aktiva schemat och som har en mörkare grön färg.

Om du öppnar ett utaktiverat grundschema-pass, kommer du även i foten se att passet tillhör en aktiverad period samt till vilket datum.

Om du försöker redigera ett grundschema-pass som redan är aktiverat, kommer du få nedan varning.

Om du här trycker Ja, kommer du gå vidare till Spara och Aktivera-dialogen, där du kan aktivera ut din grundschema-förändring direkt i det aktiva schemat.
Trycker du istället Nej, kommer ändringen inte aktiveras ut och kommer endast påverka grundschemat. Det vill säga kommer inte påverka det aktiva schemat tills nästa aktivering.
- Om du bocka i Visa inte detta igen kommer ditt senaste val bli förvalt och du kommer inte få upp denna fråga tills nästa gång du går ur och går in i schemat igen.

Schemaplanering: Markera lediga pass och vakanta som xtra

Det går nu även att markera pass tillhörande Ledigt pass och vakanta anställd som ”Xtra”.

Ett pass markerat som ”Xtra” adderar till veckoarbetstiden som ligger till grund för karensavdraget om tidavtalet har den inställningen.

Attestera Tid: Markering schemalagd aktivering

Nu markeras det tydligare dagar vars aktivering är schemalagd över natten med egen attestnivå samt en varning.

Aktiveringar schemaläggs när aktiverar anställd tillhörande ett avvikelseregistrerande tidavtal över 45 dagar.
- Aktiveringen schemaläggs då till över natten
Schemalagda dagar går inte att registrera tid på

Övriga uppdateringar

Planerad frånvaro vid flera pass på samma dag
- Rättning gällande att om planerade frånvaro på dag med flera olika ihopsatta pass kunde standard-frånvaro falla ut samtidigt som den planerade frånvaron om hade inställning Justera standardorsak om tid utanför planerad frånvaro understiger/överstiger på avvikelserorsaken för den planerade frånvaro.
Rad med 0:- på avslutad anställning
- Rättning gällande att det i vissa fall såg ut som att det fanns en rad med 0:- med dagens datum i lön om kollade på en avslutad anställning.>
Omräkning i grupp Attestera Tid
- Tilläggstext när utför något av Räkna om-valen från en grupp i Attestera Tid för att tydliggöra vad de olika valen innebär

Sparning försäljningsbudget
- Rättning gällande att sparningen inte alltid gick igenom korrekt när gjorde förändringar i en budgeterade timmar.

Lön

Arbetsgivaravgift: Tillfällig nedsättning

På grund av regeringens förslag kring tidsbegränsad nedsättning av arbetsgivaravgiften upp till 25 000 kr för upp till 30 anställda per företag, stöds detta numera i SoftOne GO.

På anställdakortet finns nu en bock under fliken Arbetsgivaravgift vid namn ”Första anställd”.

Denna bock går endast att bocka i för upp till 30 anställda per företag. Vid försök att bocka i flera kommer nedan blockering visas.

I löneberäkningen kommer anställda markerade med detta endast få beräknad arbetsgivaravgift på 10,21% upp till 25 000kr. Överstigande bruttolön kommer beräknas på ordinarie arbetsgivaravgift.
- Exempel: Om en anställd tjänar 30 000kr kommer arbetsgivaravgiften beräknas på 10,21% för de första 25 000 kr och det överstigande beloppet på 5 000 kr kommer beräknas på ordinarie arbetsgivaravgift
I dagsläget gäller denna beräkningsförändring fram till junis löneperiod. Därefter kommer ordinarie arbetsgivaravgift beräknas per automatik. Vi håller oss uppdaterade om det görs förändringar här.

I arbetsgivardeklarationen kommer även anställda markerade som ”Första anställd” markeras med ett kryss i fältkod 062

Övriga uppdateringar

Arbetsgivardeklaration på Individnivå under 1000kr
- Rättning gällande att anställda inte hamnade i fältkod 131 EjUlag per automatik om tjänade under 1000kr på året i exportfilen.
Frånvaro vid faktor på schematyp
- Rättning gällande att heldagsfrånvaro på schematyp med faktor lägre än 1 gav del-av-dag-löneart när frånvarotidkoden skulle ta hänsyn till detta.

Ekonomi

Periodiseringar: Ny flik för Periodkonteringar

På sidan Periodiseringar har vi lagt till en ny flik för Periodkonteringar. Detta har tidigare varit ett eget menyalternativ, men har ofta glömts bort då det varit placerat under Ekonomi-modulens inställningar. Det gamla menyalternativet har tagits bort och ersatts med den nya fliken som gör att allt är samlat på ett och samma ställe. Nu kommer det vara smidigt att växla mellan olika typer av uppgifter: att periodisera, göra ev. justeringar och sköta uppföljning.

I och med förändringen är det numera även möjligt att öppna en periodkontering direkt från fliken Periodiseringar. Tryck på pennan eller dubbelklicka på en rad för att öppna vald periodkontering. Nedan visas ett exempel hur periodkonteringen öppnas i en ny flik:

Rapporter: Valuta på betalningsjournaler

I denna release har vi lagt till uppgifter kring valuta på rapporterna ”Betalningsjournal kund” och ”Betalningsjournal leverantör”. Syftet är att underlätta vid avstämning av kund- och leverantörsreskontran för kunder som hanterar valuta i sin verksamhet. Med tilläggen kommer det bli enklare att jämföra belopp mellan SEK och andra valutor. Nedan ser ni vad som lagts till:

Transaktionsvaluta per konteringsrad på de sidor som specificerar fakturornas konteringar
Valutabeloppet samt SEK-beloppet på de sidor som specificerar fakturor
Ovanstående visas även i summeringen i slutet av varje rapport

Övriga uppdateringar

Lev.fakturor
- Åtgärdat problem att ta bort spärr mot betalning på leverantörsfakturor som spärrats innan uppdateringarna i föregående release.
Export
- Rättat att ingen data kom med vid SIE-export om företaget saknade upplagda konteringsdimensioner.

Försäljning

Checklistor: Kopiering av befintliga checklistor

Nu är det möjligt att kopiera checklistor och syftet bakom denna funktion är att effektivisera arbetet vid upplägg av flera liknande checklistor.

Navigera till Administrera > Inställningar > Register > Checklistor.
Öppna valfri checklista.
Tryck på den markerade knappen – nu kopieras samtlig information.
Gör dina ändringar och byt namn på checklistan.
Spara.

EDI: Visa negativt belopp för kreditfakturor

Från och med denna uppdatering kommer negativa belopp visas för EDI-meddelanden med typen ”Kredit” på sidan EDI (Försäljning > Import > EDI).

Försäljningsstatistik: Kolumner för "Ordernr" och "Projekt" vid filtrering på typ Kundfaktura

Sidan Försäljningsstatistik har fått nytillskott i form av kolumnerna ”Ordernr” och ”Projekt” vid filtrering på typ Kundfaktura. Dessa är självklart möjliga att gruppera, precis som övriga kolumner.

Order: Öppna fakturabild i expandern "Leverantörsfakturor"

Nu går det att öppna fakturabilder direkt från expandern Leverantörsfakturor på order. Tidigare behövde användare trycka på pennan för att öppna fakturan i sin helhet och därifrån ladda ned fakturabilden, men nu är PDF-filen endast ett klick bort.

PDF-ikonen visas endast om det finns en uppladdad bild på berörd leverantörsfaktura och när man trycker på ikonen hämtas filen.

Rapporter: Utlägg på "Löneunderlag från T/P"

En nyhet för våra rapporter är att ”Löneunderlag från T/P” numera även innehåller information om utlägg som har registrerats på order. Detta innebär att de kunder som ännu inte använder GO Lön på ett enklare sätt kan följa upp de anställdas utlägg för vidare rapportering i externt lönesystem.

Nedan är ett exempel på hur utlägg visas på rapporten:

Tidrapportering: Flytt av tidrad till annan order

En nyhet för alla som arbetar med tidrapportering är att det nu finns en smidig funktion för att byta order på en tidrad. Ibland händer det att användare rapporterar tid på fel order och för att lösa detta har vi infört en flyttfunktion. Funktionen finns tillgänglig både på sidan Tidrapport och under expandern Tid- och projektredovisning på order.

Markera den eller de rader som önskas flyttas.
Tryck på pilen bredvid ”Lägg till rad” och välj alternativet ”Flytta rader”.
Nu visas nedan dialog. Sök fram den order som flytten ska ske till genom att skriva i valfritt filterfält. Markera sedan ordern och tryck OK eller dubbelklicka på raden.
Nu har både order och projekt uppdaterats på tidraden. Givetvis uppdateras även artikelraderna som genererats från tidrapporteringen på respektive order.

Övriga uppdateringar

Order
- Åtgärdat att vissa kunder inte kunde se någon information under expandern Leverantörsfakturor på en order.
- Rättat att konteringsraderna inte uppdaterades korrekt vid klarmarkering av lyftrader med garanti.
- Justering av inställningen för hur många tecken som behöver anges innan sökningen påbörjas i den externa artikelsöken.
Tidrapportering
- Nu är det möjligt att ändra fakturerbar tid oavsett attestnivå på den arbetade tiden.

Releasenyheter

SoftOne GO Plattformen

Har du något önskemål kring releasenyheterna?

SoftOne Akademi – din kunskapsbank för SoftOne® GO

App

Tid/Bemanning

Lön

Ekonomi

Försäljning

Arkiv

Releasenyheter 2022-01-27

Releasenyheter 2022-01-13

Releasenyheter 2021-12-16